Organiser un festival folk sans rien laisser au hasard

Un festival folk se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le programme et le lieu, puis les autorisations, les artistes et la technique. Ensuite viennent les bénévoles, les inscriptions, la communication et les quantités de restauration. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, les besoins de scène et le plan météo. Ce guide vous aide à repérer les points souvent oubliés avant le montage des tentes et l’ouverture au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les artistes
2 personnes
3
Planifier les spectacles
2 personnes
4
Réserver le lieu
2 personnes
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
8
Coordonner les besoins de la scène
2 personnes
9
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
10
Organiser le transport des artistes
2 personnes
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Annoncer le festival en ligne
2 personnes
15
Distribuer les affiches
3 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Calculer les quantités de catering
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
4 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Vérifier les prévisions météo
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Réception des livraisons
3 personnes
25
Monter les tentes
6 personnes
26
Monter la scène
5 personnes
27
Raccorder la sonorisation
3 personnes
28
Tester les microphones
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Aménager le bar
3 personnes
32
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
33
Installer le buffet
4 personnes
34
Préparer les en-cas
5 personnes
35
Préparer les sandwiches
4 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Installer la caisse
2 personnes
38
Préparer l'argent liquide
2 personnes
39
Balisage de l'entrée
2 personnes
40
Afficher le programme
2 personnes
41
Suspendre la décoration
3 personnes
42
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Accompagner les artistes
2 personnes
46
Tenir l'entrée
3 personnes
47
Tenir la caisse
2 personnes
48
Informer le public
2 personnes
49
Annoncer les spectacles
50
Vérifier le niveau sonore
2 personnes
51
Servir les boissons
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
55
Servir le café et le thé
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle
3 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Maintenir le site propre
3 personnes
59
Réapprovisionner les toilettes
60
Annoncer le signal de fin
61
Dire au revoir aux artistes
2 personnes

Suivi

62
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Démonter les tentes
6 personnes
65
Démonter la scène
5 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le bar
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine
3 personnes
70
Ranger le site
5 personnes
71
Évacuer les déchets
3 personnes
72
Remettre le lieu propre
3 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 4
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 180
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Éléments de podiumqté 12
Portantsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Perceuse-visseuse sans filqté 2
Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Passages de câblesqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Bannières du festivalqté 6
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 100
Fourchettesqté 250
Couteauxqté 250
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Plateauxqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Pincesqté 10
Plateaux de serviceqté 20
Bacs de maintien au chaudqté 6
Mesures à barqté 4
Décapsuleursqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Spray nettoyantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le programme et le lieu avant de communiquer : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les artistes, les autorisations, l’assurance et les besoins techniques.
Demandez à chaque artiste ses besoins de scène au plus tard 3 semaines avant le festival. Regroupez les informations sur les microphones, retours, boîtiers DI, câbles et horaires de transport pour éviter les changements le jour J.
Prévoyez une alimentation électrique vérifiée sur place, avec rallonges, multiprises et passages de câbles. Faites tester le son et l’éclairage avant l’arrivée du public, plutôt que de découvrir un manque de prises pendant les balances.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones : accueil, artistes, restauration, livraisons et rangement. Une relance 7 jours avant l’événement permet de remplacer les absences et de transmettre les horaires.
Calculez le catering à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis, puis récupérez les produits frais le jour même ou la veille. Consultez les prévisions météo à 72 heures et inspectez le site avant de monter les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival folk ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les artistes, réserver le lieu, obtenir les autorisations, organiser la technique et recruter les bénévoles.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un festival folk ?: Réservez-la au moins 4 à 6 semaines avant la date. Confirmez ensuite les besoins de chaque artiste environ 3 semaines avant, puis vérifiez les balances et l’alimentation électrique avant l’ouverture.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival folk ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par zone active et par créneau : accueil, scène, artistes, restauration et logistique. Pour un petit festival, une base de 8 à 12 personnes permet généralement de couvrir les rotations et les pauses.
Quand vérifier la météo et monter les tentes ?: Consultez les prévisions à 72 heures, puis faites une dernière vérification le matin du montage. Inspectez le terrain avant d’installer les tentes, les stands, les câbles et les éclairages.

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