Organiser un cours avec un intervenant invité
Un cours avec un intervenant invité se prépare dans un ordre précis : confirmer la personne, fixer la date et le programme, puis ouvrir les inscriptions. La salle et le matériel technique doivent être vérifiés avant d’envoyer les invitations, pas la veille. Prévoyez aussi le suivi des participants, les besoins alimentaires et la réception de la présentation. Le jour même, gardez du temps pour installer la salle, tester la projection et accueillir l’intervenant avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Inviter un intervenant invité
- 2
Accorder la date et le programme
2 personnes
- 3
Réserver la salle
- 4
Recenser les besoins techniques
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Établir la liste des présences
- 9
Envoyer le programme aux participants
- 10
Recevoir la présentation
- 11
Vérifier la présentation
- 12
Imprimer les feuilles de travail
- 13
Préparer les étiquettes nominatives
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Refroidir les boissons
- 16
Préparer les en-cas
2 personnes
- 17
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
- 18
Aérer la salle
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Brancher la technique
2 personnes
- 21
Tester la présentation
2 personnes
Événement
- 22
Enregistrer les participants
2 personnes
- 23
Distribuer les étiquettes nominatives
- 24
Accueillir un intervenant invité
- 25
Animer la séance d’invité
2 personnes
- 26
Servir les boissons de pause
2 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
- 28
Animer l’activité
3 personnes
- 29
Animer la séance de questions-réponses
- 30
Servir le dîner
3 personnes
- 31
Servir le café et le thé
2 personnes
- 32
Dire au revoir à l’intervenant invité
Suivi
- 33
Rassembler le matériel
2 personnes
- 34
Faire la vaisselle
2 personnes
- 35
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 36
Nettoyer la salle
3 personnes
- 37
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 38
Débrancher la technique
2 personnes
- 39
Ranger les affaires restantes
2 personnes
- 40
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 40
- Tables de buffetqté 2
- Table de prise de parole
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Bols réutilisablesqté 40
- Gobelets réutilisablesqté 50
- Tasses à caféqté 40
- Couteauxqté 40
- Fourchettesqté 40
- Cuillèresqté 40
- Louchesqté 6
Cuisine
- Thermosqté 4
- Carafes d’eauqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
- Glacièresqté 3
- Pains de glaceqté 12
- Film alimentaireqté 2
- Papier aluminiumqté 2
- Corbeilles à painqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câbles HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Micro sans fil
- Batterie externeqté 2
- Pointeur laser
Catering
- Courses
- Verres à eauqté 50
Décoration
- Étiquettes nominativesqté 45
- Nappesqté 8
- Feuilles de paperboardqté 2
- Stylos pour paperboardqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 6
- Seauxqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants en caoutchoucqté 4
Conseils
- Commencez par confirmer l’intervenant, la date et le programme avant de réserver la salle. Demandez dès ce moment la durée de son intervention, le format de sa présentation et ses besoins techniques.
- Ouvrez les inscriptions seulement après avoir vérifié la capacité de la salle et le matériel disponible. Fixez une date limite pour les réponses afin d’établir la liste des présences et de recueillir les besoins alimentaires au moins 3 jours avant le cours.
- Demandez la présentation plusieurs jours à l’avance et vérifiez-la sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur qui seront utilisés. Testez aussi les câbles HDMI, les rallonges, les multiprises et le micro sans fil avant l’accueil des participants.
- Préparez les supports, les étiquettes nominatives et le programme avant le jour J. Imprimez les feuilles de travail en fonction du nombre d’inscrits, avec quelques exemplaires supplémentaires.
- Arrivez au moins 90 minutes avant le début du cours. Aérez la salle, installez les tables et les chaises, branchez la technique, refroidissez les boissons et mettez en place le buffet avant l’enregistrement des participants.
Questions fréquentes
- Quand inviter un intervenant pour un cours ?
- Contactez l’intervenant au moins 6 semaines avant la date souhaitée, surtout si son agenda est chargé. Confirmez ensuite par écrit la date, le programme, la durée et les besoins techniques.
- Quand envoyer les invitations pour un cours invité ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le cours, avec le programme, les horaires et les modalités d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions 3 à 5 jours avant la séance pour finaliser les présences et le catering.
- Combien de temps prévoir pour installer un cours avec projection ?
- Prévoyez au moins 90 minutes sur place avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de tester la présentation, le micro et les branchements, puis d’accueillir l’intervenant.
- Quand demander les besoins alimentaires des participants ?
- Posez la question au moment de l’inscription et fermez les réponses au moins 3 jours avant le cours. Vous pourrez ainsi adapter les courses, les en-cas et le service traiteur au nombre réel de participants.
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