Organiser un festival de food trucks, étape par étape

Un festival de food trucks se prépare d’abord comme un projet de site, pas comme un simple repas. Commencez par fixer la date, le lieu et la capacité d’accueil, puis vérifiez les autorisations et les besoins en énergie avant de confirmer les trucks. Ensuite, construisez le plan alimentaire, le programme et le parcours des visiteurs. Les dernières semaines servent surtout à traiter les inscriptions, répartir les bénévoles, confirmer les fournisseurs et vérifier le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
2 personnes
3
Sélectionner les food trucks
2 personnes
4
Fixer les accords avec le food truck
2 personnes
5
Recenser les besoins en énergie
2 personnes
6
Créer le plan
2 personnes
7
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
8
Établir le programme
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier l’événement en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Informer les fournisseurs
2 personnes
14
Faire les réservations
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les tâches
2 personnes
17
Finaliser le déroulé
2 personnes
18
Vérifier les prévisions météo
19
Confirmer les food trucks
2 personnes
20
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
21
Partager le plan alimentaire
22
Faire les courses
3 personnes
23
Vérifier le matériel
3 personnes
24
Trier les matériaux
3 personnes

Événement

25
Accueillir les food trucks
3 personnes
26
Inspecter le site
2 personnes
27
Installer les barrières
3 personnes
28
Délimiter les emplacements des food trucks
3 personnes
29
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
30
Monter les tentes
5 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer les tables de buffet
2 personnes
33
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
34
Installer les éclairages
3 personnes
35
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
36
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
37
Installer les panneaux du menu
3 personnes
38
Remplir les glacières
2 personnes
39
Aménager le coin café
2 personnes
40
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
41
Nettoyer les espaces de restauration
2 personnes
42
Faire tourner les food trucks à vide
3 personnes
43
Vérifier les informations sur les allergènes
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
3 personnes
45
Vérifier les inscriptions
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Fournir les informations
2 personnes
48
Maintenir les espaces de restauration propres
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Vérifier les stocks
2 personnes
55
Répondre aux questions des food trucks
2 personnes
56
Allumer l’éclairage
57
Annoncer le dernier tour de commande
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Faire partir les foodtrucks
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes
5 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le site
5 personnes
65
Faire sécher le matériel
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Vider les glacières
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Rassembler les objets perdus
72
Libérer le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 12
Tables de pique-niqueqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 6
Tables d’accueilqté 2
Couverturesqté 12

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes à batterieqté 12
Enceintes mobilesqté 2
Microphone
Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Carafesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 2
Bacs de stockageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Porte-serviettesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Supports pour panneaux de menuqté 10
Panneaux en ardoiseqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses
Plateaux de serviceqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Mugs isothermesqté 80
Bacs de stockageqté 20
Cartes allergènesqté 20
Étiquettes de prixqté 40
Housses pour panneaux de menuqté 12
Bacs à serviettesqté 12

Aménagement

Barrières de fouleqté 20
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Passages de câblesqté 8
Ancrages au solqté 24
Piquetsqté 40
Sangles d'arrimageqté 12
Cordeqté 4
Caisses de rangementqté 20
Chariots à mainqté 3
Porte-parapluiesqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Braceletsqté 600
Autocollants visiteursqté 600
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 10
Caisses pour espècesqté 4
Caisses à monnaieqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Porte-clésqté 8

Sécurité

Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Lunettes de sécuritéqté 6
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Panneaux d'avertissementqté 8

Outils

Marteauqté 4
Tournevisqté 4
Clés à moletteqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 2

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant de signer avec les food trucks. Vérifiez notamment les accès, les horaires d’installation, l’électricité disponible et les règles de sécurité au moins 6 à 8 semaines avant l’événement.
Choisissez les food trucks en fonction du nombre de visiteurs et de la diversité des repas. Prévoyez plusieurs options salées, une offre sucrée et des réponses claires aux besoins alimentaires, puis confirmez les accords par écrit.
Dessinez le plan avant d’envoyer les invitations : placez les stands, les tables, les tentes, les files d’attente et les zones assises. Gardez des passages libres pour les visiteurs et un accès pratique pour l’arrivée des camions.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fil de l’eau, au lieu d’attendre la dernière semaine. Envoyez ensuite un plan alimentaire et les informations pratiques aux visiteurs au moins 3 jours avant le festival.
Faites une répétition logistique la veille ou le matin même : testez les rallonges, multiprises, terminaux de paiement, enceintes et lampes. Accueillez chaque food truck avec un emplacement attribué et une heure d’arrivée précise.

Questions fréquentes

Combien de food trucks faut-il pour un festival ?: Prévoyez environ 1 food truck pour 75 à 100 visiteurs selon la complexité des plats et la durée du service. Pour 300 personnes, comptez généralement 3 à 4 trucks, avec une offre suffisamment variée.
Quand réserver les food trucks pour un festival ?: Contactez-les au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue, surtout si le festival a lieu un week-end. Confirmez ensuite les horaires, le menu, les besoins électriques et les conditions d’annulation par écrit.
Combien de temps faut-il pour organiser un festival de food trucks ?: Prévoyez 3 à 4 mois pour un événement de taille moyenne. Les autorisations, les contrats avec les trucks et la disponibilité du lieu doivent être réglés dans les 6 à 8 premières semaines.
Comment gérer l’électricité pendant un festival de food trucks ?: Demandez à chaque truck sa puissance nécessaire avant de finaliser le plan, puis additionnez les besoins. Faites tester les rallonges, multiprises et enrouleurs avant l’ouverture et gardez des batteries externes pour les terminaux de paiement.

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