Cómo organizar una clase invitada sin dejar cabos sueltos
Una clase invitada combina la coordinación de un ponente, la gestión de asistentes y una sesión que debe empezar a tiempo. Empieza cerrando la fecha, el programa y la sala; después confirma necesidades técnicas, abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. En la última semana, revisa la presentación, prepara el material y confirma quién hará cada tarea. El día del evento, reserva al menos 90 minutos para montar la sala, probar el equipo y recibir al ponente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Invitar a un ponente invitado
- 2
Coordinar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Reservar local
- 4
Inventariar las necesidades técnicas
- 5
Enviar invitaciones
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Elaborar la lista de asistentes
- 9
Enviar el programa a los participantes
- 10
Recibir la presentación
- 11
Comprobar la presentación
- 12
Imprimir hojas de trabajo
- 13
Preparar etiquetas con nombres
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
- 16
Preparar aperitivos
2 personas
- 17
Preparar la restauración
2 personas
- 18
Ventilar el local
- 19
Colocar mesas y sillas
3 personas
- 20
Conectar la técnica
2 personas
- 21
Probar la presentación
2 personas
Evento
- 22
Registrar a los participantes
2 personas
- 23
Repartir etiquetas con nombre
- 24
Recibir al ponente invitado
- 25
Coordinar la clase invitada
2 personas
- 26
Servir bebidas del descanso
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Guiar la actividad
3 personas
- 29
Moderar la ronda de preguntas
- 30
Servir la cena
3 personas
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Despedir al ponente invitado
Seguimiento
- 33
Reunir los materiales
2 personas
- 34
Lavar la vajilla
2 personas
- 35
Clasificar y sacar la basura
2 personas
- 36
Limpiar el local
3 personas
- 37
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 38
Desconectar la técnica
2 personas
- 39
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
- 40
Devolver el material prestado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 40
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de oradores
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 40
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Cuchilloscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cucharascant. 40
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Acumuladores de fríocant. 12
- Film transparentecant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Cestas de pancant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Micrófono inalámbrico
- Powerbankcant. 2
- Puntero láser
Catering
- Compras
- Vasos para aguacant. 50
Decoración
- Pegatinas con nombrecant. 45
- Mantelescant. 8
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Rotuladores para pizarra de papelcant. 8
Limpieza
- Papelelerascant. 4
- Paños de limpiezacant. 6
- Cuboscant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de gomacant. 4
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Pide al ponente la presentación definitiva como máximo 3 días antes y comprueba que se abre correctamente en el portátil y el proyector previstos.
- Haz el inventario técnico con una prueba real, no solo sobre el papel. Comprueba portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, alargadores, regletas y micrófono al menos 60 minutos antes de recibir a los asistentes.
- Cierra las inscripciones 2 o 3 días antes para elaborar la lista definitiva y separar las preferencias dietéticas. Así puedes ajustar la compra, los aperitivos y la restauración sin improvisar el mismo día.
- Prepara etiquetas con nombres y hojas de trabajo la víspera. Deja una mesa de registro junto a la entrada y coloca las sillas y mesas antes de conectar la técnica, para no tener que mover cables después.
- Calcula el montaje con 90 minutos de margen y la llegada del ponente con 30 minutos de antelación. Ventila el local, enfría las bebidas y deja lista la mesa del ponente antes de abrir el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que invitar a un ponente para una clase invitada?
- Contacta con el ponente al menos 4 semanas antes, especialmente si la fecha debe coordinarse con su agenda. Confirma por escrito la fecha, la duración, el programa y las necesidades técnicas antes de reservar el resto.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una clase invitada?
- Ciérralas entre 2 y 3 días antes de la sesión. Ese plazo permite preparar la lista de asistentes, las etiquetas, las hojas de trabajo y la comida según las preferencias dietéticas recibidas.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala antes de la clase?
- Reserva como mínimo 90 minutos para ventilar, colocar mesas y sillas, preparar el catering y conectar la técnica. Haz una prueba completa de la presentación y del micrófono al menos 60 minutos antes del inicio.
- ¿Cuándo debe entregar el ponente su presentación?
- Pídele la versión definitiva 3 días antes de la clase. Comprueba el archivo en el equipo que usarás y guarda una copia de respaldo; esperar hasta el mismo día deja poco margen para resolver incompatibilidades.
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