Organiser un concert gospel, de la première réservation au dernier rappel

Un concert gospel repose sur une préparation qui relie la scène, les artistes et l’accueil du public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations avant de réserver les artistes et le matériel technique. Le programme, les inscriptions, le traiteur et le transport doivent ensuite avancer ensemble. Ce plan de préparation t’aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis qui se découvrent souvent la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver des artistes
2 personnes
4
Demander les besoins techniques
5
Faire les réservations
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les artistes
12
Établir le programme
2 personnes
13
Élaborer le déroulé
2 personnes
14
Créer le plan
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
17
Concevoir la signalétique
18
Concevoir les livrets du programme
19
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Confirmer la livraison du matériel technique
23
Passer la commande traiteur
24
Confirmer le transport des artistes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les en-cas
3 personnes
28
Vérifier le lieu
2 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Monter la scène
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
4 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Aménager l’entrée
2 personnes
38
Préparer la table d'inscription
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Aménager la loge des artistes
2 personnes
42
Effectuer la balance technique
4 personnes
43
Effectuer la balance sonore des artistes
6 personnes

Événement

44
Ouvrir les portes
4 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
46
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
47
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
48
Assurer le mot de bienvenue
49
Encadrer le premier bloc de concert
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Annoncer la pause
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Encadrer le deuxième bloc de concert
4 personnes
55
Accompagner les artistes
2 personnes
56
Vérifier le niveau sonore
57
Accompagner le troisième bloc de concert
4 personnes
58
Tenir le point de don
2 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
60
Prévoir le mot de clôture de remerciement
61
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
62
Rassembler les objets perdus

Suivi

63
Démonter le catering
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Démonter la sono
4 personnes
70
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
71
Vérifier les câbles et le matériel
2 personnes
72
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
73
Rapporter le matériel
2 personnes
74
Ranger les stocks restants
2 personnes
75
Gérer les objets trouvés
76
Envoyer un message de remerciement
77
Rassembler les factures
78
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables de buffetqté 3
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 12
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 6
Pieds de microqté 10
DIqté 4
Pupitres de musiqueqté 8
Ordinateur portable
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 10
Éclairage de secoursqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 200
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Fourchettes à gâteauqté 200
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Tabliers de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bâche de fond
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Panneau du programme

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant toute communication publique, puis vérifie les autorisations nécessaires : une invitation diffusée trop tôt complique les changements de dernière minute.
Demande aux artistes leurs besoins techniques dès la réservation. Fais confirmer au moins 7 jours avant le concert la livraison de la table de mixage, des micros, des enceintes, des câbles et de l’éclairage.
Prévois un déroulé minuté, avec l’accueil, les balances, les changements de plateau et les prises de parole. Garde une copie pour la régie, les bénévoles et la personne qui présente la soirée.
Ne limite pas les inscriptions au nombre de chaises disponibles : réserve aussi un espace pour les tables de buffet, les pupitres, les vestiaires et la circulation autour de la scène.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription et passe la commande traiteur après consolidation des réponses. Compte les artistes, les bénévoles et l’équipe technique, pas seulement le public attendu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert gospel ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation des artistes, la technique et le transport doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Quand réserver les artistes pour un concert gospel ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, au moins 8 semaines avant le concert. Demande leurs besoins techniques et leurs informations de présentation au même moment.
Quand envoyer les invitations pour un concert gospel ?: Envoie les invitations environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois le programme suffisamment stable. Prévois ensuite une relance 7 à 10 jours avant pour finaliser les inscriptions.
Quand organiser la technique d’un concert gospel ?: Demande la fiche technique des artistes dès la réservation et valide le matériel au plus tard 7 jours avant. Le jour du concert, réserve plusieurs heures aux livraisons, au montage et aux balances.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.