Zo organiseer je een gastles zonder gedoe

Begin met de gastdocent en leg direct de datum, duur, doelgroep en inhoud vast. Reserveer daarna een passend lokaal en controleer welke techniek nodig is voor de presentatie, zoals een laptop, beamer, scherm en microfoon. Zodra het programma staat, nodig je deelnemers uit en verzamel je aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je de presentatie, druk je werkbladen af en bereid je registratie, catering en de ontvangst van de gastdocent voor.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastdocent uitnodigen
2
Datum en programma afstemmen
2 personen
3
Lokaal reserveren
4
Techniekbehoefte inventariseren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Aanwezigheidslijst opstellen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Presentatie ontvangen
11
Presentatie controleren
12
Werkbladen afdrukken
13
Naamstickers voorbereiden
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
16
Hapjes voorbereiden
2 personen
17
Catering klaarzetten
2 personen
18
Lokaal ventileren
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Techniek aansluiten
2 personen
21
Presentatie testen
2 personen

Event

22
Deelnemers registreren
2 personen
23
Naamstickers uitdelen
24
Gastdocent ontvangen
25
Gastles begeleiden
2 personen
26
Pauzedranken serveren
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Werkvorm begeleiden
3 personen
29
Vragenronde begeleiden
30
Avondmaaltijd uitserveren
3 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Gastdocent uitzwaaien

Nazorg

33
Materialen verzamelen
2 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
36
Lokaal schoonmaken
3 personen
37
Meubilair terugplaatsen
3 personen
38
Techniek loskoppelen
2 personen
39
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
40
Geleende materialen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 2
Spreektafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Koffiekopjesaantal 40
Messenaantal 40
Vorkenaantal 40
Lepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Koelelementenaantal 12
Vershoudfolieaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Broodmandenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Powerbankaantal 2
Laserpointer

Catering

Boodschappen
Waterglazenaantal 50

Decoratie

Naamstickersaantal 45
Tafelkledenaantal 8
Flip-overvellenaantal 2
Pennen voor flip-overaantal 8

Schoonmaak

Vuilnisbakkenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 6
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 4

Tips

Vraag de presentatie uiterlijk één week vooraf op en test het bestand op de laptop waarmee je werkt. Controleer ook of de HDMI-kabel, beamer, projectiescherm en eventuele draadloze microfoon passen bij het lokaal.
Stuur het programma uiterlijk drie dagen voor de gastles naar de deelnemers. Vermeld daarin de starttijd, locatie, route-informatie en of er werkbladen of andere voorbereiding nodig zijn.
Maak 24 uur vooraf de aanwezigheidslijst definitief en zet naamstickers klaar. Gebruik de lijst bij de registratie, zodat je na de start weet wie er aanwezig is en met wie je nog contact moet opnemen.
Plan catering niet pas op de dag zelf: verzamel dieetwensen bij de aanmelding en haal boodschappen, dranken en hapjes uiterlijk één dag vooraf. Koel dranken tijdig en zet borden, kommen, bekers, bestek en serveerschalen bij elkaar.
Kom minimaal 60 minuten voor de start naar het lokaal. Ventileer de ruimte, zet tafels en stoelen klaar, sluit de techniek aan en geef de gastdocent vóór binnenkomst een korte uitleg over programma, pauzes en praktische afspraken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gastdocent uitnodigen?: Nodig de gastdocent bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf uit. Zo houd je tijd over om datum, programma, lokaal, techniek en eventuele materialen af te stemmen.
Wanneer moet je de presentatie van een gastdocent ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 7 dagen voor de gastles op. Controleer het bestand daarna op de gebruikte laptop en test de presentatie opnieuw op de locatie, uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel tijd heb je nodig om een gastles klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voorbereiding op de dag zelf. Daarin kun je het lokaal ventileren, tafels en stoelen opstellen, catering klaarzetten en laptop, beamer, scherm, kabels en microfoon testen.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een gastles?: Vraag dieetwensen mee bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen voor de gastles. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna door aan degene die de boodschappen of catering regelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.