Zo organiseer je een golfdag zonder last-minute gedoe

Een golfdag organiseren begint niet met de prijzen of de boodschappen, maar met de golfbaan en het aantal deelnemers. Leg daarna de dinerlocatie, uitnodigingen, handicaps en dieetwensen vast, zodat je teams en startvolgorde goed kunt maken. In de laatste week draait alles om bevestigen: starttijden, vervoer, catering en het weer. Op de dag zelf moeten ontvangst, spelmateriaal, scorekaarten en dinerlogistiek op elkaar aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Golfbaan reserveren
2
Dinerlocatie reserveren
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Handicaps verzamelen
7
Vervoersinformatie versturen
8
Deelnemerslijst samenstellen
9
Teams en startvolgorde maken
2 personen
10
Prijzen bestellen
11
Golfregels en spelvorm bepalen
2 personen
12
Starttijden bevestigen
13
Cateringbestelling plaatsen
14
Weersverwachting controleren
15
Laatste deelnemersbevestiging sturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Prijzen en materialen controleren
2 personen
18
Scorekaarten voorbereiden
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Golfballen en tees verdelen
2 personen
21
Route- en parkeerbordjes maken
22
Dranken koelen
2 personen
23
Boodschappen uitpakken
2 personen
24
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
25
Buffettafels opstellen
3 personen
26
Stoelen en tafels plaatsen
3 personen
27
Versiering ophangen
2 personen
28
Golfmateriaal klaarzetten
3 personen
29
Catering klaarzetten
3 personen

Event

30
Registratietafel bemannen
2 personen
31
Deelnemers inchecken
2 personen
32
Welkomstdrank serveren
2 personen
33
Golfbriefing geven
34
Teams naar startpunten begeleiden
2 personen
35
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
36
Golfwedstrijd begeleiden
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes aanvullen
2 personen
39
Scorekaarten innemen
2 personen
40
Scores controleren
2 personen
41
Dinerbuffet openen
3 personen
42
Diner serveren
3 personen
43
Dranken tijdens diner bijvullen
2 personen
44
Winnaars bekendmaken
45
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

46
Tafels afruimen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval sorteren
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Golfmateriaal verzamelen
3 personen
51
Decoratie verwijderen
2 personen
52
Meubilair terugplaatsen
3 personen
53
Materialen inventariseren
2 personen
54
Geleende spullen retourneren
2 personen
55
Onkosten verzamelen
56
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 4
Eettafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Parasolsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 45
Dessertbordenaantal 45
Messenaantal 45
Vorkenaantal 45
Lepelsaantal 45
Waterglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 45
Servettenaantal 100

Sportmateriaal

Golfclubsaantal 40
Golfballenaantal 120
Golfteesaantal 250
Scorekaartenaantal 50
Potlodenaantal 50
Scorekaartplankjesaantal 12
Balmarkersaantal 50
Pitchforksaantal 20
Prijzenaantal 8
Teamvlaggenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Golfdagbanneraantal 2
Naamkaartjesaantal 45
Tafelnummersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Routebordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasteilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de golfbaan en dinerlocatie eerst en vraag direct naar beschikbare starttijden, maximale groepsgrootte en de uiterste datum waarop je het aantal deelnemers moet doorgeven.
Vraag bij de aanmelding niet alleen om een naam, maar ook om handicap, dieetwensen en vervoersinformatie. Sluit de inschrijving bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor de golfdag, zodat je teams en catering tijdig kunt vastleggen.
Maak de teams en startvolgorde zodra de aanmeldingen compleet zijn en stuur starttijd, spelvorm, golfregels en vervoer samen in één bericht. Zo hoeven deelnemers niet in meerdere mails te zoeken.
Controleer één week vooraf of prijzen, golfballen, tees, scorekaarten, potloden, balmarkers en pitchforks compleet zijn. Leg het materiaal per flight klaar; dat voorkomt zoeken bij de ontvangsttafel.
Plan de opbouw achteruit vanaf de eerste starttijd. Zet ontvangsttafel, routebordjes en materiaal klaar, koel dranken op tijd en controleer vóór het diner of buffettafels, servies, glazen en dieetmaaltijden op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een golfdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de golfbaan en dinerlocatie. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor de golfdag, zodat je teams, handicaps en catering kunt voorbereiden.
Wanneer moet ik de handicaps voor een golfdag verzamelen?: Vraag handicaps direct bij de aanmelding op en sluit de inschrijving 10 tot 14 dagen voor het evenement. Gebruik de definitieve lijst daarna voor de teamindeling en spelvorm.
Wanneer bevestig je de starttijden voor een golfdag?: Bevestig de starttijden ongeveer 7 dagen vooraf bij de baan en stuur ze uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de golfdag naar de deelnemers. Vermeld ook de aankomsttijd, parkeerroute en vervoersinformatie.
Hoeveel golfballen en tees heb ik nodig voor een golfdag?: Leg minimaal één set golfballen en tees per deelnemer klaar, plus ongeveer 10 procent reserve. Bij 40 deelnemers betekent dat 44 sets; verdeel ze vóór de ontvangst over de flights.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.