Cómo organizar un festival gastronómico sin perder el control

Organizar un festival gastronómico exige coordinar comida, proveedores, permisos y circulación de personas en un mismo plan. Empieza por fijar fecha y lugar, y después asegura los puestos, la electricidad, los aseos y las autorizaciones. Cuando el programa esté cerrado, prepara el plano, la seguridad, los menús y la señalización. Las preferencias dietéticas, los alérgenos, el cambio en efectivo y las entregas suelen quedar para el final, así que conviene cerrarlos antes de la semana del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar con los puestos de comida
2 personas
3
Hacer reservas
4
Solicitar el permiso del evento
5
Asegurar el suministro eléctrico
6
Reservar instalaciones de aseo
7
Confirmar definitivamente los puestos de comida
2 personas
8
Elaborar el plano
2 personas
9
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Fijar menú y precios
2 personas
14
Reunir información sobre alérgenos
2 personas
15
Diseñar la señalización
16
Diseñar los menús
17
Publicar publicaciones en redes sociales
18
Calcular las cantidades de stock
2 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Coordinar entregas con los puestos de comida
21
Asignar voluntarios
2 personas
22
Compartir la ruta para proveedores
23
Preparar efectivo y cambio
24
Hacer la compra
3 personas
25
Ordenar el stock seco
2 personas
26
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
27
Comprobar el recinto y la electricidad
2 personas

Evento

28
Recibir los puestos de comida
3 personas
29
Descargar las mesas y los bancos
4 personas
30
Montar los puestos de comida
6 personas
31
Montar mesas y bancos
4 personas
32
Colocar las sombrillas
2 personas
33
Conectar los cables de alimentación
2 personas
34
Rellenar las neveras
3 personas
35
Montar las estaciones de cocina
6 personas
36
Montar el punto de café y té
2 personas
37
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Reponer los puntos de lavado de manos
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colocar las cartas del menú
2 personas
42
Colocar la señalización
2 personas
43
Comprobar los extintores
44
Controlar las temperaturas de los alimentos
2 personas
45
Dar briefing a los puestos de comida
2 personas
46
Preparar degustaciones
6 personas
47
Probar las cajas y los puntos de pago
2 personas
48
Abrir la entrada para el público
3 personas
49
Preparar platos
10 personas
50
Servir los platos
10 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Rellenar las bebidas
3 personas
54
Recoger la vajilla
3 personas
55
Lavar la vajilla
3 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Limpiar las mesas
2 personas
58
Reponer el stock de frío
2 personas
59
Responder sobre información de alérgenos
2 personas
60
Gestionar los últimos pedidos
8 personas
61
Guiar la salida del público
3 personas
62
Retirar los puestos de comida
4 personas

Seguimiento

63
Refrigerar los sobrantes
3 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Recoger todos los residuos
4 personas
66
Lavar la vajilla y el material de cocina
4 personas
67
Limpiar mesas y sillas
3 personas
68
Limpiar el lugar
5 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Retirar los cables de alimentación
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Repartir la comida sobrante
2 personas
74
Cerrar con los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de comidacant. 8
Mesas plegablescant. 18
Mesas de cervezacant. 8
Bancoscant. 16
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 6
Sombrillascant. 6
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 100
Tenedores reutilizablescant. 180
Cuchillos reutilizablescant. 180
Cucharas reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80

Equipo

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cajas registradorascant. 4
Datáfonoscant. 4
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Extintorescant. 6

Cocina

Cuchillos de chefcant. 12
Tablas de cortarcant. 12
Pinzas de servircant. 16
Cucharonescant. 12
Cuencos para mezclarcant. 10
Bandejas de hornocant. 8
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de comidacant. 24

Decoración

Banners del festivalcant. 6
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 18
Carteles del menúcant. 16
Credencialescant. 40
Atriles para menúcant. 16
Señales direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Bandejas de clasificacióncant. 6
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra los puestos de comida antes de publicar el festival. Confirma por escrito qué sirve cada puesto, sus horarios de llegada, sus necesidades eléctricas y la ruta exacta para las entregas.
Solicita el permiso del evento y reserva los aseos con varias semanas de margen. Sin estas confirmaciones, el plano y el plan de seguridad pueden cambiar cuando ya hayas enviado las invitaciones.
Calcula el stock según el número de inscripciones y separa las necesidades de bebidas, vajilla reutilizable y alimentos. Comprueba también quién aporta neveras, bandejas para mantener caliente, máquinas de café y cajas registradoras.
Publica los menús con precios y alérgenos antes de abrir las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas durante el registro para avisar a los puestos y evitar consultas improvisadas en cada mesa.
Asigna voluntarios a funciones concretas y dales un horario de relevos. Prepara efectivo y cambio, datáfonos, enrollacables, regletas y extintores antes de la llegada de los proveedores, no durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánto tiempo hay que organizar un festival gastronómico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, los puestos de comida, los aseos y el suministro eléctrico deben estar encaminados durante las primeras 3 semanas, porque condicionan todo el montaje.
¿Cuánta comida hay que calcular por persona en un festival gastronómico?: Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade un margen del 10 al 15 % para variaciones y reposiciones. Ajusta después por horario, número de puestos y tamaño de las raciones, en lugar de comprar la misma cantidad de cada producto.
¿Cuándo hay que cerrar los menús y la información sobre alérgenos?: Cierra menús, precios y alérgenos al menos 2 semanas antes. Así puedes diseñar la señalización, publicar la información y comunicar a cada puesto las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
¿Qué hay que preparar el día anterior al festival gastronómico?: Deja listo el stock seco, la vajilla, la señalización, el plano y el material de cobro entre 24 y 48 horas antes. El mismo día reserva el tiempo para montar mesas, bancos, sombrillas, separadores y conexiones eléctricas, y para coordinar las entregas.

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