Organiser un festival de food trucks, étape par étape

Un festival de food trucks se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et nombre de visiteurs déterminent tout le reste. Ensuite, il faut coordonner les stands, leurs besoins électriques, les menus, les allergènes et le paiement. Le jour venu, les points sensibles sont le froid, les files d’attente, les déchets et les informations visibles. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails logistiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Sélectionner les fournisseurs
2 personnes
4
Fixer les stands de restauration
2 personnes
5
Faire les réservations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux visiteurs
10
Demander les menus et les allergènes
2 personnes
11
Créer le plan des stands
2 personnes
12
Répertorier les points d’alimentation électrique
13
Planifier les points de collecte des déchets
14
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
15
Concevoir les panneaux de menu
16
Imprimer le plan
17
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
18
Commander les courses
2 personnes
19
Confirmer le transport réfrigéré
20
Vérifier les prévisions météo
21
Informer les stands de restauration
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Récupérer les courses
2 personnes
24
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
25
Laver les légumes et les fruits
3 personnes
26
Préparer les sauces et vinaigrettes
3 personnes
27
Portionner les ingrédients
3 personnes
28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
29
Recharger les caisses et terminaux de paiement
2 personnes
30
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes
31
Inspecter le site
2 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les stands de restauration
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Brancher l’alimentation et l’éclairage
3 personnes
36
Aménager les réfrigérateurs
3 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
38
Préparer les ingrédients
5 personnes
39
Installer les panneaux de menu
2 personnes
40
Installer les poubelles
2 personnes
41
Installer des points de lavage des mains
2 personnes
42
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
43
Préparer le café et le thé
2 personnes
44
Désinfecter les plans de travail
3 personnes
45
Vérifier le stock par stand
3 personnes
46
Instruire les employés
2 personnes
47
Tester les points de paiement
2 personnes

Événement

48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Préparer les plats
8 personnes
50
Servir les plats
8 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Garder les tables propres
2 personnes
57
Réapprovisionner les articles de toilette
58
Vérifier les températures de réfrigération
2 personnes
59
Mettre à jour les informations sur les allergènes
60
Traiter les dernières commandes
5 personnes
61
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

62
Conserver les aliments au frais
4 personnes
63
Emballer les restes
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Rassembler la vaisselle
3 personnes
66
Trier les déchets
3 personnes
67
Nettoyer les plans de travail
3 personnes
68
Nettoyer le site
5 personnes
69
Vider et nettoyer les glacières
3 personnes
70
Démonter les tentes et les stands
5 personnes
71
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner le matériel des fournisseurs
2 personnes
75
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
76
Rendre les objets empruntés
2 personnes
77
Traiter le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pour stands de restaurationqté 8
Tables de bièreqté 12
Bancsqté 12
Tables hautesqté 6
Chaises de terrasseqté 40
Stands de marchéqté 6

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques à inductionqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 12
Extincteurs pour cuisineqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Terminaux de paiementqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 240
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 18

Cuisine

Casserolesqté 6
Poêlesqté 4
Bols de mélangeqté 12
Couteaux de cuisineqté 12
Verres doseursqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Pinces de serviceqté 18
Bacs alimentairesqté 30
Papier aluminiumqté 6
Boîtes de conservationqté 24

Décoration

Panneaux de menuqté 8
Nappesqté 18
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Poubelles à pédaleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant de réserver les stands. Prévoyez cette vérification plusieurs semaines à l’avance : une contrainte de site peut modifier le nombre de food trucks accueillis.
Demandez à chaque stand son menu, ses allergènes, sa puissance électrique et ses horaires d’arrivée. Regroupez ces informations sur un plan des stands afin d’éviter les câbles trop courts, les croisements de files et les raccordements improvisés.
Fixez le mode de paiement avant l’ouverture des inscriptions. Si plusieurs terminaux sont utilisés, prévoyez une solution de secours et indiquez clairement aux visiteurs où payer pour réduire les hésitations devant les stands.
Traitez les besoins alimentaires dès l’inscription et envoyez les informations aux visiteurs avant le festival. Les menus et allergènes doivent aussi être affichés sur place, pas seulement communiqués en ligne.
Contrôlez les produits réfrigérés à leur arrivée et vérifiez la chaîne du froid avant le début du service. Consultez la météo, informez les stands de tout changement et installez les points de collecte des déchets avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de food trucks faut-il prévoir pour un festival ?: Le nombre dépend du nombre de visiteurs, de la durée et du temps de préparation des plats. Pour dimensionner le plan, demandez à chaque stand combien de commandes il peut servir par heure, puis prévoyez plusieurs types de cuisine pour répartir les files.
Quand réserver les food trucks pour un festival ?: Contactez les fournisseurs dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Les menus, besoins électriques, horaires d’arrivée et conditions de réservation doivent être validés avant d’envoyer les informations aux visiteurs.
Que faut-il prévoir pour l’électricité des food trucks ?: Répertoriez la puissance demandée par chaque stand avant de créer le plan d’installation. Prévoyez les rallonges, multiprises et points d’alimentation nécessaires, puis faites vérifier les branchements avant l’ouverture afin d’éviter une surcharge pendant le service.
Quand vérifier les produits frais et réfrigérés ?: Contrôlez les produits réfrigérés dès leur récupération ou leur livraison, avant leur rangement dans les réfrigérateurs et glacières. Lavez les fruits et légumes avant le service et ne laissez pas les produits sensibles à température ambiante pendant plusieurs heures.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.