Organiser une projection de film sans mauvaise surprise

Une projection de film réussie se prépare dans un ordre précis : choisir le film et la date, sécuriser les droits, réserver la salle, puis vérifier la technique. Les inscriptions permettent d’ajuster les chaises, le traiteur et les besoins alimentaires. La veille, contrôlez le fichier vidéo, les sous-titres et chaque câble. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer l’écran, le projecteur, le son, l’accueil et le café avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le film
2 personnes
2
Organiser les droits de diffusion
3
Réserver le lieu
4
Établir le budget
5
Composer le programme de films
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Tester la technique
2 personnes
10
Commander le catering
11
Répartir les bénévoles
12
Vérifier la liste des participants
13
Faire les courses
2 personnes
14
Vérifier le fichier vidéo
15
Installer le matériel
2 personnes
16
Ouvrir la salle
2 personnes
17
Inspecter la salle
2 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Installer les tables
2 personnes
20
Installer l’écran de projection
2 personnes
21
Brancher le projecteur
2 personnes
22
Raccorder la sonorisation
2 personnes
23
Tester le film et les sous-titres
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Préparer les collations de pause
2 personnes
27
Régler l’éclairage
28
Baliser l'entrée et l'itinéraire
2 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Briefing des bénévoles

Événement

31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
32
Cocher les inscriptions
2 personnes
33
Servir les boissons
2 personnes
34
Annoncer le film
35
Lancer le film
36
Surveiller la salle et la technique
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
39
Encadrer la pause
2 personnes
40
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
41
Rassembler les verres utilisés
2 personnes

Suivi

42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Ranger la salle
4 personnes
46
Nettoyer la salle
3 personnes
47
Remettre le mobilier en place
3 personnes
48
Emballer le matériel
2 personnes
49
Fermer le lieu
2 personnes
50
Ranger le stock restant
51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
52
Vérifier les objets manquants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 6
Nappeqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Enceintesqté 2
Mixeur audio
Microphone
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Piles de rechangeqté 8
Liste des billets
Stylosqté 10
Ruban adhésifqté 4
Serre-câblesqté 50

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Glacièresqté 3

Décoration

Affiches de filmqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 100

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les droits de diffusion, avant d’envoyer les invitations. Demandez aussi le bon fichier vidéo et vérifiez que les sous-titres sont bien disponibles dans la version projetée.
Bloquez la salle assez tôt pour pouvoir organiser les chaises, les tables et l’écran sans gêner les déplacements. Prévoyez un contrôle de la salle à l’ouverture, notamment pour les prises électriques et l’éclairage.
Testez toute la chaîne technique au moins la veille : ordinateur portable, câble HDMI, projecteur, enceintes, mixeur audio et microphone. Gardez une rallonge, une multiprise et des piles de rechange à portée de main.
Utilisez le nombre d’inscrits pour dimensionner les places et le traiteur, puis vérifiez la liste le jour même. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant la commande, idéalement 5 à 7 jours à l’avance.
Arrivez au moins 2 heures avant la séance pour installer les chaises, l’écran et le son, puis tester le film et les sous-titres. Le café, le thé et le service traiteur se mettent en place après le test technique, pas juste avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une projection de film ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour choisir le film, obtenir les droits, réserver la salle et envoyer les invitations. Gardez les 5 à 7 derniers jours pour les inscriptions, le traiteur et les vérifications techniques.
Quand faut-il tester le projecteur et le film ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant la projection. Refaites un contrôle le jour même, avec le fichier définitif, le son et les sous-titres, environ 90 minutes avant l’arrivée du public.
Combien de temps avant faut-il ouvrir la salle ?: Ouvrez la salle au minimum 2 heures avant le début prévu. Ce délai permet d’installer les chaises, les tables, l’écran, le projecteur et la sonorisation, puis de corriger un problème de câble ou d’alimentation.
Quand commander le catering pour une projection de film ?: Commandez le catering 3 à 5 jours avant la séance, une fois le nombre d’inscrits et les besoins alimentaires confirmés. Prévoyez ensuite 30 à 45 minutes pour installer les boissons, les verres, les assiettes et les plateaux de service.

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