Zo organiseer je een gebruikersconferentie

Begin met het programma en de datum, niet met de uitnodiging. Bevestig daarna de sprekers, reserveer de locatie en leg catering en techniek vast op basis van het verwachte aantal deelnemers. Open vervolgens het aanmeldformulier, verwerk registraties en verzamel dieetwensen. In de laatste week controleer je presentaties, deelnemersgegevens, leveringen en apparatuur. Op de dag zelf werken een afgedrukt draaiboek en duidelijke rolverdeling sneller dan losse afspraken in berichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers bevestigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
2 personen
5
Techniek reserveren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldformulier openen
9
Registraties verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Herinnering versturen
12
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
13
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Presentaties verzamelen
16
Presentaties controleren
2 personen
17
Cateringhoeveelheden bevestigen
18
Leveringen bevestigen
19
Draaiboek afdrukken
2 personen
20
Rollen verdelen
2 personen
21
Materialen controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Boodschappen sorteren
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Leveringen aannemen
2 personen
28
Registratietafel plaatsen
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
4 personen
31
Podiumzone inrichten
3 personen
32
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Presentaties klaarzetten
2 personen
35
Registratiebenodigdheden klaarleggen
2 personen
36
Naamkaartjes sorteren
2 personen
37
Koffiepunt inrichten
2 personen
38
Buffet opbouwen
4 personen
39
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
40
Ruimtes bewegwijzeren
2 personen
41
Licht en temperatuur controleren
42
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Bezoekers registreren
4 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Openingspresentatie begeleiden
2 personen
47
Microfoons beheren
48
Presentaties bedienen
49
Vragenronde begeleiden
50
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
54
Workshopsessies begeleiden
4 personen
55
Buffet opnieuw aanvullen
3 personen
56
Dinerbuffet openen
3 personen
57
Diner serveren
5 personen
58
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
59
Borden en bestek afruimen
3 personen
60
Avondprogramma aankondigen
61
Panelgesprek begeleiden
2 personen
62
Dessert en koffie serveren
3 personen
63
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
64
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

65
Buffet afbouwen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Meubilair terugplaatsen
4 personen
71
Zalen schoonmaken
3 personen
72
Toiletten controleren
73
Geleende materialen verzamelen
2 personen
74
Materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verwerken
77
Aanwezigheidslijst archiveren
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Sprekersstoelenaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 4
USB-sticksaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 130
Dessertbordenaantal 120
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 10
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 14
Naambadgehoudersaantal 110
Pennenaantal 120
Flip-overbordenaantal 3
Flip-overvellenaantal 3
Stiftenaantal 24
Programmabordenaantal 6
Tafelnummersaantal 14
Kleefgumaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Toiletborstelsaantal 4
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test vóór de conferentie, niet pas bij de opening. Controleer beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, draadloze microfoons, mengpaneel en luidsprekers samen met de presentaties.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf af. Druk daarna de naamkaartjes en programma’s pas definitief af, zodat wijzigingen in namen of sessies niet op het laatste moment tot extra werk leiden.
Vraag dieetwensen tijdens de registratie uit en geef het definitieve aantal tegelijk door aan de cateraar. Bevestig ook afzonderlijk het tijdstip en de plaats van de levering; die informatie wordt vaak vergeten.
Maak het draaiboek uitvoerbaar per uur en wijs elke taak aan één persoon toe. Zet daarin ook wie sprekers opvangt, presentaties verzamelt, de techniek controleert en tijdens pauzes de zaal bijvult.
Sorteer materialen en boodschappen vóór de opbouw per zone: registratie, podium, catering en techniek. Leg verlengkabels, stekkerdozen, USB-sticks, powerbanks en een presentatieklikker klaar voordat de eerste spreker arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een gebruikersconferentie?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is, zodat je niet afhankelijk bent van last-minute beschikbaarheid.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een gebruikersconferentie?: Verstuur de uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Stuur 7 dagen voor de conferentie een herinnering met het programma en praktische informatie.
Wanneer moet je de techniek van een gebruikersconferentie testen?: Doe een volledige test uiterlijk één werkdag vooraf en herhaal de basiscontrole op de ochtend zelf. Test per presentatie de laptop, beamer, microfoons, HDMI-aansluiting, luidsprekers en presentatieklikker.
Hoeveel catering moet je bestellen voor een gebruikersconferentie?: Bestel op basis van de definitieve deelnemerslijst en bevestig de aantallen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf. Tel dieetwensen apart mee en houd bij koffie, water en pauzemomenten rekening met meerdere rondes per deelnemer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.