Organiser une course sur gravier, étape par étape

Une course sur gravier se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour du départ. Commencez par fixer l’itinéraire et la date, puis obtenez les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite les bénévoles, le ravitaillement et le matériel de réparation, car une crevaison ou un changement météo peut rapidement désorganiser la journée. Les dernières heures servent surtout à baliser le parcours, installer les postes et vérifier que chaque responsable connaît son emplacement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
2
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
3
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
4
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la carte du parcours
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
12
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
13
Vérifier les prévisions météo
14
Communiquer les changements d’itinéraire
15
Récupérer le matériel
3 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Trier les dossards
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
19
Remplir les glacières
2 personnes
20
Préparer les permis et les numéros d’urgence
21
Monter les tentes
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Balisage du départ et de l'arrivée
3 personnes
24
Tracer l’itinéraire
5 personnes
25
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
28
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

29
Enregistrer les participants
4 personnes
30
Distribuer les dossards
3 personnes
31
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
32
Faire le briefing de départ
2 personnes
33
Lancer la course gravel
3 personnes
34
Tenir le poste de route
6 personnes
35
Assurer le ravitaillement
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Enregistrer les arrivants
3 personnes
38
Servir les snacks et le repas
4 personnes
39
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
40
Saisir le temps final et les résultats
2 personnes
41
Remettre les prix
2 personnes
42
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

43
Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
44
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
45
Collecter et trier les déchets
3 personnes
46
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
47
Remettre le lieu propre
4 personnes
48
Retourner les matériels
3 personnes
49
Enregistrer les objets trouvés
50
Envoyer les résultats et un message de remerciement
51
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Râteliers à vélosqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de directionqté 20
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Chronomètresqté 4
Compteurs manuelsqté 4
Pompes à véloqté 3
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Attaches-câblesqté 100
Talkies-walkiesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bouilloiresqté 2
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Repérez l’itinéraire à l’avance et notez les croisements, passages privés et zones où les flèches risquent d’être peu visibles. Faites valider le parcours avant de publier la carte et le formulaire d’inscription.
Réservez le lieu de départ et d’arrivée assez tôt pour confirmer l’accès aux tentes, aux tables, aux chaises et aux prises électriques. Gardez une solution pour protéger le matériel si la météo se dégrade.
Affectez un bénévole par poste et transmettez-lui un horaire, un numéro d’urgence et un moyen de communication. Les talkies-walkies sont utiles lorsque les équipes sont réparties sur plusieurs kilomètres.
Installez le ravitaillement avec de l’eau, des gobelets réutilisables et les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Remplissez les glacières avant le départ, plutôt que de compter sur une préparation pendant les premiers passages.
Préparez un kit mécanique visible au ravitaillement ou dans un véhicule d’assistance : pompe, démonte-pneus, chambres à air et outil multifonction. Vérifiez aussi les prévisions la veille et envoyez immédiatement toute modification d’itinéraire aux participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course sur gravier ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour fixer l’itinéraire, obtenir les autorisations, réserver les lieux et traiter les inscriptions. Ajoutez une reconnaissance finale du parcours dans les 7 jours précédant la course.
Quand faut-il publier le parcours d’une course sur gravier ?: Publiez la carte dès que l’itinéraire est autorisé et vérifié, idéalement 3 à 4 semaines avant le départ. Envoyez une mise à jour au plus tard la veille si un passage ou une consigne change.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Comptez au minimum un responsable pour le départ, un pour l’arrivée, un par poste de ravitaillement et des personnes aux croisements sensibles. Pour une petite course, prévoyez généralement 8 à 12 bénévoles afin de couvrir les absences et les déplacements.
Que faut-il prévoir en cas de crevaison pendant la course ?: Placez une pompe, des démonte-pneus, un outil multifonction et plusieurs chambres à air de rechange à un point facilement accessible. Contrôlez ce kit avant le départ et désignez une personne capable d’aider les participants pendant toute la durée de l’épreuve.

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