Eine Benutzerkonferenz Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Benutzerkonferenz greifen Programm, Referenten, Anmeldungen und Technik eng ineinander. Beginne deshalb mit Datum und Ablauf, bevor du Location, Catering und Ausstattung verbindlich buchst. Danach folgen Einladungen, Anmeldeformular und die laufende Teilnehmerverwaltung. In den letzten Wochen geht es vor allem um Präsentationen, Ernährungswünsche, Namensschilder, Techniktests und die genaue Rollenverteilung für den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Referenten bestätigen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
2 Personen
5
Technik reservieren
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
8
Anmeldeformular öffnen
9
Registrierungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Erinnerung senden
12
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
13
Namensschilder drucken
2 Personen
14
Programm drucken
15
Präsentationen sammeln
16
Präsentationen prüfen
2 Personen
17
Cateringmengen bestätigen
18
Lieferungen bestätigen
19
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
20
Rollen verteilen
2 Personen
21
Materialien prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Einkäufe sortieren
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Technik testen
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Lieferungen annehmen
2 Personen
28
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
29
Tische aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
32
Beamer und Leinwand aufstellen
2 Personen
33
Mikrofone anschließen
2 Personen
34
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
35
Registrierungsmaterial bereitlegen
2 Personen
36
Namenskarten sortieren
2 Personen
37
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
38
Buffet aufbauen
4 Personen
39
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
40
Räume beschildern
2 Personen
41
Licht und Temperatur prüfen
42
Empfangsteam einweisen
2 Personen

Event

43
Referenten empfangen
2 Personen
44
Besucher registrieren
4 Personen
45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
46
Eröffnungspresentation moderieren
2 Personen
47
Mikrofone verwalten
48
Präsentationen betreuen
49
Fragerunde moderieren
50
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Benutzte Tassen abräumen
2 Personen
54
Workshopsessions begleiten
4 Personen
55
Buffet wieder auffüllen
3 Personen
56
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
57
Abendessen servieren
5 Personen
58
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
59
Teller und Besteck abräumen
3 Personen
60
Abendprogramm ankündigen
61
Podiumsgespräch begleiten
2 Personen
62
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
63
Networking-Empfang betreuen
4 Personen
64
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

65
Buffet abbauen
4 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Geräte ausschalten
2 Personen
69
Dekoration entfernen
2 Personen
70
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
71
Räume reinigen
3 Personen
72
Toiletten kontrollieren
73
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
74
Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Restbestand einlagern
2 Personen
76
Gefundene Gegenstände bearbeiten
77
Anwesenheitsliste archivieren
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 14
StühleAnz. 110
KlappischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
RednerstühleAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
LaptopAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 2
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 4
USB-SticksAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 130
DesserttellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 130
ServierlöffelAnz. 10
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 8
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ServierschalenAnz. 16
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 14
NamensschildhalterAnz. 110
StifteAnz. 120
FlipchartsAnz. 3
FlipchartblätterAnz. 3
StifteAnz. 24
ProgrammschilderAnz. 6
TischnummernAnz. 14
KlebestiftAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6

Reinigung

MikrofasertücherAnz. 12
EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 2
ToilettenbürstenAnz. 4
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Referenten, bevor du Einladungen verschickst. So stehen Themen, Zeiten und Vortragende bereits fest, wenn sich die ersten Teilnehmer anmelden.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und frage Ernährungswünsche direkt ab. Erstelle spätestens eine Woche vor der Konferenz eine vorläufige Teilnehmerliste und bestätige damit die Cateringmengen.
Sammle Präsentationen nicht erst am Veranstaltungstag. Bitte Referenten spätestens sieben Tage vorher um ihre Dateien, prüfe sie auf Format und Seitenverhältnis und speichere eine Kopie auf einem USB-Stick.
Plane die Technik als eigenen Test ein: Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone, Mischpult und Lautsprecher sollten mindestens am Vortag oder einige Stunden vor Beginn geprüft werden.
Drucke Namensschilder, Programm und Drehbuch erst nach dem Anmeldeschluss. Teile Rollen wie Moderation, Technik und Empfang vorher zu und stelle Getränke, Geschirr sowie Kühlboxen rechtzeitig bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Benutzerkonferenz organisieren?: Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm und Location. Referenten, Catering und Technik sollten nach Möglichkeit spätestens acht bis zehn Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann sollte man die Einladungen zu einer Benutzerkonferenz verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa acht bis zwölf Wochen vor der Konferenz. Schließe die Anmeldung ungefähr eine Woche vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringmengen rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Benutzerkonferenz?: Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten Wasser und Kaffee während der gesamten Konferenz verfügbar sein.
Wann sollte man die Technik für eine Benutzerkonferenz testen?: Führe den vollständigen Techniktest mindestens einen Tag vorher durch, wenn die Geräte verfügbar sind. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein kurzer Funktionstest stattfinden.

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