Gravelrennen organisieren: Von der Strecke bis zum Zieleinlauf

Bei einem Gravelrennen entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch eine saubere Vorbereitung an Start, Ziel und Versorgungsstation. Lege zuerst Datum und Route fest, kläre Genehmigungen und erkunde die Strecke persönlich. Danach folgen Anmeldung, Helferplanung und Teilnehmerinformationen. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, beschilderte Abzweigungen und ein klarer Plan für Änderungen oder Notfälle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum festlegen
2 Personen
2
Genehmigung für die Route beantragen
3
Route vorab erkunden
2 Personen
4
Start- und Zielort reservieren
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Streckenkarte veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
11
Teilnehmerinformationen versenden
12
Startnummern und Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Routenänderungen weitergeben
15
Materialien abholen
3 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Startnummern sortieren
2 Personen
18
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
19
Kühlboxen füllen
2 Personen
20
Genehmigungen und Notfallnummern bereitlegen
21
Zelte aufbauen
4 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
23
Start- und Zielbereich absperren
3 Personen
24
Route festlegen
5 Personen
25
Versorgungsstation einrichten
3 Personen
26
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
27
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
28
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

29
Teilnehmer registrieren
4 Personen
30
Startnummern ausgeben
3 Personen
31
Fahrräder und Material prüfen
2 Personen
32
Startbriefing geben
2 Personen
33
Gravelrennen starten
3 Personen
34
Routeposten besetzen
6 Personen
35
Nachschub organisieren
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
38
Snacks und Mahlzeit servieren
4 Personen
39
Fahrradständer bewachen
2 Personen
40
Endzeit und Ergebnisse verarbeiten
2 Personen
41
Preise überreichen
2 Personen
42
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

43
Wegweiser entfernen
5 Personen
44
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
45
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
46
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
47
Ort sauber übergeben
4 Personen
48
Materialien zurückgeben
3 Personen
49
Fundgegenstände registrieren
50
Ergebnisse und Dankesnachricht versenden
51
Routencheck im Anschluss durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 8
StühleAnz. 24
FahrradständerAnz. 6

Sportmaterial

WegweiserAnz. 40
AbsperrkegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6
WegweiserAnz. 20
StartnummernAnz. 120
StartnummernhalterAnz. 120
StoppuhrenAnz. 4
HandzählerAnz. 4
FahrradpumpenAnz. 3
Multitools für FahrräderAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 12
ReifenheberAnz. 8
KabelbinderAnz. 100
Walkie-TalkiesAnz. 8

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 6
Megafon

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 2

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
WasserkocherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
PutzeimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Strecke, Datum und Genehmigungen. Prüfe bei der Erkundung besonders unübersichtliche Kreuzungen, enge Passagen und mögliche Ausweichrouten.
Veröffentliche die Streckenkarte spätestens 3 Wochen vor dem Rennen und verschicke die Teilnehmerinformationen 7 Tage vorher. So können Rückfragen zu Startzeit, Verpflegung und Streckenänderungen rechtzeitig geklärt werden.
Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Für jede Versorgungsstation und jeden wichtigen Streckenposten brauchst du eine feste Zuordnung sowie eine erreichbare Notfallnummer.
Bereite Startnummern, Teilnehmerliste und Startnummernhalter am Vortag sortiert vor. Rechne am Renntag zusätzlich mit 15 bis 20 Minuten für Nachmeldungen oder Änderungen.
Richte die Versorgungsstation so ein, dass sie vor dem ersten Start vollständig einsatzbereit ist. Fahrräder lassen sich dort mit Pumpe, Multitool, Ersatzschläuchen und Reifenhebern schneller wieder fahrbereit machen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Gravelrennen organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Start- und Zielort sowie Helfer lassen sich dann noch ändern, ohne dass die Anmeldung bereits läuft.
Wann sollte die Strecke für ein Gravelrennen feststehen?: Die Strecke sollte mindestens 6 Wochen vorher festgelegt und vorab erkundet sein. Veröffentliche die Streckenkarte spätestens 3 Wochen vor dem Rennen und kommuniziere Änderungen sofort.
Wie viele Helfer braucht man für ein Gravelrennen?: Plane pro Versorgungsstation mindestens 2 Helfer und zusätzlich je 1 Person für wichtige Streckenposten ein. Für Startnummernausgabe, Zielbereich und Funkkommunikation brauchst du weitere feste Zuständigkeiten.
Was muss am Tag vor dem Gravelrennen vorbereitet werden?: Sortiere Startnummern und Teilnehmerliste, bereite Routenschilder vor und stelle Genehmigungen sowie Notfallnummern bereit. Kontrolliere außerdem Wetter und Material und plane mindestens 2 Stunden für die Ausgabe und Abholung ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.