Zo organiseer je een folkfestival zonder gaten in de planning

Een folkfestival organiseren begint niet met posters of decoratie, maar met de datum, het programma en de locatie. Bevestig artiesten vroeg, plan optredens met voldoende wisseltijd en controleer direct vergunningen, verzekering en stroom. Daarna bouw je de organisatie rond vrijwilligers, geluid, vervoer, catering en publieksinformatie. De laatste dagen draait alles om terreincontrole, leveringen, weersverwachting en een opbouwvolgorde waarin tenten, podium en techniek elkaar niet in de weg staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Artiesten bevestigen
2 personen
3
Optredens inplannen
2 personen
4
Locatie reserveren
2 personen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Stroomvoorziening controleren
2 personen
8
Podiumbehoefte afstemmen
2 personen
9
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
10
Artiestenvervoer regelen
2 personen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Festival online aankondigen
2 personen
15
Posters verspreiden
3 personen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
4 personen
21
Verse producten ophalen
2 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Terrein inspecteren
3 personen
24
Leveringen ontvangen
3 personen
25
Tenten opbouwen
6 personen
26
Podium opbouwen
5 personen
27
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
28
Microfoons testen
2 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
4 personen
31
Bar inrichten
3 personen
32
Koelingen vullen
3 personen
33
Buffet inrichten
4 personen
34
Hapjes voorbereiden
5 personen
35
Broodjes klaarmaken
4 personen
36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
37
Kassa inrichten
2 personen
38
Contant geld klaarleggen
2 personen
39
Entree bewegwijzeren
2 personen
40
Programma ophangen
2 personen
41
Versiering ophangen
3 personen
42
Afvalpunten plaatsen
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen

Event

44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Artiesten begeleiden
2 personen
46
Entree bemannen
3 personen
47
Kassa bemannen
2 personen
48
Publiek informeren
2 personen
49
Optredens aankondigen
50
Geluidsniveau controleren
2 personen
51
Dranken serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Buffet aanvullen
3 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Servies verzamelen
3 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Terrein schoonhouden
3 personen
59
Toiletten bijvullen
60
Eindsignaal aankondigen
61
Artiesten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Tenten afbreken
6 personen
65
Podium afbreken
5 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Bar schoonmaken
3 personen
69
Keuken schoonmaken
3 personen
70
Terrein opruimen
5 personen
71
Afval afvoeren
3 personen
72
Locatie schoon opleveren
3 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 4
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 12
Buffettafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 4
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Accuboormachineaantal 2
Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 8
Bouwlampenaantal 4
Kabelbruggenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalbannersaantal 6
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 250
Kommetjesaantal 100
Vorkenaantal 250
Messenaantal 250
Lepelsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Dienbladenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Tangenaantal 10
Serveerschalenaantal 20
Warmhoudbakkenaantal 6
Barmaatbekersaantal 4
Flesopenersaantal 6
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Reinigingssprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma en artiesten vast voordat je publiciteit start. Plan tussen optredens niet alleen de speeltijd, maar ook soundcheck, instrumentwissels en het vervoer van artiesten.
Controleer de locatie op stroompunten, ondergrond en ruimte voor podiumdelen, partytenten en marktkramen. Regel verlenghaspels, stekkerdozen en kabelbruggen vooraf; ontbrekende stroomvoorziening ontdek je anders pas tijdens de opbouw.
Maak per vrijwilliger een tijdvak en taak, met extra bezetting rond ontvangst, catering, techniek en afbouw. Eén aanspreekpunt voor artiesten voorkomt dat vrijwilligers tegelijk vragen over vervoer, eten en het programma krijgen.
Bereken catering op basis van het verwachte aantal bezoekers en verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet. Haal verse producten zo laat mogelijk op, maar plan wel tijd voor ontvangst, koeling en het klaarzetten van buffettafels.
Controleer de weersverwachting opnieuw in de laatste 48 uur en inspecteer het terrein vóór leveringen arriveren. Zet tenten, podium en geluid in een vaste volgorde op en plaats ledlampen, lichtslingers en pijlborden pas nadat looproutes duidelijk zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een folkfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Vergunningen, verzekering en techniek regel je daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk enkele weken voor het festival alleen nog bevestigt en bijstuurt.
Hoe plan je optredens op een folkfestival?: Maak per artiest een tijdslot met speeltijd, soundcheck en minimaal 15 tot 30 minuten wisseltijd. Zet artiestenvervoer en podiumbehoeften naast het programma, zodat instrumenten, microfoons en DI-boxen op tijd beschikbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een folkfestival?: Deel vrijwilligers in per taak en tijdvak: ontvangst, artiestenbegeleiding, catering, terrein, techniek en afbouw. Plan naast de vaste bezetting minstens 2 mensen als flexibele reserve, vooral tijdens opbouw, piekmomenten en het opruimen.
Wanneer controleer je het weer voor een folkfestival?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf voor de grote keuzes en opnieuw 48 en 24 uur voor aanvang. Gebruik die laatste controles om tenten, verlichting, kabelbruggen, kleding, terreinindeling en het moment van opbouw aan te passen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.