Zo organiseer je een foodmarkt

Een foodmarkt organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij het vastleggen van datum, openingstijden en terreinindeling. Daarna leg je foodtrucks en kraamhouders vast en vraag je per stand menu’s, allergenen, voorraad en stroombehoefte op. Pas als de praktische afspraken kloppen, regel je tenten, marktkramen, tafels, koeling en communicatie. Op de dag zelf draait veel om een duidelijke kabelroute, voldoende koeling, herkenbare informatie en een goede verdeling van vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Foodtrucks en kraamhouders benaderen
2 personen
4
Deelnemende foodstands vastleggen
2 personen
5
Stroombehoefte per stand inventariseren
6
Menu's en allergenen opvragen
2 personen
7
Leveranciersafspraken bevestigen
2 personen
8
Reservering van tafels maken
9
Reservering van tenten maken
10
Reservering van koelapparatuur maken
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Evenement online publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Bezoekersinformatie versturen
16
Plattegrond voor stands maken
2 personen
17
Bordjes en menukaarten ontwerpen
2 personen
18
Allergeneninformatie controleren
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Stroompunten en kabelroute vastleggen
2 personen
21
Afvalscheiding bepalen
22
Betaalmiddelen voor stands controleren
2 personen
23
Voorraadlijsten per stand ontvangen
2 personen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Servies en materialen controleren
2 personen
29
Menukaarten en bewegwijzering printen
2 personen
30
Noodcontacten en telefoonnummers klaarleggen
31
Terrein controleren
2 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Marktkramen plaatsen
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Koelers en koelkasten plaatsen
3 personen
36
Stroom aansluiten
2 personen
37
Verlichting ophangen
3 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Handwaspunten inrichten
2 personen
40
Foodstands bevoorraden
6 personen
41
Hapjes en ingrediënten voorbereiden
6 personen
42
Drankenbuffet inrichten
2 personen
43
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
44
Menukaarten ophangen
2 personen
45
Proefronde langs foodstands doen
3 personen
46
Kassa- en betaalpunten testen
2 personen
47
Terrein en toiletten nalopen
2 personen

Event

48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Programma en route uitleggen
2 personen
50
Foodstands openen
8 personen
51
Gerechten bereiden
10 personen
52
Gerechten serveren
10 personen
53
Dieetmaaltijden apart uitserveren
3 personen
54
Dranken uitgeven
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Servies en bestek aanvullen
2 personen
57
Tafels en zitplekken bijhouden
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Voorraad halverwege aanvullen
4 personen
61
Koffie en thee bijvullen
2 personen
62
Foodstands tijdig sluiten
4 personen
63
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

64
Resterend eten veilig verpakken
4 personen
65
Keukenapparatuur uitschakelen
3 personen
66
Servies verzamelen
3 personen
67
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
68
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
69
Tenten afbreken
4 personen
70
Materialen schoonmaken
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Toiletten schoonmaken
2 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Koelers legen en reinigen
2 personen
75
Voorraad tellen
2 personen
76
Geleende materialen verzamelen
2 personen
77
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
78
Restvoorraad correct opslaan
2 personen
79
Decoratie verwijderen
2 personen
80
Borg en sleutels afhandelen
81
Facturen van stands verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 8
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 8
Krukkenaantal 20
Tafelkleedjesaantal 12
Kraamzeilenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 120
Koffielepeltjesaantal 60
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Keuken

Snijplankenaantal 12
Koksmesaantal 12
Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 8
Tangenaantal 16
Opscheplepelsaantal 16
Aluminium bakkenaantal 30
Vershoudbakkenaantal 30
Handwasdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJsblokemmersaantal 6
Flessenopenersaantal 8
Keukenweegschalenaantal 4

Apparatuur

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Inductieplatenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

Lichtslangenaantal 8
Ledlampenaantal 16
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Borden voor standsaantal 8
Menukaarthoudersaantal 16
Wegwijzerbordenaantal 10
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 8
Sponzenaantal 20
Afwasborstelsaantal 8
Microvezeldoekenaantal 30
Dweilenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Vraag elke foodstand vooraf om het menu, allergeneninformatie, voorraadlijst en benodigde apparatuur. Zet die gegevens uiterlijk één week voor de foodmarkt naast elkaar, zodat ontbrekende informatie nog kan worden aangevuld.
Maak de plattegrond voordat je tenten, marktkramen en stroom aansluit. Houd per stand rekening met de kabelroute, koelkasten of koelboxen en voldoende ruimte voor wachtende bezoekers.
Plan de koeling op basis van de voorraad per stand, niet op gevoel. Controleer minstens 24 uur vooraf of gereserveerde koelkasten, koelboxen, warmhoudbakken en inductieplaten daadwerkelijk beschikbaar zijn.
Werk allergeneninformatie twee keer na: eerst bij ontvangst van de menu’s en opnieuw bij het ontwerpen van bordjes en menukaarten. Zo voorkom je dat een gewijzigde bereiding of ontbrekend ingrediënt pas tijdens de foodmarkt opvalt.
Stuur bezoekersinformatie enkele dagen vooraf met openingstijden, plattegrond, betaalinformatie en dieetmogelijkheden. Deel vrijwilligers in per tijdsblok en geef iedereen vóór opening een korte briefing over afvalscheiding, stroom en vragen van bezoekers.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, openingstijden en foodstands. Reserveer tenten, kramen, tafels en koelapparatuur zodra het aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de foodmarkt.
Hoeveel foodstands heb je nodig voor een foodmarkt?: Dat hangt af van het verwachte bezoekersaantal en de openingstijd, maar leg eerst minimaal 4 tot 6 verschillende eetconcepten vast voor een gevarieerd aanbod. Vraag van elke stand uiterlijk 2 weken vooraf menu, allergenen en voorraadgegevens op.
Wanneer regel je stroom en koeling voor een foodmarkt?: Inventariseer de stroombehoefte per stand zodra de deelnemers zijn bevestigd en leg de aansluitpunten uiterlijk 2 weken vooraf vast. Controleer de koeling en warmhoudapparatuur 24 uur voor opening, inclusief kabels en verlengpunten.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een foodmarkt?: Stuur de eerste informatie 5 tot 7 dagen vooraf met openingstijden, locatie, plattegrond en betaalmogelijkheden. Verwerk dieetwensen en eventuele wijzigingen uiterlijk 2 dagen voor de foodmarkt in de definitieve informatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.