Een gezondheidscongres organiseren: zo pak je het aan

Begin met de locatie en het congresprogramma; die bepalen hoeveel deelnemers, sprekers en techniek je nodig hebt. Bevestig daarna de sprekers en open het aanmeldformulier, zodat je dieetwensen en praktische vragen op tijd verzamelt. Werk vervolgens toe naar een gecontroleerde deelnemerslijst, printwerk en een cateringbestelling. In de laatste week draait alles om presentaties, toegankelijkheid, route-informatie en een technische test. Op de congresdag zelf moeten registratie, zaalopstelling en materialen klaarstaan vóór de eerste deelnemer arriveert.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Congresprogramma vastleggen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Presentaties opvragen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
10
Naamkaartjes printen
2 personen
11
Programmafolders printen
2 personen
12
Evaluatieformulieren printen
13
Catering reserveren
14
Dieetmaaltijden doorgeven
15
Techniek testen
2 personen
16
Routebeschrijving controleren
17
Toegankelijkheid controleren
18
Parkeerinformatie versturen
19
Sprekersinformatie versturen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Boodschappen controleren
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Zaal openen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen klaarzetten
3 personen
27
Registratiebalie inrichten
2 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
29
Programmafolders klaarleggen
2 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
32
Projector en scherm opstellen
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Presentaties klaarzetten
35
Geluidsniveau controleren
2 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
38
Dieetmaaltijden markeren
2 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
43
Sprekers aankondigen
44
Presentaties bedienen
45
Microfoons beheren
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffiepunt bijvullen
2 personen
48
Pauzehapjes serveren
3 personen
49
Vragenronde begeleiden
2 personen
50
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
51
Dinerbuffet serveren
4 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Tafels afruimen
3 personen
54
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
55
Afsluitende presentatie begeleiden
2 personen
56
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
57
Deelnemers uitchecken
2 personen
58
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Presentaties veiligstellen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Zaal schoonmaken
3 personen
65
Toiletten controleren
66
Materialen inpakken
3 personen
67
Locatie afsluiten
68
Servies afwassen
3 personen
69
Materialen retourneren
2 personen
70
Deelnemersbedankingen versturen
71
Sprekersbedankingen versturen
72
Evaluatieformulieren verwerken
2 personen
73
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congrestafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Podiumdelenaantal 3
Spreektafel
Registratietafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 10
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Registratie

Naamkaartjesaantal 120
Lanyardsaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Evaluatieformulierenaantal 120
Pennenaantal 40
Klembordenaantal 4
Bezoekerslijstaantal 4
Badgehoudersaantal 120

Decoratie

Congresbanneraantal 2
Tafelkleedaantal 14
Bloemstukkenaantal 6
Naambordjes sprekersaantal 12
Pijlbordjesaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je de uitnodigingen verstuurt. Vraag presentaties uiterlijk één week vooraf op en controleer of iedere spreker de juiste tijd, locatie en technische instructies heeft.
Open de aanmelding zodra datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag meteen dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uit; verwerk de aantallen uiterlijk enkele werkdagen vóór de cateringbestelling.
Controleer de deelnemerslijst twee keer: eerst na het sluiten van de aanmelding en nogmaals de dag vóór het congres. Print naamkaartjes, programmafolders en evaluatieformulieren pas nadat wijzigingen zijn verwerkt.
Plan de techniekstest niet op de ochtend zelf. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, geluidsmixer en presentatieklikker samen met de locatie en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Maak een openingsschema per kwartier. Zorg dat de zaal minimaal 60 minuten vooraf open is, tafels en stoelen staan, dranken gekoeld zijn en materialen voor registratie en sprekers op hun plek liggen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een gezondheidscongres organiseren?: Leg de locatie en het programma bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Bevestig sprekers en open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je genoeg tijd hebt voor aanmeldingen en catering.
Wanneer moet ik de sprekers voor een gezondheidscongres bevestigen?: Bevestig sprekers zodra het programma en de tijden vaststaan, idealiter 10 tot 12 weken vóór het congres. Vraag hun presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer de bestanden tijdens de techniekstest.
Wanneer moet ik de catering en dieetmaaltijden doorgeven?: Verzamel dieetwensen via het aanmeldformulier en geef de definitieve aantallen minimaal 5 werkdagen vóór het congres door aan de cateraar. Houd op de deelnemerslijst apart bij welke maaltijden aangepast moeten worden.
Hoe lang van tevoren test je de techniek voor een gezondheidscongres?: Doe een volledige test uiterlijk 1 tot 2 werkdagen vooraf en controleer op de congresdag nogmaals de aansluitingen. Test per presentatie de laptop, beamer, microfoons, het geluid en de presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.