Zo organiseer je een filmvertoning met Q&A

Begin niet met stoelen klaarzetten, maar met de filmrechten, locatie en Q&A-gast. Daarna leg je het programma vast en controleer je hoeveel bezoekers je verwacht, zodat techniek, ontvangst en catering daarop aansluiten. Bij een filmavond gaat het vaak mis met een ontbrekende HDMI-adapter, een niet-getest ondertitelbestand of een microfoon die tijdens de vragenronde niet werkt. Plan daarom een volledige technische test en houd een back-uplaptop met een tweede filmbestand klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Film en vertoningsrechten vastleggen
2
Locatie reserveren
3
Q&A-gast bevestigen
4
Programma en tijdschema maken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Technische eisen controleren
2 personen
9
Film- en ondertitelbestand controleren
2 personen
10
Vragen voor de Q&A verzamelen
11
Catering bestellen
12
Bezoekerslijst en badges maken
13
Bevestiging naar bezoekers sturen
14
Film downloaden en back-up maken
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Locatie en toiletten controleren
2 personen
17
Stoelen opstellen
3 personen
18
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
19
Projectiescherm opbouwen
2 personen
20
Projector aansluiten
2 personen
21
Geluid aansluiten
2 personen
22
Film volledig testen
2 personen
23
Lichtplan instellen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Dranken koud zetten
27
Hapjes klaarzetten
2 personen
28
Q&A-microfoons testen
2 personen
29
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

30
Inloop begeleiden
3 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
33
Film aankondigen
34
Film starten en bewaken
35
Q&A begeleiden
2 personen
36
Hapjes en dranken serveren
2 personen
37
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

38
Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
39
Servies en glazen verzamelen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
43
Apparatuur inpakken
2 personen
44
Geleende spullen retourneren
2 personen
45
Leveranciers en gast bedanken
46
Overgebleven voorraad opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Back-uplaptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Zaklampenaantal 3

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Scharenaantal 2

Decoratie

Filmstoelbordjesaantal 6
Welkomstbord
Programmapostersaantal 4
Naamkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweil
Emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de Q&A direct na de film en verzamel vooraf vragen van bezoekers. Reserveer hiervoor een apart blok in het tijdschema, zodat de gast niet tussen ontvangst en opruimen hoeft te improviseren.
Test de film volledig op de echte laptop, projector, speakers en het scherm. Controleer ook het ondertitelbestand en sluit de back-uplaptop, HDMI-kabel en adapterset vooraf aan.
Maak de ontvangsttafel vóór de deuren opengaan compleet met bezoekerslijst, badges en een welkomstbord. Zet stoelen zo neer dat de doorgang naar toiletten en uitgang vrij blijft.
Bereid koffie en thee pas kort voor de ontvangst en gebruik thermoskannen om bijvullen tijdens de film te beperken. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding, zodat catering niet op het laatste moment aangepast moet worden.
Werk kabels langs looproutes weg met gaffer tape en test alle stekkerdozen en verlengkabels voordat bezoekers binnenkomen. Zet zaklampen klaar voor medewerkers als de zaal tijdens of na de film donker blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een filmvertoning met Q&A organiseren?: Leg film en vertoningsrechten, locatie en Q&A-gast bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en capaciteit bekend zijn.
Hoeveel tijd moet je plannen voor een Q&A na een film?: Reserveer meestal 30 tot 45 minuten voor de vragenronde. Verzamel vooraf vragen en kies een moderator, zodat de Q&A niet uitloopt en de gast gericht kan antwoorden.
Wanneer moet je de techniek van een filmvertoning testen?: Doe uiterlijk de dag vóór de vertoning een volledige test met film, ondertitels, projector, scherm, geluid en microfoons. Controleer op de dag zelf nogmaals de aansluitingen en start het filmbestand enkele minuten.
Wat moet je meenemen als de film niet afspeelt?: Bewaar de film op twee laptops of op een laptop en een externe back-up. Neem daarnaast minimaal één HDMI-kabel, een HDMI-adapterset, stekkerdozen en verlengkabels mee, zodat één defect onderdeel niet direct het programma stillegt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.