Organiser une projection de film avec séance de questions-réponses

Commencez par sécuriser les droits de projection, le lieu et la présence de l’invité avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, construisez un programme précis : accueil, film, durée du Q&A et temps de sortie. La technique mérite une répétition complète, avec le fichier du film, les sous-titres, le son et un ordinateur de secours. Prévoyez aussi l’accueil des participants, le catering et les besoins alimentaires pour éviter les ajustements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le film et les droits de projection
2
Réserver le lieu
3
Confirmer l’invité du Q&A
4
Établir le programme et le planning
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
9
Vérifier le fichier du film et des sous-titres
2 personnes
10
Recueillir les questions pour la session Q&A
11
Commander le catering
12
Créer la liste des participants et les badges
13
Envoyer la confirmation aux visiteurs
14
Télécharger le film et en faire une sauvegarde
15
Faire les courses
2 personnes
16
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Installer des tables d'accueil
2 personnes
19
Monter l’écran de projection
2 personnes
20
Brancher le projecteur
2 personnes
21
Brancher le son
2 personnes
22
Tester le film en entier
2 personnes
23
Configurer le plan d'éclairage
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
27
Préparer les en-cas
2 personnes
28
Tester les microphones de la session Q&R
2 personnes
29
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

30
Encadrer l'accueil
3 personnes
31
Servir le café et le thé
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Annoncer le film
34
Lancer et surveiller le film
35
Animer le Q&A
2 personnes
36
Servir les snacks et les boissons
2 personnes
37
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

38
Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
39
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer le lieu
3 personnes
42
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
43
Emballer le matériel
2 personnes
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes
45
Remercier les fournisseurs et l’invité
46
Ranger les stocks restants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 6
Nappesqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Ruban gafferqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes de pocheqté 3

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Ciseauxqté 2

Décoration

Panneaux de sièges de cinémaqté 6
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serpillière
Seau

Catering

Courses

Conseils

Réglez les droits et le fichier définitif avant d’envoyer les invitations. Testez le film avec ses sous-titres au moins 7 jours avant la séance et conservez une sauvegarde sur un second ordinateur.
Bloquez le programme avec des horaires précis : comptez environ 15 minutes pour l’accueil, la durée exacte du film, puis 30 à 45 minutes pour les questions-réponses. Prévenez l’invité de l’heure d’arrivée et du format des questions.
Faites un test technique intégral la veille, pas seulement un essai d’image. Vérifiez le projecteur, le câble HDMI, les adaptateurs, les haut-parleurs, les microphones et le niveau sonore dans les derniers rangs.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour établir la liste des participants, les badges et le catering. Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire plutôt que par messages séparés.
Gardez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les chaises, l’écran, l’accueil, l’éclairage et le café. Marquez les câbles au ruban gaffer et laissez une lampe de poche accessible pour intervenir sans éclairer toute la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une projection de film avec Q&A ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de finaliser les droits, réserver le lieu, confirmer l’invité, ouvrir les inscriptions et organiser un test technique complet au moins 7 jours avant la séance.
Quand faut-il tester le film et les sous-titres ?: Faites un premier contrôle dès que vous recevez le fichier définitif, puis testez le film en entier la veille. Vérifiez aussi la sauvegarde, le format audio, les sous-titres et la compatibilité avec l’ordinateur et le projecteur prévus.
Combien de temps prévoir pour le Q&A après le film ?: Réservez 30 à 45 minutes pour une séance de questions-réponses classique. Recueillez les questions à l’avance et gardez-en 8 à 12 prêtes pour éviter les blancs si le public tarde à intervenir.
Quand commander le catering pour une projection ?: Passez la commande 5 à 7 jours avant l’événement, une fois les inscriptions presque closes. Prévoyez les quantités selon le nombre confirmé et vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 3 jours avant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.