Ein Gospelkonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Gospelkonzert steht und fällt mit drei Bereichen: Künstler, Technik und einem klaren Ablauf. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Genehmigungen sowie die technischen Anforderungen und buche erst dann verbindlich. Anschließend folgen Einladungen, Anmeldungen, Programm und Helferplanung. Am Veranstaltungstag brauchst du neben Bühne und Ton auch einen belastbaren Zeitplan für Anlieferung, Soundcheck, Catering und Künstlertransport.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Künstler buchen
2 Personen
- 4
Technische Anforderungen erfragen
- 5
Reservierungen vornehmen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
In sozialen Medien veröffentlichen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Künstlerinformationen sammeln
- 12
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 13
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 14
Lageplan erstellen
- 15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 16
Freiwilligenaufgaben verteilen
2 Personen
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Programmhefte gestalten
- 19
Programmhefte drucken
2 Personen
- 20
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Techniklieferung bestätigen
- 23
Cateringbestellung aufgeben
- 24
Künstlertansport bestätigen
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 28
Ort überprüfen
2 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Tische aufstellen
3 Personen
- 31
Bühne aufbauen
4 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
- 33
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 34
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 35
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 37
Eingang gestalten
2 Personen
- 38
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 40
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 41
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
- 42
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
- 43
Artiesten-Soundcheck durchführen
6 Personen
Event
- 44
Türen öffnen
4 Personen
- 45
Besucher registrieren
4 Personen
- 46
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 47
Besucher zu den Plätzen begleiten
3 Personen
- 48
Begrüßungswort übernehmen
- 49
Ersten Konzertblock begleiten
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Snacks servieren
3 Personen
- 52
Pause ankündigen
- 53
Buffet auffüllen
2 Personen
- 54
Zweiten Konzertblock begleiten
4 Personen
- 55
Künstler betreuen
2 Personen
- 56
Lautstärke kontrollieren
- 57
Dritten Konzertblock begleiten
4 Personen
- 58
Spendenstation besetzen
2 Personen
- 59
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
- 60
Abschließenden Dankesworten halten
- 61
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 62
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 63
Catering abbauen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Saal reinigen
4 Personen
- 67
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Tonanlage abbauen
4 Personen
- 70
Lichtanlage abbauen
2 Personen
- 71
Kabel und Materialien prüfen
2 Personen
- 72
Artiesten verabschieden
2 Personen
- 73
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 74
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen
- 75
Fundsachen bearbeiten
- 76
Dankesnachricht versenden
- 77
Rechnungen sammeln
- 78
Fotos archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 8
- Bühnentreppe
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 12
- BuffetischeAnz. 3
- UmkleidetischeAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- MonitorspeakerAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 4
- KabelmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 10
- DIsAnz. 4
- NotenpulteAnz. 8
- Laptop
- AudiokabelAnz. 20
- XLR-KabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsleuchtenAnz. 10
- NotbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- WassergläserAnz. 200
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 200
- GebäckgabelnAnz. 200
- KaffeelöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- AusgießkannenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochschürzenAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- KühlelementeAnz. 20
Dekoration
- Hintergrundtuch
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 8
- Programmtafel
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre die Technik direkt bei der Buchung: Frage nach Kanalzahl, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und benötigten Anschlüssen. So kannst du Mischpult, Lautsprecher, XLR-Kabel und Stromversorgung rechtzeitig bestätigen.
- Plane den Soundcheck als eigenen Terminblock ein, nicht als kurze Pause vor dem Einlass. Rechne mindestens 60 bis 90 Minuten ein, besonders wenn mehrere Stimmen, Instrumente oder Notenpulte auf der Bühne stehen.
- Lege die Reihenfolge von Einlass, Begrüßung, Konzert, Pause und Abschluss spätestens eine Woche vorher fest. Übergib den Ablaufplan an Moderation, Technik, Künstlerbetreuung und Einlass, damit niemand auf Zuruf entscheiden muss.
- Erfasse Ernährungswünsche und Ankunftszeiten der Mitwirkenden spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bestätige den Künstlertransport am Vortag und richte Umkleidebereiche mit Tischen, Stühlen und Kleiderständern ein.
- Schicke Einladungen früh genug und bearbeite Anmeldungen fortlaufend statt erst in der letzten Woche. Drucke Programmhefte, Namensschilder und Beschilderung mindestens 2 Werktage vor dem Konzert, damit Änderungen noch möglich sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Gospelkonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Künstlerbuchung, Ort, Genehmigungen und technische Anforderungen sollten zuerst feststehen; Einladungen können danach etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Gospelkonzert?
- Plane für Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Licht mindestens 3 Stunden ein. Der Soundcheck sollte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass beginnen, nicht parallel zum Publikumsaufbau.
- Wann muss man die Technik für ein Gospelkonzert bestätigen?
- Bestätige Lieferung und Umfang spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung. Prüfe am Vortag noch einmal Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Funk- und Kabelmikrofone sowie Kabeltrommeln und Verlängerungskabel.
- Wann sollte man Programmhefte und Beschilderung drucken?
- Drucke beides mindestens 2 Werktage vor dem Konzert. So bleibt Zeit, Künstlernamen, Reihenfolge, Einlasszeiten oder Raumhinweise zu korrigieren, ohne am Veranstaltungstag improvisieren zu müssen.
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