Zo organiseer je een galadiner zonder last-minute chaos

Begin een galadiner niet met tafeldecoratie, maar met het definitieve aantal gasten en een realistische timing. Daarna leg je menu, wijnarrangement en tafelschikking vast, zodat je weet hoeveel servies, glazen en zitplaatsen nodig zijn. Verzamel dieetwensen en allergieën vóór je bestelt en bevestig alle leveringen opnieuw. Op de dag zelf werk je van inrichting naar uitserveren: eerst tafels en linnen, daarna servies en glazen, en pas op het laatst de verse producten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Gastenlijst samenstellen
2
Uitnodigingen versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Allergieën registreren
6
Definitief aantal bepalen
7
Menu samenstellen
2 personen
8
Wijnarrangement bepalen
2 personen
9
Tafelschikking maken
10
Naamkaartjes maken
11
Draaiboek printen
12
Leveringen bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Verse producten ophalen
2 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
Wijnflessen controleren
18
Servies controleren
2 personen
19
Glazen controleren
2 personen
20
Tafels opstellen
4 personen
21
Stoelen plaatsen
3 personen
22
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
23
Borden klaarzetten
2 personen
24
Bestek klaarleggen
2 personen
25
Glazen klaarzetten
2 personen
26
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
27
Menukaarten plaatsen
2 personen
28
Tafeldecoratie plaatsen
3 personen
29
Kaarsen plaatsen
2 personen
30
Entree decoreren
2 personen
31
Buffet inrichten
3 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
Welkomstdrank klaarzetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
Amuses klaarzetten
3 personen
36
Keuken werkstations inrichten
2 personen
37
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Muziek klaarzetten
40
Licht controleren
2 personen
41
Garderobe inrichten
2 personen
42
Personeelsbriefing geven

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Welkomstdrank serveren
3 personen
45
Jassen aannemen
2 personen
46
Amuses serveren
3 personen
47
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
48
Voorgerecht serveren
4 personen
49
Wijn bij voorgerecht schenken
2 personen
50
Tafels afruimen
4 personen
51
Tussengerecht serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hoofdgerecht uitserveren
5 personen
54
Dieetmaaltijden serveren
2 personen
55
Wijn bij hoofdgerecht schenken
2 personen
56
Tafels tussentijds afruimen
4 personen
57
Dessert serveren
4 personen
58
Koffie en thee serveren
3 personen
59
Dessertwijn serveren
2 personen
60
Kaasschotel presenteren
2 personen
61
Bar blijven bedienen
2 personen
62
Buffet bijvullen
2 personen
63
Gebruikt servies afvoeren
3 personen
64
Gasten uitzwaaien
2 personen
65
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

66
Restanten veilig koelen
2 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Tafels afbreken
4 personen
69
Stoelen opruimen
3 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Glazen afwassen
3 personen
72
Tafellinnen verzamelen
2 personen
73
Keuken schoonmaken
3 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Decoratie afbreken
2 personen
77
Koelmaterialen legen
2 personen
78
Voorraad sorteren
2 personen
79
Materialen controleren
2 personen
80
Geleende spullen retourneren
2 personen
81
Huurmaterialen retourneren
2 personen
82
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Bar
Stoelenaantal 72
Garderoberekkenaantal 2
Hoge statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 72
Diepe bordenaantal 72
Dessertbordenaantal 72
Koffiekopjesaantal 72
Koffielepelsaantal 72
Dinerbesteksetsaantal 72
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 80
Karaffenaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Broodmandenaantal 8
Bestekbakkenaantal 6

Decoratie

Tafellakensaantal 8
Servettenaantal 80
Naamkaartjesaantal 72
Menukaartenaantal 72
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 9
Theelichthoudersaantal 40
LED-kaarsenaantal 40
Entreebord
Garderobenummersaantal 80

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJsblokjesbakkenaantal 4
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Pannenaantal 6
Ovenschalenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Pollepelsaantal 6
Keukenweegschalenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakemmersaantal 3

Verlichting

Sfeerverlichtingaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en allergieën uiterlijk vóór het definitieve aantal te verzamelen. Houd daarna één overzicht bij waarin per gast zowel de aanmelding als eventuele beperkingen staan.
Maak de tafelschikking pas nadat het definitieve aantal bekend is. Controleer vervolgens per tafel het aantal stoelen, dinerborden, glazen, besteksets en naamkaartjes; zo ontdek je tekorten vóór de opbouw.
Plan leveringen en het ophalen van verse producten op verschillende momenten. Bevestig leveranciers opnieuw en controleer bij ontvangst direct de aantallen, vooral van servies, glazen, tafellinnen en wijn.
Koel dranken ruim vóór de ontvangst van de gasten. Controleer wijnflessen en zet water in karaffen klaar, zodat je tijdens het diner niet tegelijk glazen hoeft te zoeken en flessen moet openen.
Leg een geprint draaiboek op een vaste plek en werk de opbouw in volgorde af: tafels en stoelen, tafellinnen, borden en bestek, glazen en ten slotte menukaarten, naamkaartjes en decoratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een galadiner organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst en uitnodigingen. Leg uiterlijk 2 weken voor het diner het menu, het wijnarrangement en de tafelschikking vast; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en inkopen.
Wanneer moet je het definitieve aantal gasten voor een galadiner bepalen?: Bepaal het definitieve aantal ongeveer 10 tot 14 dagen voor het diner. Geef dit aantal daarna door voor eten, stoelen, servies, glazen en tafelschikking, en reserveer een kleine marge voor praktische benodigdheden.
Hoeveel glazen heb je nodig per gast bij een galadiner?: Reken per gast op minimaal één waterglas en één wijnglas, plus extra champagneglazen als je champagne serveert. Voor een diner met meerdere wijnen is een reserve van ongeveer 10 procent verstandig, zodat je niet tussendoor hoeft af te wassen.
Wanneer zet je de tafels klaar voor een galadiner?: Zet tafels en stoelen bij voorkeur de dag ervoor of minimaal 4 uur voor aanvang. Leg borden, bestek en glazen daarna klaar; verse producten, gekoelde dranken en kwetsbare bloemstukken voeg je pas zo laat mogelijk toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.