Organiser une soirée en galerie, étape par étape

Une soirée en galerie se prépare en deux temps : d’abord les visiteurs et les œuvres, puis l’installation du lieu. Commence par confirmer les artistes, les pièces exposées et les besoins alimentaires avant de calculer le traiteur. Le jour précédent, récupère et contrôle les œuvres, imprime les badges et prépare le matériel d’accrochage. Le jour J, installe d’abord les œuvres et l’éclairage, puis l’accueil, le bar et le buffet : cela évite de déplacer les tables dans un espace déjà prêt.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Vérifier la liste d’exposition
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Déterminer les quantités de catering
6
Créer le programme des visiteurs
7
Établir le plan de la salle
8
Confirmer les artistes et les œuvres
9
Imprimer les étiquettes de travail et la liste des prix
10
Imprimer la liste des visiteurs et les badges
11
Faire les courses
2 personnes
12
Récupérer les œuvres d’art
2 personnes
13
Contrôler les œuvres
2 personnes
14
Nettoyer le lieu en profondeur
2 personnes
15
Préparer les outils de suspension
16
Composer la playlist
17
Recharger les appareils
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Accrocher les œuvres
3 personnes
20
Installer les sculptures et les œuvres
2 personnes
21
Fixer les étiquettes de travail
2 personnes
22
Orienter l'éclairage
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
3 personnes
24
Aménager le comptoir d’accueil
25
Installer le bar et le buffet
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
28
Tester la musique et le micro
29
Briefer l’équipe à l’accueil
2 personnes

Événement

30
Ouvrir les portes
2 personnes
31
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
32
Accueillir les invités
2 personnes
33
Accompagner les visiteurs vers l’exposition
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir séparément les options de régime
37
Réapprovisionner le café et le thé
38
Rassembler les verres et la vaisselle
2 personnes
39
Garder le livre d’or à disposition
40
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
41
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

42
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
3 personnes
43
Rapporter les œuvres d'art
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Démonter le buffet et le bar
2 personnes
46
Remettre le mobilier en place
3 personnes
47
Nettoyer le lieu
3 personnes
48
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 6
Chaisesqté 30
Table de bar
Portants à vêtementsqté 2
Plinthes de socleqté 8
Chevaletsqté 4
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à eauqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Tasses à caféqté 40
Cuillères à caféqté 40

Cuisine

Machine à caféqté 2
Carafes d'eauqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Glacièresqté 2
Seaux à glaceqté 4

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 2

Décoration

Nappesqté 6
Vasesqté 6
Panneaux de présentationqté 4
Panneau d’inscription
Livre d'or
Étiquettes nominativesqté 70
Stylosqté 12
Pâte adhésiveqté 4
Crochets pour tableauxqté 40
Fil de suspension en nylonqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque les inscriptions au moins 3 jours avant la soirée pour disposer d’une liste de visiteurs exploitable et de badges imprimés. Profite de cette échéance pour relancer les personnes qui n’ont pas précisé leurs besoins alimentaires.
Contrôle chaque œuvre dès sa récupération, au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifie son état, son emplacement et l’étiquette correspondante avant de commencer l’accrochage.
Prévois la circulation avant de placer les tables cocktail, les chaises et les chevalets. Garde les passages, l’accueil et l’accès aux œuvres dégagés, surtout près du bar et du buffet.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et répartis verres, carafes, plateaux et tire-bouchons avant l’arrivée des invités. Le matériel de service oublié se remarque immédiatement quand le premier groupe entre.
Teste l’enceinte, le micro, les projecteurs LED et les rallonges avant l’ouverture, puis recharge les appareils. Fais un essai d’éclairage une fois les œuvres installées : leur visibilité dépend souvent de l’orientation finale des projecteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée en galerie ?: Prévois au minimum 10 à 14 jours pour gérer les invitations, les inscriptions, le traiteur et la confirmation des œuvres. Réserve les dernières 24 heures au contrôle des pièces, à l’impression des listes et à la préparation du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée en galerie ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue, puis fixe une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant la soirée. Tu auras ainsi le temps de confirmer les quantités de catering et les besoins alimentaires.
Quand installer les œuvres dans une galerie avant une réception ?: Installe-les le jour précédent ou au moins 4 heures avant l’arrivée des visiteurs. Il reste ainsi du temps pour contrôler les fixations, poser les étiquettes et orienter l’éclairage sans travailler dans la précipitation.
Combien de boissons prévoir pour une soirée en galerie ?: Compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par personne et par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en carafe et prévois une marge de 10 % pour éviter une rupture pendant l’accueil.

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