Organiser une première de film sans rater l’essentiel

Une première de film se prépare dans un ordre précis : obtenir les droits, bloquer la salle, sécuriser la projection, puis gérer les invités et l’accueil. Commence par vérifier la capacité et la configuration du cinéma avant d’envoyer les invitations. La technique mérite une répétition complète, avec les sous-titres, le format d’image et une copie de secours. Les derniers jours servent surtout à confirmer le traiteur, les inscriptions et le déroulé de la soirée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu de la première
2 personnes
2
Obtenir la licence du film et les droits de projection
3
Vérifier la capacité et l'agencement de la salle
2 personnes
4
Faire la réservation de la salle de cinéma
5
Réserver la formule traiteur
6
Réserver le photographe
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Enregistrer les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer un rappel aux invités
12
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
13
Imprimer les badges nominatifs
14
Imprimer le déroulé et la liste des invités
15
Vérifier l’export vidéo et la sauvegarde
2 personnes
16
Tester les sous-titres et le format d’image
2 personnes
17
Préparer la présentation et le générique de fin
18
Planifier les publications sur les réseaux sociaux
19
Confirmer la commande traiteur
20
Faire les courses
2 personnes
21
Rassembler le matériel de tournage
2 personnes
22
Trier les badges nominatifs
23
Préparer le matériel technique
2 personnes
24
Diffuser le film depuis la sauvegarde
2 personnes
25
Préparer l’accueil des invités
2 personnes
26
Marquer le plan de salle
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Dérouler le tapis rouge
2 personnes
30
Monter le mur photo
2 personnes
31
Suspendre la décoration
2 personnes
32
Obscurcir la salle de projection
2 personnes
33
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
34
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Effectuer le test technique complet du film
2 personnes
37
Aménager le buffet et le point boissons
3 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer le matériel presse

Événement

42
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Animer le moment photo
2 personnes
47
Accompagner la presse et les invités
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Accompagner les invités à la salle
3 personnes
51
Assurer le mot de bienvenue
52
Lancer le film
53
Surveiller la technique pendant la projection
2 personnes
54
Préparer les collations de pause
2 personnes
55
Servir les boissons de pause
3 personnes
56
Relancer le film
57
Animer le débriefing
2 personnes
58
Ouvrir le buffet apéritif
2 personnes
59
Réapprovisionner les amuse-bouches
3 personnes
60
Servir le café et le thé
2 personnes
61
Raccompagner les invités
3 personnes
62
Rassembler les objets trouvés

Suivi

63
Emballer les restes du traiteur en toute sécurité
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
65
Collecter et trier les déchets
3 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Éteindre le projecteur et le matériel sonore
2 personnes
69
Ranger le matériel vidéo en lieu sûr
70
Nettoyer la salle
3 personnes
71
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Nettoyer l’entrée et l’espace extérieur
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Ranger le matériel restant
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement aux invités
76
Partager les photos et le matériel de presse
77
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Chaisesqté 130
Table d’accueil
Tables de buffetqté 6
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 150
Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 100
Cuillères à caféqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 150
Couvertsqté 150
Assiettes de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Catering

Courses

Équipement

Projecteur de film
Écran de projection
Lecteur multimédia
Disque dur de secours
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Bacs isothermesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Étiquettes pour alimentsqté 2

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Décoration en bobines de filmqté 6
Claquettesqté 3
Affiches de filmqté 8
Ballonsqté 80
Pieds de ballonsqté 6
Décoration de tableqté 20
Badges nominatifsqté 150
Nappesqté 16
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 10
Pilesqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 20
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 6

Autre

Braceletsqté 150
Stylosqté 20
Ruban adhésifqté 6
Ruban adhésif double faceqté 4
Ciseauxqté 4
Attaches-câblesqté 100
Marqueursqté 12
Numéros de vestiaireqté 150
Blocs-notesqté 6
Flyers du programmeqté 150
Dossiers de presseqté 30
Appareil photo
Cartes mémoireqté 2

Conseils

Obtiens la licence du film et les droits de projection avant de confirmer la date publiquement. Sans cette validation, les invitations et la réservation de salle peuvent devoir être reprises.
Teste le fichier vidéo au moins 7 jours avant la première, dans la salle prévue. Vérifie les sous-titres, le format d’image, le son et la lecture depuis le disque dur de secours.
Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin d’imprimer les badges nominatifs, la liste des invités et le déroulé avec des chiffres fiables.
Envoie un rappel 48 heures avant la projection en indiquant l’heure d’ouverture des portes, l’adresse, le programme et la façon de signaler un besoin alimentaire.
Prévois l’accueil avant l’arrivée du public : table d’accueil, badges triés, microphones testés et traiteur confirmé. Une arrivée concentrée pendant les 15 premières minutes suffit à désorganiser toute la soirée si rien n’est préparé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une première de film ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les droits, réserver la salle et le traiteur, envoyer les invitations, puis organiser un test technique complet au moins 7 jours avant la projection.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une première de film ?: Envoie-les environ 4 semaines avant l’événement. Demande une réponse sous 7 à 10 jours, puis fixe définitivement les inscriptions 3 à 5 jours avant la soirée pour préparer les badges et le traiteur.
Que faut-il tester avant la projection d’un film ?: Teste le fichier dans la salle prévue au moins une semaine à l’avance. Contrôle le projecteur, l’écran, le lecteur multimédia, les câbles, les adaptateurs, le son, les sous-titres et une sauvegarde lisible.
Combien de boissons prévoir pour une première de film ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Ajuste la quantité selon la durée de l’accueil et prévois séparément l’eau, le café et le thé.

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