Zo organiseer je een foodfestival zonder last-minute chaos

Een foodfestival organiseren begint niet met boodschappen doen, maar met capaciteit, indeling en afspraken. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en foodstands vast. Daarna werk je de bezoekersstroom uit: waar staan de kramen, waar kunnen mensen zitten, hoe regel je stroom, koeling, betalingen en afval? Verzamel dieetwensen en allergenen ruim vooraf en controleer vlak voor de start het weer, de koelproducten en de voorraad. Met deze volgorde voorkom je dat leveranciers, materialen of informatie op de dag zelf ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Vergunningen controleren
3
Leveranciers selecteren
2 personen
4
Foodstands bevestigen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekersinformatie versturen
10
Menu's en allergenen opvragen
2 personen
11
Plattegrond van stands maken
2 personen
12
Stroompunten vastleggen
13
Afvalpunten plannen
14
Betaalwijze bepalen
2 personen
15
Menuborden ontwerpen
16
Plattegrond afdrukken
17
Voorraadlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen bestellen
2 personen
19
Koeltransport bevestigen
20
Weersverwachting controleren
21
Foodstands informeren
2 personen
22
Materialen verzamelen
3 personen
23
Boodschappen ophalen
2 personen
24
Koelproducten controleren
2 personen
25
Groenten en fruit wassen
3 personen
26
Sausen en dressings maken
3 personen
27
Ingrediënten portioneren
3 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Kassa's en betaalapparaten opladen
2 personen
30
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
31
Terrein inspecteren
2 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Foodstands plaatsen
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Stroom en verlichting aansluiten
3 personen
36
Koelingen inrichten
3 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
38
Ingrediënten klaarzetten
5 personen
39
Menuborden ophangen
2 personen
40
Afvalbakken plaatsen
2 personen
41
Handwaspunten inrichten
2 personen
42
Allergeneninformatie ophangen
2 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Werkbladen desinfecteren
3 personen
45
Voorraad per stand controleren
3 personen
46
Medewerkers instrueren
2 personen
47
Betaalpunten testen
2 personen

Event

48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Gerechten bereiden
8 personen
50
Gerechten uitserveren
8 personen
51
Dranken schenken
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Servies en bestek aanvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Tafels schoonhouden
2 personen
57
Toiletartikelen aanvullen
58
Koeltemperaturen controleren
2 personen
59
Allergeneninformatie actualiseren
60
Laatste bestellingen verwerken
5 personen
61
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

62
Voedsel veilig koelen
4 personen
63
Restanten verpakken
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Servies verzamelen
3 personen
66
Afval sorteren
3 personen
67
Werkbladen schoonmaken
3 personen
68
Terrein schoonmaken
5 personen
69
Koelers legen en reinigen
3 personen
70
Tenten en stands afbreken
5 personen
71
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Leverancierspullen retourneren
2 personen
75
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
76
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
77
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Foodstandtafelsaantal 8
Biertafelsaantal 12
Bankenaantal 12
Statafelsaantal 6
Terrasstoelenaantal 40
Marktkramenaantal 6

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Inductiekookplatenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 12
Koksbrandblussersaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Betaalterminalsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 240
Wijnglazenaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 18

Keuken

Kookpannenaantal 6
Koekenpannenaantal 4
Mengtkommenaantal 12
Keukenmessenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveertangenaantal 18
Voedselbakkenaantal 30
Aluminiumfolieaantal 6
Vershoudbakkenaantal 24

Decoratie

Menubordenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Vlaggenlijnenaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handwasdispensersaantal 4
Pedaalemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je tafels en partytenten bestelt. Reserveer per foodstand ruimte voor de marktkraam of foodstandtafel, wachtrij, stroompunt en afvalpunt; zo voorkom je kabels door looproutes.
Vraag menu’s en allergeneninformatie uiterlijk 2 weken vooraf op. Verwerk die gegevens in menuborden en bezoekersinformatie, zodat gasten met dieetwensen niet bij elke stand opnieuw hoeven te zoeken.
Plan stroom per stand en test verlengkabels, stekkerdozen en apparatuur vooraf. Koffiezetapparaten, waterkokers, inductiekookplaten, koelkasten en warmhoudbakken kunnen niet allemaal zomaar op één stroompunt.
Regel koeling als een apart onderdeel van de logistiek. Bevestig het koeltransport vooraf, controleer koelproducten bij aankomst en houd koelboxen of koelkasten beschikbaar voor producten die niet direct worden gebruikt.
Tel servies en betaalmiddelen op basis van het verwachte bezoekersaantal plus een reserve van ongeveer 10 procent. Herbruikbare borden, kommen en bekers raken sneller verspreid dan je vooraf denkt; plan daarom ook inzamelpunten en een extra betaalterminal als dat nodig is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Bevestig foodstands en reserveringen uiterlijk 6 tot 8 weken voor het festival, zodat je daarna de plattegrond en bezoekersinformatie kunt afronden.
Hoeveel foodstands heb je nodig voor een foodfestival?: Reken als startpunt op 1 foodstand per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het menu. Bij 300 bezoekers kom je dus uit op ongeveer 3 tot 4 stands; voeg extra capaciteit toe als veel gerechten ter plekke worden gekookt.
Wanneer moet je allergenen en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen en allergeneninformatie uiterlijk 2 weken vooraf op bij bezoekers en foodstands. Controleer de menuborden op de dag zelf nog één keer, omdat een leverancier soms een ingrediënt of gerecht wijzigt.
Hoeveel servies heb je nodig voor een foodfestival?: Plan per verwacht eetmoment minimaal één bord, kom en beker per bezoeker, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor 200 bezoekers betekent dat minstens 220 exemplaren per soort; bij herbruikbaar servies moet je ook retour- en inzamelpunten plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.