Een filmpremière organiseren: zo pak je het aan

Begin met de premièredatum, locatie en filmrechten; zonder die drie staat de rest stil. Controleer daarna hoeveel gasten de zaal aankan en leg de indeling vast voor ontvangst, zitplaatsen, catering en techniek. Werk vervolgens met een sluitende gastenlijst, verzamel dieetwensen en test de filmexport ruim voor de avond. Op de dag zelf draait alles om een korte technische repetitie, een duidelijke ontvangst en een back-up waarmee je direct kunt overschakelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Premièredatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Filmlicentie en vertoningsrechten regelen
3
Zaalcapaciteit en indeling controleren
2 personen
4
Reservering van de filmzaal maken
5
Cateringarrangement reserveren
6
Fotograaf reserveren
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen registreren
10
Dieetwensen verzamelen
11
Herinnering aan genodigden sturen
12
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
13
Naamkaartjes afdrukken
14
Draaiboek en gastenlijst afdrukken
15
Filmexport en back-up controleren
2 personen
16
Ondertiteling en beeldverhouding testen
2 personen
17
Presentatie en aftiteling voorbereiden
18
Socialmediaberichten plannen
19
Cateringbestelling bevestigen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Filmbenodigdheden verzamelen
2 personen
22
Naamkaartjes sorteren
23
Technische apparatuur klaarzetten
2 personen
24
Film afspelen vanaf back-up
2 personen
25
Gastenontvangst voorbereiden
2 personen
26
Zaalplattegrond markeren
2 personen
27
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
28
Entreebalie opbouwen
2 personen
29
Rode loper uitrollen
2 personen
30
Fotowand opbouwen
2 personen
31
Versiering ophangen
2 personen
32
Filmzaal verduisteren
2 personen
33
Projector en scherm installeren
2 personen
34
Geluidssysteem aansluiten
2 personen
35
Microfoons testen
2 personen
36
Film volledig technisch testen
2 personen
37
Buffet en drankenstation inrichten
3 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Persmateriaal klaarleggen

Event

42
Registratietafel bemannen
3 personen
43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Fotomoment begeleiden
2 personen
47
Pers en genodigden begeleiden
2 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Gasten naar de zaal begeleiden
3 personen
51
Welkomstwoord verzorgen
52
Film starten
53
Techniek tijdens vertoning bewaken
2 personen
54
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
55
Pauzedranken serveren
3 personen
56
Film hervatten
57
Nagesprek begeleiden
2 personen
58
Borrelbuffet openen
2 personen
59
Borrelhapjes aanvullen
3 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Gasten uitzwaaien
3 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

63
Cateringrestanten veilig verpakken
2 personen
64
Servies en glazen verzamelen
3 personen
65
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Projector en geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
69
Filmmedia veilig opbergen
70
Zaal schoonmaken
3 personen
71
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
72
Entree en buitenruimte schoonmaken
2 personen
73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
75
Gastenbedankje versturen
76
Foto's en persmateriaal delen
77
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Stoelenaantal 130
Entreetafel
Buffettafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 150
Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Gebaksbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbordenaantal 30
Serveerschalenaantal 20
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Catering

Boodschappen

Apparatuur

Filmprojector
Projectiescherm
Mediaspeler
Back-up harde schijf
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Presentatieklikker
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koelbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Etiketten voor voedselaantal 2

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Filmrollen decoratieaantal 6
Clapperboardsaantal 3
Filmpostersaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonnenstandaardsaantal 6
Tafeldecoratieaantal 20
Naamkaartjesaantal 150
Tafelkledenaantal 16
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 10
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Handdesinfectieaantal 6

Overig

Polsbandjesaantal 150
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4
Schaaraantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Markeerstiftenaantal 12
Garderobenummersaantal 150
Notitieblokkenaantal 6
Programmaflyersaantal 150
Persmappenaantal 30
Fotocamera
Geheugenkaartenaantal 2

Tips

Regel de filmlicentie en vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag ook na in welk bestandsformaat en welke beeldverhouding de zaal kan afspelen; dat voorkomt een onbruikbare filmexport op de premièreavond.
Plan de gastenstroom vanaf de entree: zet een entreetafel met naamkaartjes klaar en houd ruimte vrij voor garderoberekken. Verwerk aanmeldingen definitief uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf, zodat stoelen, catering en badges kloppen.
Test de volledige film minstens 7 dagen vooraf met de echte projector, het scherm, de mediaspeler, speakers en het mengpaneel. Controleer ondertiteling, beeldverhouding en geluidsniveau; een losse HDMI-adapter of kabel is een veelvoorkomend laat probleem.
Maak minimaal 2 afspeelbare versies van de film en bewaar de back-up op een afzonderlijke harde schijf. Speel tijdens de première vanaf de hoofdversie, maar controleer vooraf of je binnen enkele minuten naar de back-up kunt overschakelen.
Bevestig de cateringbestelling 48 uur vooraf op basis van de definitieve gastenlijst en dieetwensen. Tel naast eten ook glazen, kopjes, bordjes, bestek, serveerschalen en afvalbakken mee; juist die worden bij een première vaak pas tijdens de opbouw gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een filmpremière organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en filmrechten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de première en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 dagen vooraf.
Wanneer moet je de filmtechniek testen voor een première?: Doe de volledige test minimaal 7 dagen vooraf met de apparatuur die je op locatie gebruikt. Plan daarnaast op de dag zelf een korte controle van beeld, geluid, ondertiteling en de back-up.
Hoeveel drank en catering heb je nodig bij een filmpremière?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en stem eten af op het definitieve aantal aanmeldingen. Bevestig de bestelling 48 uur vooraf, inclusief dieetwensen en servies.
Wat moet je doen als de film niet afspeelt tijdens de première?: Stop niet met zoeken naar de oorzaak terwijl gasten wachten: schakel binnen enkele minuten over naar een vooraf geteste back-up op een afzonderlijke harde schijf. Controleer vóór aanvang ook HDMI-kabels, adapters, stroomvoorziening en het juiste afspeelformaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.