Zo organiseer je een galerieavond zonder last-minute chaos
Begin een galerieavond niet met de hapjes, maar met de werken en de bezoekersroute. Bevestig eerst welke kunstenaars en kunstwerken aanwezig zijn, maak daarna de plattegrond en stem het programma daarop af. Vervolgens regel je uitnodigingen, aanmeldingen, dieetwensen en cateringhoeveelheden. In de laatste dagen draait alles om controle: kunstwerken ophalen en nakijken, labels printen, verlichting richten en de ontvangstbalie klaarzetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Expositielijst controleren
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Cateringhoeveelheden bepalen
- 6
Programma voor bezoekers maken
- 7
Plattegrond van de zaal maken
- 8
Kunstenaars en werken bevestigen
- 9
Werklabels en prijslijst printen
- 10
Bezoekerslijst en badges printen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Kunstwerken ophalen
2 personen
- 13
Kunstwerken controleren
2 personen
- 14
Locatie grondig schoonmaken
2 personen
- 15
Hanggereedschap klaarleggen
- 16
Playlist samenstellen
- 17
Apparatuur opladen
- 18
Dranken koelen
2 personen
- 19
Kunstwerken ophangen
3 personen
- 20
Sculpturen en werken plaatsen
2 personen
- 21
Werklabels bevestigen
2 personen
- 22
Verlichting richten
2 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 24
Ontvangstbalie inrichten
- 25
Bar en buffet inrichten
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Koffie en thee klaarzetten
- 28
Muziek en microfoon testen
- 29
Team bij de ontvangst instrueren
2 personen
Event
- 30
Deuren openen
2 personen
- 31
Bezoekers registreren
2 personen
- 32
Gasten welkom heten
2 personen
- 33
Bezoekers naar expositie begeleiden
2 personen
- 34
Hapjes serveren
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Dieetopties apart serveren
- 37
Koffie en thee bijvullen
- 38
Glazen en servies verzamelen
2 personen
- 39
Gastboek beschikbaar houden
- 40
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 41
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 42
Kunstwerken veilig verpakken
3 personen
- 43
Kunstwerken terugbrengen
2 personen
- 44
Servies afwassen
2 personen
- 45
Buffet en bar afbreken
2 personen
- 46
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 47
Locatie schoonmaken
3 personen
- 48
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
- 49
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Bartafel
- Kledingrekkenaantal 2
- Sokkelplintenaantal 8
- Easelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 70
- Waterglazenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Koffielepelsaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkaraffenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Servertangenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- IJsemmersaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- LED-lichtsnoerenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Vazenaantal 6
- Presentatiepanelenaantal 4
- Inschrijfbord
- Gastboek
- Naamstickersaantal 70
- Pennenaantal 12
- Kleefgumaantal 4
- Schilderijhakenaantal 40
- Nylon ophangdraadaantal 4
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmeraantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk twee weken vooraf de expositielijst definitief. Gebruik die lijst voor werklabels, de prijslijst, de plattegrond en de bezoekersinformatie; wijzigingen op de avond zelf zorgen snel voor fouten.
- Plan de opbouw in deze volgorde: eerst schoonmaken, dan tafels, stoelen en presentatiepanelen plaatsen, daarna kunstwerken ophangen en ten slotte verlichting richten. Zo voorkom je dat je na het ophangen nog met hangmateriaal of verlengsnoeren door de ruimte moet.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling. Tel het verwachte aantal bezoekers op en controleer minimaal 3 dagen vooraf of er extra hapjes, dessertborden, glazen, waterkaraffen of koffie nodig zijn.
- Richt de ontvangstbalie in voordat de bar en het buffet worden opgebouwd. Leg bezoekerslijst, badges en inschrijfbord daar klaar en houd een vrije doorgang naar de expositieruimte, zodat binnenkomers niet tussen de cocktailtafels blijven staan.
- Laad apparatuur en controleer het geluid minstens 2 uur voor ontvangst. Test de draagbare speaker en draadloze microfoon op hun echte plek en leg verlengsnoeren, stekkerdozen en reservebatterijen buiten de looproute.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een galerieavond?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met kunstenaars, werken, uitnodigingen en locatie-indeling. Plan de definitieve controle van labels, catering, badges en techniek in de laatste 3 dagen.
- Hoeveel drankjes heb je nodig voor een galerieavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water. Voor een avond van 3 uur komt dat neer op ongeveer 5 tot 7 drankjes per bezoeker, afhankelijk van het programma en de duur van de borrel.
- Wanneer hang je kunstwerken op voor een galerieavond?
- Hang werken op nadat de zaalindeling, tafels en presentatiepanelen staan en minimaal 2 uur voordat bezoekers arriveren. Richt daarna de LED-spots en controleer of labels en prijslijst bij het juiste werk horen.
- Hoe maak je een goede plattegrond voor een galerieavond?
- Teken de entree, ontvangstbalie, bar, buffet en looproute eerst in. Houd bij drukke doorgangen ongeveer 1,2 meter vrije ruimte aan en plaats stoelen en cocktailtafels zo dat bezoekers werken van meerdere kanten kunnen bekijken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!