Filmvorführung mit Q&A Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Filmvorführung mit Q&A müssen drei Abläufe zusammenpassen: Einlass, Vorführung und Gespräch. Beginne mit den Vorführrechten, dem Termin und der Location, bevor du Einladungen verschickst. Bestätige den Q&A-Gast frühzeitig und prüfe Bild, Ton, Untertitel sowie alle Anschlüsse spätestens eine Woche vorher. Am Veranstaltungstag brauchst du einen getesteten Film, einen Ersatzlaptop und klare Zeiten für Empfang, Film und Fragen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Film- und Vorführrechte sichern
- 2
Location reservieren
- 3
Q&A-Gast bestätigen
- 4
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Technische Anforderungen prüfen
2 Personen
- 9
Film- und Untertiteldatei prüfen
2 Personen
- 10
Fragen für die Q&A sammeln
- 11
Catering bestellen
- 12
Besucherliste und Badges erstellen
- 13
Bestätigung an die Besucher senden
- 14
Film herunterladen und ein Backup erstellen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 19
Projektionsleinwand aufbauen
2 Personen
- 20
Projektor anschließen
2 Personen
- 21
Ton anschließen
2 Personen
- 22
Den Film vollständig testen
2 Personen
- 23
Lichtplan einstellen
2 Personen
- 24
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 25
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
- 27
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 28
Q&A-Mikrofone testen
2 Personen
- 29
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
Event
- 30
Einlass betreuen
3 Personen
- 31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 32
Getränke nachfüllen
- 33
Film ankündigen
- 34
Film starten und überwachen
- 35
Q&A moderieren
2 Personen
- 36
Snacks und Getränke servieren
2 Personen
- 37
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Ausrüstung sicher abschalten
2 Personen
- 39
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Location reinigen
3 Personen
- 42
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
- 43
Geräte einpacken
2 Personen
- 44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 45
Lieferanten und Gast bedanken
- 46
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Ersatzlaptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-Adapter-Set
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Gaffer TapeAnz. 2
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 3
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 4
- ScherenAnz. 2
Dekoration
- Filmstuhl-SchilderAnz. 6
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 4
- NamensschilderAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- Wischmopp
- Eimer
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sichere die Film- und Vorführrechte, bevor du den Termin öffentlich ankündigst. Kläre außerdem, ob die vorhandene Filmdatei mit Untertiteln in deinem Abspielprogramm funktioniert.
- Plane für Technik und vollständigen Test mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Schließe Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Mischpult an und spiele den Film einmal komplett ab.
- Lege den Zeitplan mit festen Übergängen an: Rechne für den Einlass etwa 30 Minuten ein und sammle die Q&A-Fragen bereits bei der Anmeldung oder am Empfang.
- Lade die Filmdatei frühzeitig herunter und speichere ein Backup auf dem Ersatzlaptop. HDMI-Kabel, Adapter, Verlängerungskabel und Gaffer Tape fehlen besonders häufig am Veranstaltungsort.
- Bestelle Catering nach den Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher. Stelle Kaffee, Tee und Wasser vor Beginn bereit, damit der Empfang nicht während der ersten Filmszene weiterläuft.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich die Vorführrechte für einen Film klären?
- Kläre die Film- und Vorführrechte mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung. Ohne schriftliche Bestätigung solltest du keine Einladungen mit festem Filmprogramm verschicken.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Techniktest einer Filmvorführung?
- Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Techniktest ein. Der Film sollte vollständig getestet werden, nicht nur anhand eines kurzen Ausschnitts.
- Wann sollte ich den Q&A-Gast bestätigen?
- Bestätige den Q&A-Gast idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher und halte einen Ersatztermin oder eine alternative Gesprächsleitung bereit. Schicke ihm spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung Ablauf, Filmlänge und gesammelte Fragen.
- Wie viel Catering brauche ich für eine Filmvorführung mit Q&A?
- Bestelle Getränke und Geschirr zunächst für die Zahl der bestätigten Anmeldungen plus etwa 10 Prozent Reserve. Erfasse Allergien und Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Termin, damit das Catering angepasst werden kann.
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