Cómo organizar una conferencia de usuarios sin perder el control

Organizar una conferencia de usuarios exige coordinar contenido, asistentes, ponentes y proveedores en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar; después confirma a los ponentes y abre las inscripciones. En las semanas siguientes tendrás que controlar preferencias dietéticas, presentaciones, catering y necesidades técnicas. Los últimos días deben servir para comprobar cantidades, probar la proyección y repartir responsabilidades, no para resolver datos básicos que faltan.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar ponentes
2 personas
3
Reservar el lugar
4
Reservar el catering
2 personas
5
Reservar técnica
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Procesar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar recordatorio
12
Crear la lista final de participantes
2 personas
13
Imprimir las tarjetas con nombres
2 personas
14
Imprimir el programa
15
Recopilar las presentaciones
16
Revisar las presentaciones
2 personas
17
Confirmar las cantidades de catering
18
Confirmar entregas
19
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
20
Repartir los roles
2 personas
21
Comprobar los materiales
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Clasificar las compras
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Probar la técnica
2 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Recibir las entregas
2 personas
28
Colocar la mesa de registro
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar la zona del escenario
3 personas
32
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Preparar las presentaciones
2 personas
35
Preparar los materiales de registro
2 personas
36
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Montar el buffet
4 personas
39
Marcar las comidas de dieta
2 personas
40
Señalizar los espacios
2 personas
41
Comprobar luz y temperatura
42
Instruir al equipo de recepción
2 personas

Evento

43
Recibir a los ponentes
2 personas
44
Registrar a los visitantes
4 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Coordinar la presentación de apertura
2 personas
47
Gestionar micrófonos
48
Gestionar las presentaciones
49
Moderar la ronda de preguntas
50
Preparar la pausa para el café
3 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Retirar las tazas usadas
2 personas
54
Coordinar sesiones de talleres
4 personas
55
Reponer el bufé
3 personas
56
Abrir el bufé de la cena
3 personas
57
Servir la cena
5 personas
58
Servir comidas especiales
2 personas
59
Retirar los platos y cubiertos
3 personas
60
Anunciar el programa de la noche
61
Moderación del panel de debate
2 personas
62
Servir el postre y el café
3 personas
63
Atender el cóctel de networking
4 personas
64
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

65
Desmontar el buffet
4 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
71
Limpiar las salas
3 personas
72
Comprobar los baños
73
Recoger el material prestado
2 personas
74
Devolver los materiales
2 personas
75
Guardar el stock restante
2 personas
76
Gestionar los objetos perdidos
77
Archivar la lista de asistencia
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 110
Mesas plegablescant. 4
Taburetes de barcant. 8
Sillas para ponentescant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 4
Memorias USBcant. 4
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 130
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 130
Cucharonescant. 10
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejas de servircant. 16
Termoscant. 6

Decoración

Manteles individualescant. 14
Portanombrescant. 110
Bolígrafoscant. 120
Pizarras de rotafoliocant. 3
Hojas de rotafoliocant. 3
Rotuladorescant. 24
Carteles del programacant. 6
Números de mesacant. 14
Masilla adhesivacant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Paños de microfibracant. 12
Cuboscant. 3
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar ponentes, reservar catering y técnica, y preparar el formulario de inscripción.
Abre las inscripciones con preguntas sobre alimentación desde el primer día. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes para poder preparar la lista final, las tarjetas con nombres y las cantidades del catering.
Pide las presentaciones con una fecha límite concreta, idealmente 5 días antes. Revísalas en el mismo portátil y con el mismo proyector que usarás durante la conferencia para detectar fuentes, vídeos o conexiones incompatibles.
Confirma las entregas y las cantidades del catering 48 horas antes. Cuenta también las tazas, vasos, platos y cubiertos: los asistentes suelen concentrarse en la comida, mientras que el material de servicio queda olvidado.
Haz la prueba técnica el día anterior y asigna una persona responsable de cada función. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, cables HDMI, regletas y baterías externas antes de que llegue el primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de usuarios?: Empieza al menos 6 semanas antes si necesitas confirmar ponentes, reservar el lugar, catering y técnica. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes y deja la última semana para revisar presentaciones y logística.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de una conferencia?: Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para procesar las inscripciones, recoger las preferencias dietéticas, preparar la lista final y confirmar las cantidades del catering.
¿Cuándo hay que pedir las presentaciones a los ponentes?: Solicítalas como máximo 5 días antes y fija una fecha límite por escrito. Revísalas antes del día anterior, especialmente si incluyen vídeos, fuentes especiales o conexiones distintas de HDMI.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una conferencia?: El día anterior prueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos y los altavoces. También confirma las entregas, enfría las bebidas, comprueba los materiales y entrega a cada responsable su plan de trabajo.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.