Galerieabend organisieren: So gelingt der Aufbau
Ein Galerieabend braucht eine andere Reihenfolge als ein gewöhnlicher Empfang: Erst müssen Ausstellungsliste, Künstler und Werke feststehen, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Catering. Plane die letzten Stunden ausschließlich für Reinigung, Aufbau, Beleuchtung und Empfang ein. Kunstwerke werden geprüft, aufgehängt oder aufgestellt, bevor Gäste eintreffen. Getränke, Gläser, Namensschilder und Technik gehören in einen eigenen Ablauf, damit der Empfang nicht nebenbei improvisiert werden muss.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ausstellungsliste kontrollieren
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Cateringmengen festlegen
- 6
Programm für Besucher erstellen
- 7
Saalplan erstellen
- 8
Künstler und Werke bestätigen
- 9
Arbeitsaufkleber und Preisliste drucken
- 10
Besucherliste und Badges drucken
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Kunstwerke abholen
2 Personen
- 13
Kunstwerke überprüfen
2 Personen
- 14
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
2 Personen
- 15
Aufhängematerial bereitlegen
- 16
Playlist zusammenstellen
- 17
Geräte aufladen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Kunstwerke aufhängen
3 Personen
- 20
Skulpturen und Werke aufstellen
2 Personen
- 21
Arbeitslabels anbringen
2 Personen
- 22
Beleuchtung ausrichten
2 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Empfangstheke einrichten
- 25
Bar und Buffet einrichten
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Kaffee und Tee bereitstellen
- 28
Musik und Mikrofon testen
- 29
Team am Empfang instruieren
2 Personen
Event
- 30
Türen öffnen
2 Personen
- 31
Besucher registrieren
2 Personen
- 32
Gäste willkommen heißen
2 Personen
- 33
Besucher zur Ausstellung begleiten
2 Personen
- 34
Snacks servieren
3 Personen
- 35
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 36
Diätoptionen getrennt servieren
- 37
Kaffee und Tee nachfüllen
- 38
Gläser und Geschirr einsammeln
2 Personen
- 39
Gästebuch bereithalten
- 40
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 41
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Kunstwerke sicher verpacken
3 Personen
- 43
Kunstwerke zurückbringen
2 Personen
- 44
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 45
Buffet und Bar abbauen
2 Personen
- 46
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 47
Location reinigen
3 Personen
- 48
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 6
- StühleAnz. 30
- Bardtisch
- KleiderständerAnz. 2
- SockelleistenAnz. 8
- StaffeleienAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- WeingläserAnz. 70
- WassergläserAnz. 60
- DesserttellerAnz. 60
- GebäckgabelnAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 40
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkaraffenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KühlboxenAnz. 2
- EiskübelAnz. 4
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- VasenAnz. 6
- PräsentationspaneeleAnz. 4
- Anmeldetafel
- Gästebuch
- NamensaufkleberAnz. 70
- StifteAnz. 12
- KlebestiftAnz. 4
- BilderhakenAnz. 40
- Nylon-AufhängedrahtAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Künstler, Werke und Ausstellungsliste spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Galerieabend. So bleiben noch mehrere Werktage, um fehlende Angaben, Preise und Beschriftungen zu korrigieren.
- Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und schließe die Besucherliste etwa 3 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche getrennt und lege Badges sowie Anmeldetafel vor dem Einlass alphabetisch oder nach deiner Gästeliste bereit.
- Plane den Ausstellungsaufbau in dieser Reihenfolge: Raum reinigen, Saalplan umsetzen, Sockelleisten und Präsentationspaneele positionieren, Kunstwerke aufhängen oder aufstellen, Labels anbringen und zuletzt die Beleuchtung ausrichten. Rechne dafür mindestens 3 bis 4 Stunden ein.
- Kühle Getränke erst nach dem Aufbau in ausreichender Menge, damit Kühlboxen und Eiskübel nicht im Weg stehen. Stelle Empfangstheke, Bar und Buffet mindestens 60 Minuten vor dem Einlass fertig; Gläser, Wasserkaraffen, Serviertabletts und Flaschenöffner werden dabei oft vergessen.
- Lade Lautsprecher und kabelloses Mikrofon am Vortag vollständig und teste sie vor dem Einlass im gesamten Raum. Lege zwei Verlängerungskabel, LED-Spots und die Playlist bereit, bevor die Beleuchtung endgültig ausgerichtet wird.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Galerieabend organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Künstlern, Werken und Einladungen. Die Gästeliste, Cateringmengen und Drucksachen sollten spätestens 3 Tage vor dem Abend abgeschlossen sein.
- Wann hängt man die Kunstwerke bei einem Galerieabend auf?
- Der Aufbau sollte am Veranstaltungstag mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass beginnen. Erst nach der Reinigung und dem Saalplan werden Werke aufgehängt, Labels angebracht und die Beleuchtung ausgerichtet.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Galerieabend?
- Plane für das erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro weiterer Stunde. Wasser sollte zusätzlich ständig verfügbar sein, idealerweise in Karaffen und Wassergläsern.
- Wann sollte man Cateringmengen und Ernährungswünsche festlegen?
- Erfasse Ernährungswünsche bis spätestens 5 Tage vor dem Galerieabend und lege die endgültigen Cateringmengen 3 Tage vorher fest. Berücksichtige dabei angemeldete Gäste, Personal und einen kleinen Puffer von etwa 10 Prozent.
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