Organiser un dîner de gala sans rien laisser au hasard

Un dîner de gala se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et leurs contraintes, puis le menu, le service et la salle. Le nombre définitif conditionne les achats, les tables, la vaisselle et le plan de table. Prévoyez aussi un déroulé imprimé pour que chaque personne sache quoi faire le jour venu. Cette méthode vous aide surtout à éviter les oublis de dernière minute, notamment les allergies, les verres et les produits frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Enregistrer les allergies
6
Déterminer le nombre définitif
7
Composer le menu
2 personnes
8
Définir l’accord mets-vins
2 personnes
9
Établir le plan de table
10
Créer des badges nominatifs
11
Imprimer le déroulé
12
Confirmer les livraisons
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
2 personnes
15
Récupérer les produits frais
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Vérifier les bouteilles de vin
18
Vérifier la vaisselle
2 personnes
19
Vérifier les verres
2 personnes
20
Installer les tables
4 personnes
21
Installer les chaises
3 personnes
22
Installer le linge de table
3 personnes
23
Mettre les assiettes en place
2 personnes
24
Préparer les couverts
2 personnes
25
Préparer les verres
2 personnes
26
Placer les badges nominatifs
2 personnes
27
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
28
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
29
Placer les bougies
2 personnes
30
Décorer l’entrée
2 personnes
31
Installer le buffet
3 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Préparer la boisson de bienvenue
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Mettre les amuse-bouches en place
3 personnes
36
Installer les postes de travail de la cuisine
2 personnes
37
Marquer les repas diététiques
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Préparer la musique
40
Vérifier l'éclairage
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Faire le briefing du personnel

Événement

43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
45
Prendre les vestes
2 personnes
46
Servir les amuse-bouches
3 personnes
47
Accompagner les invités à table
2 personnes
48
Servir l’entrée
4 personnes
49
Servir le vin avec l’entrée
2 personnes
50
Dégager les tables
4 personnes
51
Servir le plat intermédiaire
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir le plat principal
5 personnes
54
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
55
Servir le vin avec le plat principal
2 personnes
56
Dégager les tables au fil de l’événement
4 personnes
57
Servir le dessert
4 personnes
58
Servir le café et le thé
3 personnes
59
Servir le vin de dessert
2 personnes
60
Présenter le plateau de fromages
2 personnes
61
Continuer à servir au bar
2 personnes
62
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
63
Évacuer la vaisselle utilisée
3 personnes
64
Raccompagner les invités
2 personnes
65
Distribuer le vestiaire
2 personnes

Suivi

66
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Démonter les tables
4 personnes
69
Ranger les chaises
3 personnes
70
Faire la vaisselle
4 personnes
71
Laver les verres
3 personnes
72
Rassembler le linge de table
2 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Démonter la décoration
2 personnes
77
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
78
Trier le stock
2 personnes
79
Vérifier le matériel
2 personnes
80
Rendre les articles empruntés
2 personnes
81
Retourner les matériels de location
2 personnes
82
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rondesqté 8
Tables de buffetqté 3
Bar
Chaisesqté 72
Portantsqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 72
Assiettes creusesqté 72
Assiettes à dessertqté 72
Tasses à caféqté 72
Cuillères à caféqté 72
Sets de couverts pour le dînerqté 72
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 80
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 12
Corbeilles à painqté 8
Paniers à couvertsqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Serviettesqté 80
Badges nominatifsqté 72
Cartes de menuqté 72
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 9
Porte-bougies chauffe-platqté 40
Bougies LEDqté 40
Panneau d’entrée
Numéros de vestiaireqté 80

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Casserolesqté 6
Plats à gratinqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Louchesqté 6
Balances de cuisineqté 2
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de serpillièreqté 2
Aspirateur
Seaux de nettoyageqté 3

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre définitif d’invités au moins 7 jours avant le dîner. Demandez avant cela les allergies, les besoins alimentaires et les confirmations d’inscription : une réponse tardive peut modifier le menu et le plan de table.
Composez le menu avant de choisir l’accord mets-vins. Comptez un verre d’eau et un verre à vin par convive, puis vérifiez séparément les verres à champagne si une coupe est prévue à l’accueil.
Préparez le plan de table après la clôture des inscriptions, puis créez les badges nominatifs et les cartes de menu. Imprimez le déroulé en plusieurs exemplaires afin que l’accueil, le service et la coordination disposent chacun d’une copie.
Confirmez toutes les livraisons 48 heures avant l’événement. Les produits frais se récupèrent le plus près possible du service, tandis que les boissons doivent être mises au frais suffisamment tôt pour atteindre la bonne température.
Installez les tables, les chaises et le linge de table avant de placer les assiettes et les couverts. Faites un contrôle final de la vaisselle, des verres, des carafes et des plateaux de service au moins 2 heures avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand arrêter la liste des invités pour un dîner de gala ?: Arrêtez le nombre définitif au moins 7 jours avant le dîner. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster le menu, les achats, la vaisselle et le plan de table.
Quand demander les allergies et régimes alimentaires ?: Demandez-les dès l’envoi des invitations et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant l’événement. Vérifiez la liste finale avec le traiteur ou l’équipe en charge du repas.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tables, les chaises, les nappes, la vaisselle et les verres. Gardez ensuite 30 minutes pour contrôler chaque table et corriger le plan de table.
Quand confirmer les livraisons et récupérer les produits frais ?: Confirmez les livraisons 48 heures avant le gala. Récupérez les produits frais le jour même ou au plus tard la veille, selon leur conservation, puis contrôlez les quantités avant le début de l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.