Eine Filmvorführung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Filmvorführung entscheidet nicht nur der Film über den Ablauf. Du brauchst zuerst die Aufführungsrechte und eine passende Location, danach folgen Programm, Anmeldungen und Technik. Plane den Saal so, dass Bild und Ton von allen Plätzen gut funktionieren, und teste die Filmdatei inklusive Untertiteln vor dem Einlass. Viele Probleme entstehen, weil Kabel, Ersatzbatterien oder die Versorgung mit Kaffee und Wasser erst kurz vor Beginn geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Film festlegen
2 Personen
- 2
Aufführungsrechte regeln
- 3
Location reservieren
- 4
Budget erstellen
- 5
Filmprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Technik testen
2 Personen
- 10
Catering bestellen
- 11
Freiwillige einteilen
- 12
Besucherliste prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Filmdatei prüfen
- 15
Ausrüstung bereitstellen
2 Personen
- 16
Saal öffnen
2 Personen
- 17
Saal inspizieren
2 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Tische aufstellen
2 Personen
- 20
Projektionsleinwand aufstellen
2 Personen
- 21
Projektor anschließen
2 Personen
- 22
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 23
Film und Untertitel testen
2 Personen
- 24
Catering bereitstellen
3 Personen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
- 27
Beleuchtung einrichten
- 28
Eingang und Route markieren
2 Personen
- 29
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 30
Freiwillige einweisen
Event
- 31
Besucher empfangen
3 Personen
- 32
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 33
Getränke servieren
2 Personen
- 34
Film ankündigen
- 35
Film starten
- 36
Saal und Technik überwachen
2 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Snacks servieren
2 Personen
- 39
Pause betreuen
2 Personen
- 40
Besucher verabschieden
2 Personen
- 41
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 42
Geräte ausschalten
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Raum aufräumen
4 Personen
- 46
Saal reinigen
3 Personen
- 47
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 48
Geräte einpacken
2 Personen
- 49
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 50
Restbestand einlagern
- 51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 52
Vermisste Gegenstände prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 6
- TischdeckeAnz. 6
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- LautsprecherboxenAnz. 2
- Audiomischpult
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- SteckdosenleisteAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 8
- Ticketliste
- StifteAnz. 10
- KlebebandAnz. 4
- KabelbinderAnz. 50
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 6
- ScherenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ZangenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Dekoration
- FilmplakateAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 100
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Klär die Aufführungsrechte, bevor du Einladungen verschickst. Ohne diese Zusage solltest du weder einen Termin endgültig ankündigen noch das Filmprogramm festlegen.
- Plane die Technik mit einem vollständigen Testlauf am Veranstaltungsort. Prüfe Laptop, HDMI-Kabel, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Untertitel mindestens 24 Stunden vor Beginn.
- Ordne die Sitzplätze erst nach dem Techniktest an. Lass Sichtachsen zur Leinwand frei und halte Verlängerungskabel sowie Steckdosenleisten so, dass niemand darüber stolpert.
- Setze eine verbindliche Frist für Anmeldungen und Ernährungswünsche, zum Beispiel 3 Tage vor der Vorführung. So kannst du Catering, Geschirr und die Besucherliste ohne kurzfristige Nachbestellungen vorbereiten.
- Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vorher. In dieser Zeit stellst du Stühle und Tische auf, schließt die Musikanlage an, bereitest Kaffee und Tee vor und prüfst den Raum ein zweites Mal.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Filmvorführung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Die Aufführungsrechte, die Location und die Technik brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Catering.
- Wann sollte man die Filmtechnik testen?
- Führe den vollständigen Test spätestens 24 Stunden vor der Vorführung durch. Am Veranstaltungstag wiederholst du die Prüfung nach dem Aufbau, einschließlich Ton, Bildformat und Untertiteln.
- Wie viele Sitzplätze braucht man für eine Filmvorführung?
- Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 40 Anmeldungen stellst du also etwa 42 bis 44 Stühle auf.
- Wann sollte man das Catering für eine Filmvorführung bestellen?
- Bestelle das Catering etwa 5 bis 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor dem Termin. Getränke wie Kaffee, Tee und Wasser sollten vor dem Einlass vollständig bereitstehen.
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