Organiser un festival de food trucks, étape par étape

Un festival de food trucks se prépare d’abord comme un projet logistique, pas comme un simple repas en plein air. Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations, l’électricité, les sanitaires et l’accès des fournisseurs avant de confirmer les stands. Ensuite, construisez le plan du site, les menus, les inscriptions et la répartition des bénévoles. Les derniers jours servent surtout à contrôler les quantités, les paiements, les livraisons et les besoins alimentaires signalés par les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les stands de restauration
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Demander un permis d’événement
5
Prévoir l’alimentation électrique
6
Réserver les sanitaires
7
Confirmer définitivement les stands de restauration
2 personnes
8
Établir le plan
2 personnes
9
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Fixer le menu et les prix
2 personnes
14
Rassembler les informations sur les allergènes
2 personnes
15
Concevoir la signalétique
16
Concevoir les menus
17
Publier des messages sur les réseaux sociaux
18
Calculer les quantités de stock
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Coordonner les livraisons avec les stands de restauration
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Partager l’itinéraire avec les fournisseurs
23
Gérer l'argent liquide et la monnaie
24
Faire les courses
3 personnes
25
Trier les stocks secs
2 personnes
26
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
27
Vérifier le site et l’alimentation électrique
2 personnes

Événement

28
Réception des stands de restauration
3 personnes
29
Décharger les tables et les bancs
4 personnes
30
Installer les stands de restauration
6 personnes
31
Installer les tables et les bancs
4 personnes
32
Installer les parasols
2 personnes
33
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
34
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
35
Installer les postes de cuisine
6 personnes
36
Installer le point café et thé
2 personnes
37
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
38
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
39
Remplir les points de lavage des mains
2 personnes
40
Installer la décoration
3 personnes
41
Mettre en place les cartes du menu
2 personnes
42
Installer la signalisation
2 personnes
43
Contrôler les extincteurs
44
Vérifier les températures des aliments
2 personnes
45
Faire le briefing des stands de restauration
2 personnes
46
Préparer les plats de dégustation
6 personnes
47
Tester les caisses et les points de paiement
2 personnes
48
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
49
Préparer les plats
10 personnes
50
Servir les plats
10 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
54
Collecter la vaisselle
3 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Nettoyer les tables
2 personnes
58
Réapprovisionner les réserves fraîches
2 personnes
59
Répondre aux informations sur les allergènes
2 personnes
60
Traiter les dernières commandes
8 personnes
61
Accompagner la sortie du public
3 personnes
62
Faire démonter les stands de restauration
4 personnes

Suivi

63
Réfrigérer les restes
3 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Collecter tous les déchets
4 personnes
66
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
4 personnes
67
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
5 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Retirer les câbles électriques
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
74
Finaliser les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de restaurationqté 8
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Bancsqté 16
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Parasolsqté 6
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Fourchettes réutilisablesqté 180
Couteaux réutilisablesqté 180
Cuillères réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 80

Équipement

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 4
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Extincteursqté 6

Cuisine

Couteaux de chefqté 12
Planches à découperqté 12
Pinces de serviceqté 16
Louchesqté 12
Saladiersqté 10
Plaques de cuissonqté 8
Plateaux de serviceqté 16
Bacs alimentairesqté 24

Décoration

Bannières du festivalqté 6
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 18
Panneaux de menuqté 16
Badges nominatifsqté 40
Supports de menuqté 16
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de triqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les stands : demandez au moins 2 à 3 options de restauration afin de pouvoir équilibrer les types de cuisine et les horaires de service.
Traitez le permis d’événement, l’alimentation électrique et les sanitaires plusieurs semaines à l’avance. Un food truck peut avoir besoin d’une prise dédiée ; prévoyez aussi les rallonges, multiprises et extincteurs adaptés.
Dessinez le plan du site avant d’envoyer les invitations : laissez une voie d’accès libre aux fournisseurs, séparez les files d’attente et placez les tables, bancs, poubelles et sanitaires sans bloquer les sorties.
Fixez les menus et les prix avant la communication finale, puis rassemblez les informations sur les allergènes. Prévoyez une solution visible pour les paiements par carte et suffisamment de monnaie si certains stands acceptent encore les espèces.
Calculez les stocks à partir des inscriptions et des besoins alimentaires reçus, puis confirmez les livraisons avec chaque stand. Faites un dernier contrôle 48 heures avant l’ouverture : itinéraire, horaires d’arrivée, bénévoles, réfrigérateurs, glacières et matériel de service.

Questions fréquentes

Combien de food trucks faut-il pour un festival ?: Prévoyez généralement 1 stand pour 50 à 75 personnes si le service se concentre sur un repas. Pour 300 participants, contactez donc 4 à 6 stands et vérifiez qu’ils proposent des cuisines différentes.
Quand demander le permis pour un festival de food trucks ?: Déposez la demande dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Les délais varient selon la commune, et le plan de sécurité ou les besoins électriques peuvent être demandés avec le dossier.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un festival de food trucks ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Pour 100 invités présents pendant 3 heures, cela représente environ 400 à 500 boissons, à ajuster selon la météo et la présence d’enfants.
Quand confirmer définitivement les stands de restauration ?: Confirmez les stands au plus tard 3 à 4 semaines avant le festival. Envoyez ensuite à chaque fournisseur le plan, l’itinéraire, l’horaire d’installation, la puissance électrique disponible et les règles de paiement.

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