Einen Gesundheitskongress Schritt für Schritt organisieren
Ein Gesundheitskongress steht und fällt mit einer festen Reihenfolge: Erst Ort, Zielgruppe und Programm klären, dann Referenten und Anmeldung verbindlich machen. Danach folgen Präsentationen, Teilnehmerdaten, Catering und Technik. Plane außerdem ausreichend Zeit für Namensschilder, Programmhefte und die Prüfung der Barrierefreiheit ein. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan für Saal, Registrierung, Bühne, Projektion und Verpflegung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Kongressprogramm festlegen
2 Personen
- 3
Referenten bestätigen
- 4
Präsentationen anfordern
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Teilnehmerliste prüfen
2 Personen
- 10
Namensschilder drucken
2 Personen
- 11
Programmhefte drucken
2 Personen
- 12
Evaluierungsformulare drucken
- 13
Catering reservieren
- 14
Diätmahlzeiten mitteilen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Wegbeschreibung prüfen
- 17
Barrierefreiheit prüfen
- 18
Parkinformationen versenden
- 19
Referenteninformationen versenden
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Einkäufe prüfen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 24
Saal öffnen
- 25
Tische aufstellen
3 Personen
- 26
Stühle aufstellen
3 Personen
- 27
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 28
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 29
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 30
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 31
Bühne und Rednerpult aufstellen
3 Personen
- 32
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
- 33
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 34
Präsentationen vorbereiten
- 35
Lautstärke kontrollieren
2 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Buffet und Geschirr bereitstellen
3 Personen
- 38
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
Event
- 39
Referenten empfangen
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 42
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
- 43
Redner ankündigen
- 44
Präsentationen betreuen
- 45
Mikrofone verwalten
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Kaffeestation auffüllen
2 Personen
- 48
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 49
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 50
Dinnerbuffet aufbauen
4 Personen
- 51
Abendbuffet servieren
4 Personen
- 52
Buffet auffüllen
3 Personen
- 53
Tische abräumen
3 Personen
- 54
Teilnehmende zum Saal begleiten
2 Personen
- 55
Abschließende Präsentation begleiten
2 Personen
- 56
Evaluierungsbögen verteilen
2 Personen
- 57
Teilnehmer auschecken
2 Personen
- 58
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Präsentationen sichern
- 61
Geschirr sammeln
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Saal reinigen
3 Personen
- 65
Toiletten kontrollieren
- 66
Materialien einpacken
3 Personen
- 67
Veranstaltungsort abschließen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Teilnehmerdankeschöns versenden
- 71
Danksagungen an Referenten versenden
- 72
Evaluierungsformulare bearbeiten
2 Personen
- 73
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KongresstischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- BühnenelementeAnz. 3
- Rednertisch
- RegistrierungstischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PräsentationsklickerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- Dinner-TellerAnz. 120
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 10
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Registrierung
- NamensschilderAnz. 120
- LanyardsAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 120
- EvaluierungsformulareAnz. 120
- StifteAnz. 40
- KlemmbretterAnz. 4
- BesucherlisteAnz. 4
- BadgehalterAnz. 120
Dekoration
- KongressbannerAnz. 2
- TischdeckeAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Namensschilder für SprecherAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Kongressprogramm mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest und bestätige Referenten schriftlich. Fordere Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an, damit Technik und Ablauf geprüft werden können.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm, Ort, Wegbeschreibung und Teilnahmebedingungen feststehen. Prüfe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Einlass.
- Plane die Registrierung für die erste halbe Stunde vor Beginn. Drucke Namensschilder, Programmhefte und Evaluierungsformulare spätestens 2 Tage vorher und halte einige leere Namensschilder für Nachmeldungen bereit.
- Teste Beamer, Leinwand, Laptop, Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI- und Verlängerungskabel am Vortag mit den tatsächlichen Präsentationen. Lege zusätzlich einen Präsentationsklicker und geladene Powerbanks bereit.
- Kläre Catering und Diätmahlzeiten spätestens 7 Tage vor dem Kongress und kühle Getränke rechtzeitig. Bringe Geschirr, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Kühlboxen am Vortag oder mindestens 3 Stunden vor Einlass zum Veranstaltungsort.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Gesundheitskongress planen?
- Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Raum, Programm und Referenten sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Anmeldung und Teilnehmerkommunikation rechtzeitig starten können.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Gesundheitskongress geöffnet werden?
- Öffne das Anmeldeformular, sobald Ort, Programm und Referenten bestätigt sind, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Kongress. Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher oder prüfe danach jede Nachmeldung einzeln.
- Wie viele Tage vorher müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
- Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an. So bleiben mindestens 2 bis 3 Werktage für Formatprüfung, technische Tests und Rückfragen an die Referenten.
- Wann muss man Catering und Diätmahlzeiten für einen Kongress bestellen?
- Reserviere das Catering mindestens 4 Wochen vorher und melde die endgültige Teilnehmerzahl sowie Diätmahlzeiten spätestens 7 Tage vor dem Kongress. Prüfe die Bestellung noch einmal 2 bis 3 Tage vorher.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!