Organiser un congrès sur la santé, étape par étape

Commencez par fixer le lieu et le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Confirmez ensuite les intervenants, leurs présentations et les besoins techniques, puis préparez les invitations et le formulaire d’inscription. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les participants, les repas spéciaux, l’accessibilité et l’itinéraire. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la salle, tester le son et l’image, refroidir les boissons et préparer l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer le programme du congrès
2 personnes
3
Confirmer les intervenants
4
Demander les présentations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
10
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
11
Imprimer les programmes
2 personnes
12
Imprimer les formulaires d’évaluation
13
Réserver le catering
14
Communiquer les repas spéciaux
15
Tester la technique
2 personnes
16
Vérifier l’itinéraire
17
Vérifier l’accessibilité
18
Envoyer les infos de parking
19
Envoyer les informations sur les intervenants
20
Faire les courses
2 personnes
21
Vérifier les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Ouvrir la salle
25
Installer les tables
3 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
29
Préparer les brochures du programme
2 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
32
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Préparer les présentations
35
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Installer le buffet et la vaisselle
3 personnes
38
Marquer les repas diététiques
2 personnes

Événement

39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Animer la présentation d'ouverture
2 personnes
43
Annoncer les intervenants
44
Animer les présentations
45
Gérer les micros
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le point café
2 personnes
48
Servir les en-cas de pause
3 personnes
49
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
50
Installer le buffet du dîner
4 personnes
51
Servir le buffet du dîner
4 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Dégager les tables
3 personnes
54
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
55
Encadrer la présentation de clôture
2 personnes
56
Distribuer les formulaires d’évaluation
2 personnes
57
Faire le check-out des participants
2 personnes
58
Rassembler les objets trouvés

Suivi

59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Sécuriser les présentations
61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Vérifier les toilettes
66
Emballer le matériel
3 personnes
67
Fermer le lieu
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Retourner les matériels
2 personnes
70
Envoyer les remerciements aux participants
71
Envoyer les remerciements aux intervenants
72
Traiter les formulaires d'évaluation
2 personnes
73
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de congrèsqté 12
Chaisesqté 120
Éléments de podiumqté 3
Table de prise de parole
Tables d’inscriptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Console de mixage
Haut-parleursqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Cliqueur de présentationqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Inscription

Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Formulaires d’évaluationqté 120
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 4
Liste des visiteursqté 4
Porte-badgesqté 120

Décoration

Bannière de congrèsqté 2
Nappeqté 14
Compositions floralesqté 6
Porte-noms des intervenantsqté 12
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu avant de confirmer les horaires : vérifiez la capacité, l’accessibilité, les tables, les chaises, le podium et les espaces nécessaires à l’inscription.
Demandez les présentations aux intervenants au plus tard 7 jours avant le congrès. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable avec le vidéoprojecteur et le cliqueur.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les badges et les programmes. Utilisez la liste finale pour transmettre au traiteur le nombre de repas et les régimes particuliers.
Testez les microphones, les haut-parleurs, la console de mixage, les câbles HDMI, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Prévoyez au moins 30 minutes sur place pour ce contrôle.
Préparez l’accueil avant l’ouverture de la salle : badges, programmes, formulaires d’évaluation, itinéraire, parking et informations sur les intervenants doivent être prêts sur les tables d’inscription.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un congrès sur la santé ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Le lieu et le programme doivent être fixés en premier, car les intervenants, le traiteur et les inscriptions en dépendent.
Quand confirmer les intervenants d’un congrès ?: Confirmez-les dès que le programme provisoire est établi, idéalement 6 à 8 semaines avant le congrès. Demandez leurs présentations au plus tard 7 jours avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il clôturer les inscriptions ?: Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant le congrès. Ce délai permet de vérifier la liste des participants, d’imprimer les badges et de transmettre le nombre final de repas au traiteur.
Quand tester la technique avant un congrès ?: Faites un premier test complet quelques jours avant, puis un second contrôle d’au moins 30 minutes le jour même. Vérifiez notamment les microphones sans fil, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs, les câbles et les prises électriques.

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