Foodfestival organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Foodfestival steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ständen, Technik und Besucherführung. Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und den teilnehmenden Foodständen. Danach folgen Standplan, Stromversorgung, Kühlung, Zahlungsart und Informationen zu Menüs und Allergenen. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Lieferungen und Material; am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, beschriftete Abfallpunkte und eine verlässliche Kühlkette.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Lieferanten auswählen
2 Personen
4
Foodstände bestätigen
2 Personen
5
Reservierungen vornehmen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Besucherinformationen versenden
10
Menüs und Allergene anfordern
2 Personen
11
Standplan erstellen
2 Personen
12
Stromanschlüsse festlegen
13
Abfallpunkte planen
14
Zahlungsart festlegen
2 Personen
15
Menütafeln gestalten
16
Lageplan drucken
17
Bestandsliste prüfen
2 Personen
18
Einkäufe bestellen
2 Personen
19
Kühltransport bestätigen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Foodstände informieren
2 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Einkäufe abholen
2 Personen
24
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
25
Gemüse und Obst waschen
3 Personen
26
Saucen und Dressings zubereiten
3 Personen
27
Zutaten portionieren
3 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Kassen und Kartenlesegeräte aufladen
2 Personen
30
Wetterschutz bereitstellen
2 Personen
31
Gelände inspizieren
2 Personen
32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
33
Foodstände aufstellen
4 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Strom und Beleuchtung anschließen
3 Personen
36
Kühlgeräte einrichten
3 Personen
37
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
38
Zutaten bereitstellen
5 Personen
39
Menükarten aufhängen
2 Personen
40
Mülleimer aufstellen
2 Personen
41
Handwaschstationen einrichten
2 Personen
42
Allergeninformationen aufhängen
2 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Arbeitsflächen desinfizieren
3 Personen
45
Vorrat je Stand kontrollieren
3 Personen
46
Mitarbeiter einweisen
2 Personen
47
Zahlungspunkte testen
2 Personen

Event

48
Besucher empfangen
3 Personen
49
Gerichte zubereiten
8 Personen
50
Gerichte servieren
8 Personen
51
Getränke ausschenken
3 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Tische sauber halten
2 Personen
57
Toilettenartikel auffüllen
58
Kühltemperaturen kontrollieren
2 Personen
59
Allergeninformationen aktualisieren
60
Letzte Bestellungen bearbeiten
5 Personen
61
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

62
Lebensmittel sicher kühlen
4 Personen
63
Restbestände verpacken
3 Personen
64
Geräte ausschalten
2 Personen
65
Geschirr sammeln
3 Personen
66
Abfall trennen
3 Personen
67
Arbeitsflächen reinigen
3 Personen
68
Gelände reinigen
5 Personen
69
Kühlboxen leeren und reinigen
3 Personen
70
Zelte und Stände abbauen
5 Personen
71
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
72
Geschirr abwaschen
3 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Lieferantenmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
76
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
77
Endabrechnung bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
Foodstand-TischeAnz. 8
BiertischeAnz. 12
BänkeAnz. 12
StehtischeAnz. 6
TerrassenstühleAnz. 40
MarktständeAnz. 6

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
InduktionskochplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 12
KochfeuerlöscherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenterminalsAnz. 3

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 240
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 18

Küche

KochtöpfeAnz. 6
PfannenAnz. 4
MischschüsselnAnz. 12
KüchenmesserAnz. 12
MessbecherAnz. 6
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 18
LebensmittelboxenAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltedosenAnz. 24

Dekoration

MenükartenAnz. 8
TischdeckenAnz. 18
WimpelkettenAnz. 12
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
HandwaschspenderAnz. 4
TretmülleimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Standplan spätestens zwei Wochen vor dem Termin fest. Plane für jeden Foodstand Platz, Stromanschluss, Zugang für Anlieferungen und mindestens einen Abfallpunkt ein.
Fordere Menüs und Allergenangaben mindestens 14 Tage vorher an und übertrage sie auf gut lesbare Menütafeln. So musst du Rückfragen zu vegetarischen, veganen oder allergiegeeigneten Speisen nicht spontan klären.
Prüfe Strombedarf und Kabelführung nicht erst beim Aufbau. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Induktionskochplatten und Kühlgeräte brauchen getrennte, sicher erreichbare Anschlüsse; lege Verlängerungskabel und Feuerlöscher vorab bereit.
Bestätige Kühltransport und Abholzeiten spätestens 48 Stunden vorher. Kontrolliere Kühlprodukte bei der Anlieferung und halte Kühlschränke oder Kühlboxen bis zur Ausgabe möglichst geschlossen.
Verschicke Besucherinformationen drei bis fünf Tage vor dem Festival. Nenne Lageplan, Zahlungsart, Einlass- oder Öffnungszeiten und Hinweise zu Ernährungswünschen, damit Kartenterminals, Mehrweggeschirr und Ausgabestellen passend vorbereitet sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Foodfestival organisieren?: Starte acht bis zwölf Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und Foodständen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Standplan, Stromanschlüsse, Menüs und Allergene feststehen.
Wie viele Foodstände braucht man für ein Foodfestival?: Plane grob einen Foodstand pro 50 bis 100 Besucher, abhängig von Portionsgröße und Ausgabezeit. Bei 300 Gästen sind daher etwa 3 bis 6 Stände ein sinnvoller Ausgangspunkt; Getränke und Desserts zählen dabei separat.
Wann muss ich die Allergene für ein Foodfestival abfragen?: Fordere Menüs und Allergenangaben mindestens 14 Tage vor dem Termin bei allen Foodständen an. Prüfe die Angaben drei bis fünf Tage vorher noch einmal, bevor du Menütafeln und Besucherinformationen fertigstellst.
Wie viel Kühlung braucht ein Foodfestival?: Plane mindestens ein Kühlgerät je Foodstand mit verderblichen Zutaten und zusätzliche Kühlboxen für den Transport ein. Bestätige die Kühlkette spätestens 48 Stunden vorher und kontrolliere die Produkte direkt bei der Anlieferung.

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