Organiser une journée de golf, du premier départ au dîner

Une journée de golf réussie se prépare dans un ordre précis : bloquer le terrain et le dîner, recueillir les inscriptions, puis construire les équipes et les horaires de départ. Les handicaps, les besoins alimentaires et le transport doivent être centralisés avant la confirmation finale. Prévoyez ensuite le matériel de jeu, l’accueil et le repas, sans attendre la veille pour vérifier la météo ou les boissons. Ce plan vous aide à suivre les 56 tâches et 43 éléments nécessaires, du premier contact au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le terrain de golf
2
Réserver le lieu du dîner
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Rassembler les handicaps
7
Envoyer les informations de transport
8
Établir la liste des participants
9
Former les équipes et l’ordre de départ
2 personnes
10
Commander les prix
11
Définir les règles et la formule de jeu du golf
2 personnes
12
Confirmer les heures de départ
13
Passer la commande traiteur
14
Vérifier les prévisions météo
15
Envoyer la confirmation finale des participants
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier les prix et le matériel
2 personnes
18
Préparer les cartes de score
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Distribuer les balles de golf et les tees
2 personnes
21
Créer les panneaux de direction et de stationnement
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Déballer les courses
2 personnes
24
Installer la table d’accueil
2 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Installer les chaises et les tables
3 personnes
27
Suspendre la décoration
2 personnes
28
Préparer le matériel de golf
3 personnes
29
Mettre en place le service traiteur
3 personnes

Événement

30
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
31
Enregistrer les participants
2 personnes
32
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
33
Animer le briefing de golf
34
Guider les équipes vers les points de départ
2 personnes
35
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
36
Animer la compétition de golf
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
39
Récupérer les cartes de score
2 personnes
40
Vérifier les scores
2 personnes
41
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
42
Servir le dîner
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
44
Annonce des gagnants
45
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

46
Dégager les tables
3 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Trier les déchets
2 personnes
49
Nettoyer le lieu
3 personnes
50
Rassembler le matériel de golf
3 personnes
51
Retirer la décoration
2 personnes
52
Remettre le mobilier en place
3 personnes
53
Inventorier le matériel
2 personnes
54
Rendre les articles empruntés
2 personnes
55
Rassembler les frais
56
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table d’accueil
Tables de buffetqté 4
Tables à mangerqté 6
Chaisesqté 40
Parasolsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 45
Assiettes à dessertqté 45
Couteauxqté 45
Fourchettesqté 45
Cuillèresqté 45
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 45
Serviettesqté 100

Matériel de sport

Clubs de golfqté 40
Balles de golfqté 120
Tees de golfqté 250
Fiches de scoreqté 50
Crayonsqté 50
Petites planchettes pour cartes de scoreqté 12
Marqueurs de balleqté 50
Fourchesqté 20
Prixqté 8
Drapeaux d’équipeqté 10

Équipement

Machine à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Bannière de la journée golfqté 2
Badges nominatifsqté 45
Numéros de tableqté 6
Ballonsqté 40
Panneaux d’orientationqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le terrain et le lieu du dîner, puis fixez une date limite d’inscription : gardez au moins 10 à 14 jours pour recueillir les handicaps, les besoins alimentaires et les informations de transport.
Après les inscriptions, établissez une liste unique des participants avec handicap, téléphone et contraintes alimentaires. Formez les équipes et l’ordre de départ seulement quand cette liste est stabilisée, idéalement 5 à 7 jours avant la journée.
Envoyez les règles, la formule de jeu, l’heure de rendez-vous et les départs dans un même message. Confirmez les horaires avec le terrain 48 à 72 heures avant, car un décalage de quelques minutes peut désorganiser toutes les équipes.
Préparez les fiches de score, crayons, planchettes, balles, tees, marqueurs et fourches par équipe, puis vérifiez les clubs et les prix. Installez la table d’accueil assez tôt pour remettre les badges et le matériel sans retarder le premier départ.
Ne laissez pas le dîner et les boissons pour le dernier moment : passez la commande traiteur après la clôture des inscriptions, refroidissez les boissons la veille et vérifiez la météo 24 à 48 heures avant pour ajuster parasols, signalétique et transport.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée de golf ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les réservations du terrain et du dîner viennent en premier, puis gardez les 10 derniers jours pour les inscriptions, les équipes, le traiteur et les confirmations.
Quand faut-il former les équipes de golf ?: Formez-les environ 5 à 7 jours avant, après la clôture des inscriptions et la collecte des handicaps. Envoyez ensuite les équipes et l’ordre de départ au plus tard 48 heures avant.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez la commande dès que les inscriptions sont closes, généralement 7 à 10 jours avant le dîner. Ajoutez les besoins alimentaires recueillis et gardez une petite marge uniquement si le traiteur l’accepte.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée de golf ?: La veille, vérifiez la météo, les horaires de départ, les prix, les cartes de score, les badges et tout le matériel de jeu. Refroidissez aussi les boissons et préparez la table d’accueil pour éviter les retards le matin.

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