Eine Foto-Rallye Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Foto-Rallye entscheidet nicht nur die Route über den Ablauf, sondern vor allem eine klare Vorbereitung. Lege zuerst Start, Ziel und Streckenverlauf fest, teste die Strecke selbst und formuliere danach die Fotoaufgaben. Anschließend teilst du die Teilnehmenden in Teams ein, bereitest Nummern und Punktkarten vor und richtest Start- und Zielbereich ein. Plane außerdem Zeit für Wettercheck, Technik und die Auswertung ein – diese Punkte werden am Veranstaltungstag oft zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Route festlegen
2 Personen
- 2
Startort reservieren
- 3
Route vorab ablaufen
2 Personen
- 4
Fotospots auswählen
2 Personen
- 5
Fotoaufgaben schreiben
2 Personen
- 6
Spielregeln festlegen
- 7
Teamzusammensetzung festlegen
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Wettervorhersage prüfen
- 12
Teilnehmerliste ausdrucken
- 13
Aufträge ausdrucken
- 14
Punktkarten drucken
- 15
Teams und Nummern vorbereiten
2 Personen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Routenpfeile und Stationen erstellen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 20
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 21
Start- und Zielbereich aufbauen
4 Personen
- 22
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 23
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 24
Briefing für Begleitpersonen geben
2 Personen
Event
- 25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 26
Teams registrieren
2 Personen
- 27
Spielregeln erklären
2 Personen
- 28
Fotoaufträge verteilen
2 Personen
- 29
Teams losfahren lassen
2 Personen
- 30
Routeposten besetzen
3 Personen
- 31
Sicherheit entlang der Strecke kontrollieren
2 Personen
- 32
Zwischenfragen beantworten
- 33
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Fotos und Punktkarten einsammeln
2 Personen
- 36
Punkte kontrollieren
2 Personen
- 37
Gewinner bekanntgeben
- 38
Preisverleihung durchführen
2 Personen
- 39
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Wegweiser entfernen
2 Personen
- 41
Gelände abbauen
4 Personen
- 42
Abfall sammeln
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Gelände reinigen
3 Personen
- 45
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 46
Scoring-Material archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 20
- StehtischeAnz. 4
Spielmaterial
- Wasserdichte Hüllen für RoutenpostenAnz. 12
- RoutenpostenschilderAnz. 12
- KegelAnz. 20
- TeamwestenAnz. 12
- PreiseAnz. 3
Ausstattung
- Tablet für die Auswertung
- PowerbanksAnz. 8
- LadekabelAnz. 8
- Tragbare HandyladegeräteAnz. 4
- Bluetooth-Lautsprecher
- VerlängerungskabelAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 4
- LED-LampenAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 50
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- Mehrweg-TellerAnz. 60
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 40
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- KühlelementeAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Sicherheit
- TaschenlampenAnz. 6
- Reflektierende ArmbänderAnz. 20
- Erste-Hilfe-Set
Papierwaren
- KlemmbretterAnz. 12
- StifteAnz. 24
- StifteAnz. 40
- KlebebandrollenAnz. 6
- SchereAnz. 4
- SeilrollenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Laufe die komplette Route mindestens eine Woche vorher ab. Prüfe dabei Gehzeit, Fotospots, mögliche Umleitungen und ob Schilder oder Stationsmaterial wasserdicht befestigt werden können.
- Plane pro Fotostation mindestens 5 bis 10 Minuten ein und begrenze die Zahl der Aufgaben pro Team. Zu viele Motive machen die Rallye langsam und erschweren die spätere Punktevergabe.
- Drucke Teilnehmerliste, Aufträge und Punktkarten spätestens am Vortag aus. Bereite zusätzlich Teamnummern und Westen getrennt vor, damit die Anmeldung nicht durch Sortierarbeit ins Stocken gerät.
- Teste Tablet, Ladekabel und Powerbanks am Vorabend vollständig. Für eine digitale Auswertung solltest du mindestens eine Ersatzlösung bereithalten, falls Akku, Verbindung oder Gerät ausfällt.
- Richte den Startbereich mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der ersten Personen ein. Stelle Registrierung, Wegweiser, Getränke und Briefing-Unterlagen bereit und prüfe die Wettervorhersage erneut.
Häufige Fragen
- Wie lange dauert eine Foto-Rallye?
- Für eine Route mit mehreren Fotospots solltest du meist 2 bis 3 Stunden einplanen, einschließlich Startbriefing und Rückkehr. Rechne zusätzlich etwa 30 bis 45 Minuten für die Auswertung und Preisvergabe ein.
- Wie viele Personen sollten in einem Team sein?
- Vier bis sechs Personen pro Team funktionieren bei einer Foto-Rallye meist gut. Bei größeren Teams warten einzelne Personen oft nur ab, während Teams mit weniger als drei Personen Aufgaben und Navigation schwerer parallel bewältigen.
- Wann sollte man die Route für eine Foto-Rallye testen?
- Laufe die Strecke mindestens eine Woche vor dem Termin vollständig ab. Einen zweiten kurzen Check solltest du am Vortag machen, besonders wenn draußen Stationen, Pfeile oder Schilder angebracht werden.
- Wie viele Fotoaufgaben braucht eine Foto-Rallye?
- Plane für eine Rallye von etwa zwei Stunden ungefähr 8 bis 12 Aufgaben oder Fotospots ein. Gib pro Aufgabe eine klare Vorgabe und eine feste Punktezahl, damit die Auswertung nicht länger dauert als das Spiel.
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