Cómo organizar un mercado gastronómico paso a paso

Un mercado gastronómico se organiza empezando por los puestos, no por la decoración. Primero fija fecha, horario y distribución; después confirma expositores, necesidades eléctricas, menús, alérgenos y medios de pago. Con esa información puedes diseñar el plano, reservar carpas, mesas y refrigeración, y calcular vajilla, residuos y personal. El último tramo consiste en comunicar instrucciones claras a visitantes y participantes, comprobar compras e inventarios y dejar resueltos los cables, el frío y la limpieza antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
3
Contactar con foodtrucks y expositores
2 personas
4
Registrar los puestos de comida participantes
2 personas
5
Inventariar las necesidades de electricidad por puesto
6
Solicitar los menús y los alérgenos
2 personas
7
Confirmar acuerdos con proveedores
2 personas
8
Hacer reserva de mesas
9
Hacer la reserva de tiendas
10
Hacer reserva de equipos de refrigeración
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar el evento en línea
13
Gestionar inscripciones
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Enviar información a los visitantes
16
Crear el plano para los stands
2 personas
17
Diseñar platos y cartas
2 personas
18
Comprobar la información sobre alérgenos
2 personas
19
Asignar voluntarios
2 personas
20
Fijar los puntos de corriente y la ruta de cables
2 personas
21
Definir la separación de residuos
22
Comprobar los medios de pago de los stands
2 personas
23
Recibir las listas de inventario por stand
2 personas
24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
25
Hacer la compra
3 personas
26
Clasificar existencias no perecederas
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Comprobar la vajilla y los materiales
2 personas
29
Imprimir menús y señalización
2 personas
30
Dejar listos los contactos y números de emergencia
31
Inspeccionar el recinto
2 personas
32
Montar tiendas
4 personas
33
Colocar los puestos del mercado
4 personas
34
Colocar mesas y sillas
4 personas
35
Colocar neveras y refrigeradores
3 personas
36
Conectar la corriente
2 personas
37
Colgar la iluminación
3 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Montar los puntos de lavado de manos
2 personas
40
Abastecer los puestos de comida
6 personas
41
Preparar aperitivos e ingredientes
6 personas
42
Montar el buffet de bebidas
2 personas
43
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
44
Colgar las cartas del menú
2 personas
45
Hacer una ronda de prueba por los puestos de comida
3 personas
46
Probar las cajas y los puntos de pago
2 personas
47
Revisar el recinto y los aseos
2 personas

Evento

48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Explicar el programa y la ruta
2 personas
50
Abrir los puestos de comida
8 personas
51
Preparar platos
10 personas
52
Servir los platos
10 personas
53
Servir por separado las comidas de dieta
3 personas
54
Repartir bebidas
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
57
Mantener las mesas y los asientos en orden
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Reponer existencias a mitad del evento
4 personas
61
Reponer café y té
2 personas
62
Cerrar los puestos de comida a tiempo
4 personas
63
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

64
Empaquetar de forma segura la comida sobrante
4 personas
65
Apagar el equipo de cocina
3 personas
66
Recoger la vajilla
3 personas
67
Retirar los residuos por separado
3 personas
68
Desmontar mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las tiendas
4 personas
70
Limpiar los materiales
4 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Limpiar los baños
2 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Vaciar y limpiar los refrigeradores
2 personas
75
Contar el inventario
2 personas
76
Recoger el material prestado
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Guardar correctamente el stock restante
2 personas
79
Retirar la decoración
2 personas
80
Gestionar la fianza y las llaves
81
Recopilar facturas de los stands

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 8
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Taburetescant. 20
Manteles individualescant. 12
Lonas para standcant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 60
Cuchilloscant. 150
Tenedorescant. 150
Cucharascant. 120
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 20

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillo de chefcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 8
Pinzascant. 16
Cucharonescant. 16
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Cubos para hielocant. 6
Abrebotellascant. 8
Básculas de cocinacant. 4

Equipo

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Placas de induccióncant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Iluminación

Cables de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles para los standscant. 8
Portamenúscant. 16
Señales de orientacióncant. 10
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 8
Esponjascant. 20
Cepillos para fregarcant. 8
Paños de microfibracant. 30
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 4

Compras

Compras

Consejos

Cierra la participación de foodtrucks y expositores al menos 4 semanas antes. Pide por escrito el menú, los alérgenos, el inventario y la potencia eléctrica necesaria para cada puesto.
Diseña el plano cuando conozcas las necesidades de cada expositor. Separa los puestos de comida de las zonas de mesas y deja una ruta de cables sin cruces en las áreas de paso.
Reserva con tiempo las carpas, puestos, mesas, sillas y equipos de refrigeración. Para un mercado de varias horas, calcula el espacio de frío por puesto y confirma quién lo conecta y quién lo repone.
No dejes la información de alérgenos para el día del evento. Recoge los menús antes de publicarlos, comprueba que la cartelería coincide con lo servido y prepara una respuesta clara para las preferencias dietéticas registradas.
Haz una prueba operativa entre 24 y 48 horas antes: revisa pagos, corriente, refrigeración, vajilla reutilizable, separación de residuos y asignación de voluntarios. El inventario de cada puesto debe estar recibido y contrastado antes de hacer la compra final.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado gastronómico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las instalaciones y contacta con expositores al principio; deja cerrados menús, alérgenos, electricidad, compras y voluntarios como máximo 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de comida?: Confírmalos al menos 4 semanas antes del mercado. Necesitas ese margen para registrar participantes, crear el plano, calcular enchufes y refrigeración y publicar una oferta gastronómica que no cambie a última hora.
¿Cómo calcular la electricidad de los foodtrucks y puestos?: Pide a cada expositor su potencia máxima y la lista de equipos, como placas de inducción, neveras o equipos de mantenimiento en caliente, entre 3 y 4 semanas antes. Agrupa los puntos de corriente en el plano y comprueba la ruta de cables 24 horas antes de abrir.
¿Cuándo revisar los alérgenos de un mercado gastronómico?: Solicita menús y alérgenos al confirmar cada puesto y haz una revisión final 7 días antes. Si un plato cambia, actualiza la información antes de enviarla a los visitantes y vuelve a comprobarla durante el montaje.

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