Zo organiseer je een filmvertoning zonder verrassingen

Begin met drie zaken die de rest bepalen: de datum, de film en de locatie. Regel daarna de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt en maak een begroting voor techniek, catering en inrichting. Plan de aanmeldingen en dieetwensen zo dat je aantallen op tijd bekend zijn. Reserveer op de dag zelf minimaal twee uur voor het openen van de zaal, het opstellen van stoelen en tafels en een volledige test van beeld, geluid en ondertiteling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en film vastleggen
2 personen
2
Vertoningsrechten regelen
3
Locatie reserveren
4
Begroting opstellen
5
Filmprogramma samenstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Techniek testen
2 personen
10
Catering bestellen
11
Vrijwilligers indelen
12
Bezoekerslijst controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Filmbestand controleren
15
Apparatuur klaarzetten
2 personen
16
Zaal openen
2 personen
17
Zaal inspecteren
2 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Tafels opstellen
2 personen
20
Projectiescherm plaatsen
2 personen
21
Projector aansluiten
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Film en ondertiteling testen
2 personen
24
Catering klaarzetten
3 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
27
Verlichting instellen
28
Ingang en route markeren
2 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Vrijwilligers briefen

Event

31
Bezoekers ontvangen
3 personen
32
Aanmeldingen afvinken
2 personen
33
Dranken serveren
2 personen
34
Film aankondigen
35
Film starten
36
Zaal en techniek bewaken
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Pauze begeleiden
2 personen
40
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
41
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Afval verzamelen
2 personen
45
Zaal opruimen
4 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Apparatuur inpakken
2 personen
49
Locatie afsluiten
2 personen
50
Overgebleven voorraad opslaan
51
Geleende spullen retourneren
2 personen
52
Vermiste spullen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 6
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Audiomixer
Microfoon
Verlengkabelaantal 4
Stekkerdoosaantal 4
Reservebatterijenaantal 8
Ticketlijst
Pennenaantal 10
Plakbandaantal 4
Kabelbindersaantal 50

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 6
Scharenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Decoratie

Filmpostersaantal 4
Pijlbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 100

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Test de volledige film minstens één dag vooraf met dezelfde laptop, projector, HDMI-kabel en geluidsinstallatie. Controleer niet alleen het beeld, maar ook het geluidsniveau en de ondertiteling.
Leg voor de catering een uiterste datum vast waarop aanmeldingen en dieetwensen binnen moeten zijn. Zo bestel je niet te vroeg en weet je hoeveel koffie, thee, glazen, kopjes en borden nodig zijn.
Neem reservebatterijen, een verlengkabel en een stekkerdoos mee naar de locatie. Een ontbrekende aansluiting of lege batterij valt vaak pas op wanneer de zaal al open is.
Plan de zaalindeling vóór je apparatuur aansluit. Zet eerst stoelen, tafels en het projectiescherm op hun plaats en houd looppaden vrij naar de ingang, catering en uitgang.
Maak voor de laatste controle een korte bezoekerslijst en wijs vrijwilligers per taak toe. Laat één persoon de techniek bewaken en één persoon de catering en ontvangst controleren, zodat problemen niet tegelijk bij dezelfde organisator terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik de vertoningsrechten regelen?: Regel de vertoningsrechten zodra de film en datum vaststaan, bij voorkeur minstens 4 tot 6 weken voor de vertoning. Wacht niet tot na het versturen van de uitnodigingen, omdat toestemming of voorwaarden de filmkeuze nog kunnen beïnvloeden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een filmvertoning op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor het openen van de zaal, de stoelopstelling, het projectiescherm, de projector, het geluid en de catering. Plan daarnaast een volledige film- en ondertitelingstest vóór de bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik uitnodigingen versturen voor een filmavond?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en zet een uiterste aanmelddatum 7 dagen vóór de vertoning. Dan kun je bezoekerslijst, dieetwensen, catering en naamkaartjes nog op tijd afronden.
Hoe controleer ik of de film goed afspeelt tijdens de vertoning?: Controleer het filmbestand uiterlijk 1 dag vooraf op de laptop waarop je het afspeelt. Test op de locatie nogmaals beeld, geluid en ondertiteling met de echte projector, HDMI-kabel en geluidsboxen voordat de zaal opengaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.