Cómo organizar un Día de golf sin perder el control

Un Día de golf combina una jornada deportiva con una cena, así que conviene organizarlo en dos líneas desde el principio. Primero asegura el campo, el lugar de la cena y el número de participantes; después cierra hándicaps, equipos, modalidad y horarios de salida. La información de transporte, las preferencias dietéticas y el material deben quedar confirmados antes de la semana del evento. El último día se dedica a revisar el tiempo, enfriar las bebidas y preparar la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el campo de golf
2
Reservar el lugar para la cena
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Reunir handicaps
7
Enviar información de transporte
8
Elaborar la lista de participantes
9
Formar los equipos y el orden de salida
2 personas
10
Encargar premios
11
Definir las reglas de golf y la modalidad de juego
2 personas
12
Confirmar horarios de salida
13
Realizar el pedido de catering
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Enviar la confirmación final de los participantes
16
Hacer la compra
2 personas
17
Comprobar precios y materiales
2 personas
18
Preparar tarjetas de puntuación
2 personas
19
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
20
Repartir pelotas y tees de golf
2 personas
21
Hacer carteles de ruta y aparcamiento
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Desembalar la compra
2 personas
24
Montar la mesa de recepción
2 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Colocar sillas y mesas
3 personas
27
Colgar la decoración
2 personas
28
Preparar el material de golf
3 personas
29
Preparar la restauración
3 personas

Evento

30
Atender la mesa de registro
2 personas
31
Registrar a los participantes
2 personas
32
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
33
Dar la charla de golf
34
Guiar a los equipos a los puntos de salida
2 personas
35
Repartir los almuerzos
3 personas
36
Guiar la competición de golf
3 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Reponer los aperitivos
2 personas
39
Recoger las tarjetas de puntuación
2 personas
40
Comprobar puntuaciones
2 personas
41
Abrir el bufé de la cena
3 personas
42
Servir la cena
3 personas
43
Reponer las bebidas durante la cena
2 personas
44
Anunciar a los ganadores
45
Entregar premios
2 personas

Seguimiento

46
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
47
Lavar la vajilla
3 personas
48
Clasificar residuos
2 personas
49
Limpiar el lugar
3 personas
50
Recoger material de golf
3 personas
51
Retirar la decoración
2 personas
52
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
53
Inventariar materiales
2 personas
54
Devolver los objetos prestados
2 personas
55
Recopilar gastos
56
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de comedorcant. 6
Sillascant. 40
Sombrillascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 45
Platos de postrecant. 45
Cuchilloscant. 45
Tenedorescant. 45
Cucharascant. 45
Vasos para aguacant. 50
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 45
Servilletascant. 100

Material deportivo

Palos de golfcant. 40
Pelotas de golfcant. 120
Tés de golfcant. 250
Tarjetas de puntuacióncant. 50
Lápicescant. 50
Tablillas para la tarjeta de puntuacióncant. 12
Marcadores de bolascant. 50
Horcascant. 20
Premioscant. 8
Banderas del equipocant. 10

Equipo

Cafeteracant. 2
Jarras térmicascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Cocina

Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cubiterascant. 6

Decoración

Banderola del día de golfcant. 2
Tarjetas de nombrecant. 45
Números de mesacant. 6
Globoscant. 40
Carteles de rutacant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Paños de limpiezacant. 12
Palangana para lavarcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Reserva el campo y la cena antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 6 semanas para reunir inscripciones, preferencias dietéticas y hándicaps sin trabajar con datos incompletos.
Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes. Con la lista definitiva puedes formar equipos, ordenar las salidas, preparar las tarjetas de puntuación y encargar los premios con las cantidades correctas.
Envía una confirmación final 3 o 4 días antes con la hora de salida, el transporte, el aparcamiento y lo que debe llevar cada participante. Así reduces llamadas de última hora y llegadas tarde al primer tee.
Prepara la recepción y el material deportivo el día anterior: tarjetas, lápices, tablillas, pelotas, tees, marcadores y horcas. Calcula algunas unidades de repuesto, porque estos accesorios suelen desaparecer durante la jornada.
Separa el montaje de la competición y el de la cena. Coloca primero la mesa de recepción y la señalización de ruta y aparcamiento; después monta el buffet, las mesas, las sillas, la vajilla y las bebidas cuando el pronóstico esté revisado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de golf?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el campo y la cena, enviar invitaciones y reunir las inscripciones. Deja la última semana para cerrar equipos, horarios, catering y material.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de participantes?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del evento. Necesitas la cifra final para formar equipos, ordenar las salidas, comunicar el catering y preparar las tarjetas de puntuación.
¿Cuándo se envían los horarios de salida y el transporte?: Envía la información provisional cuando estén formados los equipos y confirma todo 3 o 4 días antes. Incluye la hora exacta de salida, el transporte, el aparcamiento y cualquier cambio de última hora.
¿Qué material hay que preparar para un Día de golf?: Prepara tarjetas de puntuación, lápices, tablillas, pelotas, tees, marcadores, horcas, palos y premios. Haz la comprobación final el día anterior y añade al menos un pequeño margen para los accesorios que puedan faltar.

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