Ein Galadinner Schritt für Schritt organisieren

Ein Galadinner gelingt, wenn du die Planung in der richtigen Reihenfolge angehst: zuerst Gästezahl und Ernährungswünsche, danach Menü, Wein und Tischordnung. Lege die endgültige Personenzahl nicht zu früh fest, aber spätestens vor Einkauf und Lieferbestätigung. Am Veranstaltungstag zählen klare Zeitfenster für Aufbau, Kühlung und Kontrolle von Geschirr und Gläsern. Plane außerdem Dinge ein, die oft erst kurz vor Beginn auffallen: fehlende Weingläser, ungeprüfte Lieferungen oder Namensschilder am falschen Platz.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Gästeliste zusammenstellen
2
Einladungen verschicken
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Allergien erfassen
6
Endgültige Anzahl festlegen
7
Menü zusammenstellen
2 Personen
8
Weinauswahl festlegen
2 Personen
9
Tischordnung erstellen
10
Namensschilder erstellen
11
Ablaufplan ausdrucken
12
Lieferungen bestätigen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Frische Produkte abholen
2 Personen
16
Getränke kühlen
2 Personen
17
Weinflaschen prüfen
18
Geschirr prüfen
2 Personen
19
Gläser überprüfen
2 Personen
20
Tische aufstellen
4 Personen
21
Stühle aufstellen
3 Personen
22
Tischwäsche anbringen
3 Personen
23
Teller bereitstellen
2 Personen
24
Besteck auslegen
2 Personen
25
Gläser bereitstellen
2 Personen
26
Namensschilder platzieren
2 Personen
27
Menükarten aufstellen
2 Personen
28
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
29
Kerzen aufstellen
2 Personen
30
Eingang dekorieren
2 Personen
31
Buffet aufbauen
3 Personen
32
Bar einrichten
3 Personen
33
Willkommensgetränk bereitstellen
2 Personen
34
Snacks vorbereiten
3 Personen
35
Amuse-Bouches bereitstellen
3 Personen
36
Küchenarbeitsplätze einrichten
2 Personen
37
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
39
Musik bereitlegen
40
Licht prüfen
2 Personen
41
Garderobe einrichten
2 Personen
42
Mitarbeiterbriefing geben

Event

43
Gäste empfangen
3 Personen
44
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
45
Jacken entgegennehmen
2 Personen
46
Amuse-Bouches servieren
3 Personen
47
Gäste zum Tisch begleiten
2 Personen
48
Vorspeise servieren
4 Personen
49
Wein zum Vorspeisengang einschenken
2 Personen
50
Tische abräumen
4 Personen
51
Zwischengang servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Hauptgang servieren
5 Personen
54
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
55
Wein zum Hauptgang ausschenken
2 Personen
56
Tische zwischendurch abräumen
4 Personen
57
Dessert servieren
4 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
59
Dessertwein servieren
2 Personen
60
Käseplatte präsentieren
2 Personen
61
Bar weiter bedienen
2 Personen
62
Buffet nachfüllen
2 Personen
63
Benutztes Geschirr abtransportieren
3 Personen
64
Gäste verabschieden
2 Personen
65
Garderobe ausgeben
2 Personen

Nachbereitung

66
Reste sicher kühlen
2 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Tische abbauen
4 Personen
69
Stühle aufräumen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
4 Personen
71
Gläser spülen
3 Personen
72
Tischwäsche einsammeln
2 Personen
73
Küche reinigen
3 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Toiletten reinigen
2 Personen
76
Dekoration abbauen
2 Personen
77
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
78
Vorräte sortieren
2 Personen
79
Materialien prüfen
2 Personen
80
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
81
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
82
Müll entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Runde TischeAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
Bar
StühleAnz. 72
GarderobenständerAnz. 2
Hohe StehtischeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 72
Tiefe TellerAnz. 72
DesserttellerAnz. 72
KaffeetassenAnz. 72
KaffeelöffelAnz. 72
Abendbesteck-SetsAnz. 72
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 80
KaraffenAnz. 12
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
BrotkörbeAnz. 8
BesteckkörbeAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenAnz. 80
NamensschilderAnz. 72
SpeisekartenAnz. 72
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 9
TeelichthalterAnz. 40
LED-KerzenAnz. 40
Eingangsschild
GarderobennummernAnz. 80

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionsplattenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
EiswürfelbehälterAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
PfannenAnz. 6
AuflaufformenAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
KellenAnz. 6
KüchenwaagenAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischsetsAnz. 2
Staubsauger
PutzeimerAnz. 3

Beleuchtung

StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen, Allergien und Ernährungswünsche gesammelt auswerten kannst. Setze eine feste Rückmeldefrist und bestätige die endgültige Gästezahl anschließend schriftlich.
Plane Menü und Weinauswahl gemeinsam. Prüfe für jeden Gang, ob Teller, Besteck, Gläser und Serviergeschirr vorhanden sind, statt diese Ausstattung erst beim Eindecken zu zählen.
Erstelle die Tischordnung, Namensschilder und Speisekarten spätestens am Vortag. So kannst du Änderungen an der Gästezahl noch einarbeiten, ohne während des Aufbaus improvisieren zu müssen.
Bestätige Lieferungen und Abholungen einige Tage vorher und kontrolliere alles bei der Ankunft. Frische Produkte gehören in ein eigenes Zeitfenster; Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Empfang gekühlt werden.
Beginne den Aufbau mit Tischen, Stühlen und Tischwäsche und decke danach Teller, Besteck und Gläser ein. Halte einen ausgedruckten Ablaufplan bereit, damit Service, Küche und Getränkestation dieselben Uhrzeiten verwenden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Galadinner planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und Veranstaltungsort. Menü, Weinauswahl und Tischordnung sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin stehen.
Wann muss die endgültige Gästezahl für ein Galadinner feststehen?: Lege sie spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Dinner fest, damit Menü, Einkauf, Sitzplätze und Mietmaterial angepasst werden können. Danach solltest du nur noch notwendige Änderungen einplanen.
Wie viele Gläser braucht man pro Person bei einem Galadinner?: Rechne mindestens mit einem Wasserglas und einem Weinglas pro Person sowie zusätzlichen Gläsern für Champagner oder einen Empfang. Bei mehreren Weinproben sind 2 Weingläser pro Person praktischer.
Was prüft man am Tag vor dem Galadinner?: Kontrolliere am Vortag Lieferungen, Geschirr, Besteck, Gläser, Namensschilder und den Ablaufplan. Getränke kannst du dann bereits kalt stellen; frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab.

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