Zo organiseer je een gospelconcert zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en artiesten; die drie bepalen vrijwel de rest van je planning. Vraag technische wensen vroeg op, controleer vergunningen en leg vast hoeveel publiek de zaal aankan. Daarna werk je aan uitnodigingen, aanmeldingen, programma en catering. In de laatste weken draait alles om bevestigingen: techniek, vervoer, vrijwilligers, plattegrond, programmaboekjes en de opbouw. Een gospelconcert vraagt extra aandacht voor microfoons, monitors, podiumindeling en verstaanbaarheid van zang en gesproken aankondigingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Artiesten boeken
2 personen
4
Technische wensen opvragen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale media publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Artiesteninformatie verzamelen
12
Programma samenstellen
2 personen
13
Draaiboek uitwerken
2 personen
14
Plattegrond maken
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Programmaboekjes ontwerpen
19
Programmaboekjes printen
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Technieklevering bevestigen
23
Cateringbestelling plaatsen
24
Artiestenvervoer bevestigen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes voorbereiden
3 personen
28
Locatie controleren
2 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Tafels opstellen
3 personen
31
Podium opbouwen
4 personen
32
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Lichtinstallatie plaatsen
2 personen
35
Kabels veilig afplakken
2 personen
36
Decoratie ophangen
3 personen
37
Ingang inrichten
2 personen
38
Registratietafel klaarzetten
2 personen
39
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
40
Koffie en thee bereiden
2 personen
41
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
42
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
43
Artiestensoundcheck uitvoeren
6 personen

Event

44
Deuren openen
4 personen
45
Bezoekers registreren
4 personen
46
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
47
Bezoekers naar plaatsen begeleiden
3 personen
48
Welkomstwoord verzorgen
49
Eerste concertblok begeleiden
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Pauze aankondigen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Tweede concertblok begeleiden
4 personen
55
Artiesten begeleiden
2 personen
56
Geluidsniveau controleren
57
Derde concertblok begeleiden
4 personen
58
Donatiepunt bemannen
2 personen
59
Dranken blijven aanvullen
2 personen
60
Afsluitend dankwoord verzorgen
61
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
62
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

63
Catering afbouwen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Geluidsinstallatie afbouwen
4 personen
70
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
71
Kabels en materialen controleren
2 personen
72
Artiesten uitzwaaien
2 personen
73
Materialen terugbrengen
2 personen
74
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen afhandelen
76
Bedankbericht versturen
77
Facturen verzamelen
78
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 4
Bedrade microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 10
DIsaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 8
Laptop
Audiokabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 20
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 10
Noodverlichtingaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 200
Gebaksvorkjesaantal 200
Koffielepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksplessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Achtergronddoek
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Programmabord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische afstemming uiterlijk 6 weken vooraf. Vraag per artiest of groep naar het aantal microfoons, DI’s, monitorluidsprekers, muzieklessenaars en aansluitingen; zet die informatie direct in het draaiboek.
Loop de locatie minimaal 4 weken vooraf met een plattegrond na. Teken podiumdelen, podiumtrap, stoelen, buffettafels, kleedkamers, kapstokken en noodverlichting in, zodat publieksstromen en vluchtroutes vrij blijven.
Bevestig techniek, catering en artiestenvervoer 7 dagen voor het concert nogmaals schriftelijk. Controleer daarbij ook XLR- en audiokabels, verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelhaspels; juist kleine aansluitmaterialen worden vaak vergeten.
Maak voor vrijwilligers een rooster met blokken van 2 tot 3 uur. Verdeel ontvangst, naamkaartjes, bewegwijzering, zaalbegeleiding, catering en artiestenbegeleiding afzonderlijk, zodat niemand tijdens het concert meerdere posten tegelijk moet bemannen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit de cateringbestelling 5 tot 7 dagen vooraf. Tel waterglazen, koffiekopjes, borden en gebaksvorkjes apart van het aantal stoelen; bediening en bezoekers gebruiken niet altijd dezelfde aantallen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gospelconcert organiseren?: Begin idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Boek artiesten en locatie eerst, controleer daarna vergunningen en techniek; de laatste 2 weken gebruik je voor bevestigingen, programmaboekjes, vrijwilligers en boodschappen.
Welke techniek heb je nodig voor een gospelconcert?: Reken minimaal op een mengtafel, luidsprekers, monitorluidsprekers, microfoons, microfoonstatieven, DI’s en passende audiokabels. Plan uiterlijk 6 weken vooraf een technische inventarisatie en reserveer op de concertdag minstens 2 uur voor opbouw en soundcheck.
Wanneer moet je uitnodigingen voor een gospelconcert versturen?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf en plaats sociale-mediaberichten verspreid in de weken daarna. Sluit aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het concert af als je catering, stoelen en naamkaartjes daarop baseert.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gospelconcert?: Voor een klein concert met één zaal zijn meestal 6 tot 10 vrijwilligers praktisch: ontvangst, zaalbegeleiding, artiestenbegeleiding, catering, techniekassistentie en opruimen. Maak het rooster uiterlijk 2 weken vooraf en wijs per taak één verantwoordelijke aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.