Zo organiseer je een foodfestival zonder planningsgaten

Begin met de datum, locatie en verwachte bezoekersaantallen; die bepalen bijna alles wat daarna volgt. Leg vervolgens foodstands, vergunning, stroomvoorziening en toiletten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna de plattegrond, menu’s, allergeneninformatie en leveranciersroute uit. In de laatste weken draait het om bevestigingen, voorraad, vrijwilligers en betaalmogelijkheden. De meeste problemen ontstaan doordat stroom, koeling, wisselgeld of dieetwensen pas vlak voor de dag zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Foodstands benaderen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Evenementvergunning aanvragen
5
Stroomvoorziening vastleggen
6
Toiletvoorzieningen reserveren
7
Foodstands definitief bevestigen
2 personen
8
Plattegrond opstellen
2 personen
9
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Menu en prijzen vastleggen
2 personen
14
Allergeneninformatie verzamelen
2 personen
15
Bewegwijzering ontwerpen
16
Menukaarten ontwerpen
17
Sociale media berichten plaatsen
18
Voorraadhoeveelheden berekenen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Leveringen met foodstands afspreken
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Route voor leveranciers delen
23
Contant geld en wisselgeld regelen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Droge voorraad sorteren
2 personen
26
Koelproducten controleren
2 personen
27
Locatie en stroom controleren
2 personen

Event

28
Foodstands ontvangen
3 personen
29
Tafels en banken lossen
4 personen
30
Foodstands opstellen
6 personen
31
Tafels en banken opstellen
4 personen
32
Parasols plaatsen
2 personen
33
Stroomkabels aansluiten
2 personen
34
Koelingen vullen
3 personen
35
Keukenstations inrichten
6 personen
36
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
37
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
38
Afvalpunten plaatsen
2 personen
39
Handwaspunten vullen
2 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Menukaarten plaatsen
2 personen
42
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
43
Brandblussers controleren
44
Voedseltemperaturen controleren
2 personen
45
Foodstands briefing geven
2 personen
46
Proefgerechten klaarzetten
6 personen
47
Kassa's en betaalpunten testen
2 personen
48
Publieksingang openen
3 personen
49
Gerechten bereiden
10 personen
50
Gerechten serveren
10 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Servies inzamelen
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Tafels schoonmaken
2 personen
58
Koelvoorraad aanvullen
2 personen
59
Allergeneninformatie beantwoorden
2 personen
60
Laatste bestellingen verwerken
8 personen
61
Publieksuitgang begeleiden
3 personen
62
Foodstands laten afbouwen
4 personen

Nazorg

63
Restanten koelen
3 personen
64
Apparatuur uitschakelen
2 personen
65
Afval volledig verzamelen
4 personen
66
Servies en keukenmateriaal afwassen
4 personen
67
Tafels en stoelen reinigen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
5 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Stroomkabels verwijderen
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
74
Leveranciers afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Foodstandsaantal 8
Klaptafelsaantal 18
Biertafelsaantal 8
Bankenaantal 16
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Parasolsaantal 6
Afzetpalenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 100
Herbruikbare vorkenaantal 180
Herbruikbare messenaantal 180
Herbruikbare lepelsaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 200
Koffiemokkenaantal 80

Apparatuur

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Kassa'saantal 4
Pinapparatenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Brandblussersaantal 6

Keuken

Koks messenaantal 12
Snijplankenaantal 12
Serveertangenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12
Mengkommenaantal 10
Bakplatenaantal 8
Serveerschalenaantal 16
Voedselbakkenaantal 24

Decoratie

Festivalbannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Menubordenaantal 16
Naambadgesaantal 40
Menustandaardsaantal 16
Richtingbordenaantal 12

Verlichting

Lichtslingersaantal 10
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Sorteerbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Handwasdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg stroom per foodstand vooraf vast en noteer het benodigde vermogen. Plan verlenghaspels en stekkerdozen buiten looproutes en houd brandblussers bereikbaar; een late stroomcontrole kan de opbouw vertragen.
Vraag dieetwensen en allergieën uiterlijk bij de aanmelding uit. Verzamel de allergeneninformatie van elke foodstand en zet die vóór het festival op menukaarten of een centraal informatiepunt.
Maak de plattegrond niet alleen voor bezoekers. Teken ook de route voor leveranciers, de plek van koelkasten en warmhoudbakken, toiletten, afvalpunten en afzetpalen; zo voorkom je kruisingen tijdens de opbouw.
Bereken voorraad per product en niet alleen per persoon. Controleer de boodschappenlijst, sorteer droge voorraad vooraf en spreek leveringstijden met foodstands af, zodat koeling en verse producten niet uren te vroeg arriveren.
Regel betalingen minimaal één week vooraf. Test kassa’s en pinapparaten, bepaal hoeveel contant geld en wisselgeld nodig is en wijs één persoon aan die tijdens het festival de betaalpunten controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een foodfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en foodstands. Reserveer stroomvoorziening en toiletten zodra de locatie vaststaat, omdat die voorzieningen snel volgeboekt kunnen zijn.
Hoeveel foodstands heb je nodig voor een foodfestival?: Reken als startpunt op 1 foodstand per 75 tot 100 bezoekers, afhankelijk van de bereidingstijd en het aantal gerechten. Laat bezoekers bij grotere drukte over meerdere stands spreiden en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf.
Wanneer vraag je een vergunning voor een foodfestival aan?: Vraag de evenementvergunning aan zodra datum en locatie definitief zijn, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt en voeg je plattegrond en veiligheidsplan op tijd toe.
Hoeveel drinken en servies moet ik regelen voor een foodfestival?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; pas dit aan op duur en weer. Regel daarnaast minimaal één bord, één kom, één set bestek en één glas per gelijktijdige bezoeker, plus een reserve van ongeveer 10 procent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.