Ein Folklorefestival Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Folklorefestival greifen Programm, Künstler, Technik, Verpflegung und Geländeaufbau eng ineinander. Beginne deshalb mit Datum, Veranstaltungsort und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Künstlertransporte, Genehmigungen und Stromversorgung werden häufig zu spät geklärt und gefährden dann den Ablauf. Plane außerdem feste Zuständigkeiten für Freiwillige, Anlieferungen und den Aufbau ein. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Einlass, Auftritte und die Betreuung der Gäste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Künstler bestätigen
2 Personen
- 3
Auftritte einplanen
2 Personen
- 4
Location reservieren
2 Personen
- 5
Genehmigungen prüfen
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
- 8
Bühnenbedarf abstimmen
2 Personen
- 9
Tonanlage reservieren
2 Personen
- 10
Künstlerttransport organisieren
2 Personen
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 13
Einladungen verschicken
2 Personen
- 14
Festival online ankündigen
2 Personen
- 15
Poster verteilen
3 Personen
- 16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Cateringmengen berechnen
2 Personen
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Einkaufen gehen
4 Personen
- 21
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 22
Wettervorhersage prüfen
- 23
Gelände inspizieren
3 Personen
- 24
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 25
Zelte aufbauen
6 Personen
- 26
Bühne aufbauen
5 Personen
- 27
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 28
Mikrofone testen
2 Personen
- 29
Tische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Bar einrichten
3 Personen
- 32
Kühlboxen befüllen
3 Personen
- 33
Buffet aufbauen
4 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
5 Personen
- 35
Brötchen vorbereiten
4 Personen
- 36
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 37
Kasse einrichten
2 Personen
- 38
Bargeld bereitlegen
2 Personen
- 39
Eingang beschildern
2 Personen
- 40
Programm aufhängen
2 Personen
- 41
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 42
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 44
Künstler empfangen
2 Personen
- 45
Künstler betreuen
2 Personen
- 46
Eingang besetzen
3 Personen
- 47
Kasse bedienen
2 Personen
- 48
Publikum informieren
2 Personen
- 49
Auftritte ankündigen
- 50
Lautstärke kontrollieren
2 Personen
- 51
Getränke servieren
4 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 53
Snacks servieren
3 Personen
- 54
Buffet auffüllen
3 Personen
- 55
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 56
Geschirr sammeln
3 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Gelände sauber halten
3 Personen
- 59
Toiletten auffüllen
- 60
Zielsignal ankündigen
- 61
Artiesten verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Tonanlage ausschalten
3 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Zelte abbauen
6 Personen
- 65
Bühne abbauen
5 Personen
- 66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Bar reinigen
3 Personen
- 69
Küche reinigen
3 Personen
- 70
Gelände aufräumen
5 Personen
- 71
Abfall entsorgen
3 Personen
- 72
Ort sauber übergeben
3 Personen
- 73
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 76
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MarktständeAnz. 4
- TischeAnz. 18
- KlappstühleAnz. 180
- BarhockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- BühnenelementeAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 2
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- BühnemonitoreAnz. 2
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- AudiokabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- AkkuschrauberAnz. 2
- WerkzeugkofferAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 10
- LichterkettenAnz. 8
- BaustrahlerAnz. 4
- KabelbrückenAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- Festival-BannerAnz. 6
- MenükartenAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 18
- BlumenarrangementsAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 500
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 250
- SchälchenAnz. 100
- GabelnAnz. 250
- MesserAnz. 250
- LöffelAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
- TablettsAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- RührschüsselnAnz. 8
- ZangenAnz. 10
- ServierschalenAnz. 20
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- Bar-MessbecherAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 6
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- ReinigungssprayAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest. Bestätige die Künstler schriftlich und plane ihre Auftritte erst danach mit realistischen Umbau- und Soundcheckzeiten ein.
- Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Stromversorgung frühzeitig, idealerweise mehrere Wochen vor dem Festival. Kläre außerdem, welche Bühnen- und Sicherheitsanforderungen der Veranstaltungsort vorgibt.
- Buche die Tontechnik passend zum Programm: Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Audiokabel müssen zusammenpassen. Reserviere zusätzlich Verlängerungskabel und Kabelbrücken, damit keine Kabel quer über Wege liegen.
- Teile Freiwillige nicht nur für den Einlass ein. Du brauchst während des Festivals feste Personen für Künstlertransport, Lieferungen, Catering, Technik, Orientierung und spontane Probleme; plane pro Schicht mindestens eine Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis ein.
- Berechne Cateringmengen erst nach den Anmeldungen und erfassten Ernährungswünschen. Prüfe die Wettervorhersage kurz vor dem Termin, inspiziere das Gelände, nimm Lieferungen entgegen und baue Partyzelte, Marktstände, Bühne und Beleuchtung in dieser Reihenfolge auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Folklorefestival organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Künstler, Genehmigungen, Versicherung, Technik und Transporte solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin verbindlich klären.
- Wie plant man die Auftritte bei einem Folklorefestival?
- Plane für jeden Auftritt zusätzlich zur Spielzeit mindestens 15 bis 30 Minuten für Wechsel und Technik ein. Lege außerdem einen Soundcheck-Block vor dem Einlass fest und teile den Künstlern ihre genaue Ankunftszeit schriftlich mit.
- Wie viele Helfer braucht ein Folklorefestival?
- Für ein kleines Festival solltest du mindestens 6 bis 10 Freiwillige gleichzeitig einteilen, je nach Größe von Gelände und Programm. Besetze Einlass, Technik, Catering, Künstlerbetreuung und Aufbau mit festen Verantwortlichen statt nur mit einer allgemeinen Helferliste.
- Wann sollte man Zelte und Festivaltechnik aufbauen?
- Plane den Aufbau am Vortag oder mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass. Zelte, Marktstände, Bühne, Strom, Kabelbrücken und Lautsprecher sollten vor Beginn des Soundchecks stehen, damit Änderungen noch ohne Zeitdruck möglich sind.
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