Eine Filmpremiere Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Filmpremiere müssen Vorführrechte, Saal, Technik und Gästeliste früh zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Lizenz, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Bestuhlung, Catering und die Anmeldung der Gäste. In den letzten Tagen entscheidest du nicht mehr über das Konzept, sondern prüfst Filmdatei, Backup, Untertitel, Bildformat und den genauen Ablauf vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Premierendatum und -ort festlegen
2 Personen
2
Film-Lizenz und Vorführrechte organisieren
3
Saalkapazität und Bestuhlung prüfen
2 Personen
4
Kinosaal reservieren
5
Cateringarrangement reservieren
6
Fotograf buchen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen erfassen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Erinnerung an die Eingeladenen senden
12
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
13
Namensschilder drucken
14
Ablaufplan und Gästeliste drucken
15
Filmexport und Backup prüfen
2 Personen
16
Untertitelung und Bildformat testen
2 Personen
17
Präsentation und Abspann vorbereiten
18
Social-Media-Beiträge planen
19
Cateringbestellung bestätigen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Filmmaterial sammeln
2 Personen
22
Namenskarten sortieren
23
Technische Geräte bereitstellen
2 Personen
24
Film von der Sicherungskopie abspielen
2 Personen
25
Gästeempfang vorbereiten
2 Personen
26
Saalplan markieren
2 Personen
27
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
28
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
29
Roten Teppich ausrollen
2 Personen
30
Fotowand aufbauen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
2 Personen
32
Kinosaal abdunkeln
2 Personen
33
Projektor und Leinwand installieren
2 Personen
34
Soundsystem anschließen
2 Personen
35
Mikrofone testen
2 Personen
36
Film technisch vollständig testen
2 Personen
37
Buffet- und Getränkestation einrichten
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Pressematerial bereitlegen

Event

42
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
43
Gäste empfangen
4 Personen
44
Namensschilder verteilen
2 Personen
45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
46
Fotomoment begleiten
2 Personen
47
Presse und geladene Gäste betreuen
2 Personen
48
Snacks servieren
3 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Gäste in den Saal begleiten
3 Personen
51
Begrüßungswort übernehmen
52
Film starten
53
Technik während der Vorführung überwachen
2 Personen
54
Pausensnacks bereitstellen
2 Personen
55
Pausengetränke servieren
3 Personen
56
Film fortsetzen
57
Nachgespräch moderieren
2 Personen
58
Aperitifbuffet eröffnen
2 Personen
59
Snacks für den Empfang ergänzen
3 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
61
Gäste verabschieden
3 Personen
62
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

63
Cateringreste sicher verpacken
2 Personen
64
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
65
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Projektor und Tonanlage ausschalten
2 Personen
69
Filmmaterial sicher aufbewahren
70
Saal reinigen
3 Personen
71
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
72
Eingangsbereich und Außenbereich reinigen
2 Personen
73
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
75
Gastgeschenk verschicken
76
Fotos und Pressematerial teilen
77
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 10
StühleAnz. 130
Empfangstisch
BuffetischeAnz. 6
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 150
WassergläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
TortenplattenAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertellerAnz. 30
ServierschalenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Ausstattung

Filmprojektor
Projektionsleinwand
Medienplayer
Backup-Festplatte
HDMI-KabelAnz. 3
HDMI-AdapterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Präsentationsklicker
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermokannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
KühlwannenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
LebensmitteletikettenAnz. 2

Dekoration

Roter Teppich
Fotowand
Filmrollen-DekorationAnz. 6
FilmklappenAnz. 3
FilmplakateAnz. 8
BallonsAnz. 80
BallonständerAnz. 6
TischdekorationAnz. 20
NamensschilderAnz. 150
TischdeckenAnz. 16
WegweiserAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
StimmungsleuchtenAnz. 10
BatterienAnz. 24

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
HanddesinfektionsmittelAnz. 6

Sonstiges

ArmbänderAnz. 150
StifteAnz. 20
KlebebandAnz. 6
Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
SchereAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
MarkerAnz. 12
GarderobennummernAnz. 150
NotizblöckeAnz. 6
ProgrammflyerAnz. 150
PressemappenAnz. 30
Fotokamera
SpeicherkartenAnz. 2

Tipps

Kläre die Film-Lizenz und die Vorführrechte, bevor du den Termin öffentlich ankündigst. Ohne diese Freigabe kann selbst ein reservierter Kinosaal nicht genutzt werden.
Prüfe die Saalkapazität zusammen mit der Bestuhlung und dem Empfangsbereich. Plane außerdem Platz für Empfangstisch, Garderobe und Cocktailtische ein, statt erst am Veranstaltungstag umzustellen.
Verschicke Einladungen früh und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche laufend. Sende etwa eine Woche vorher eine Erinnerung und bestätige die Cateringbestellung erst nach dem Anmeldeschluss.
Teste Filmexport, Untertitel und Bildformat nicht nur am Laptop, sondern mit Projektor, Leinwand und Medienplayer im Saal. Lege die Sicherungskopie auf einer separaten Backup-Festplatte bereit und prüfe HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel.
Drucke Ablaufplan, Gästeliste und Namensschilder spätestens am Vortag. Beim Empfang helfen sortierte Namenskarten, ein vorbereiteter Empfangstisch und ein klarer Zuständigkeitsplan für Technik, Catering und Fotografie.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Filmpremiere organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Kinosaal und Vorführrechten. Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Premiere verschickt werden, damit du Anmeldungen und Catering planen kannst.
Wann muss man die Filmrechte für eine Premiere klären?: Die Vorführrechte gehören zu den ersten Planungsschritten und sollten vor der Saalreservierung oder spätestens vor dem Versand der Einladungen geklärt sein. Plane mindestens 2 bis 4 Wochen für Rückfragen und die schriftliche Bestätigung ein.
Wann sollte man die Technik für eine Filmpremiere testen?: Führe den vollständigen Test mindestens 3 bis 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Veranstaltungstag mit der tatsächlichen Filmdatei. Prüfe dabei auch Untertitel, Bildformat, Ton, Backup-Festplatte und alle Adapter.
Wie viele Gäste kann man bei einer Filmpremiere einplanen?: Die Zahl richtet sich zuerst nach der Saalkapazität und der genehmigten Bestuhlung. Plane zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve für Crew, Fotografen und organisatorische Helfer ein und bestätige die endgültige Gästeliste 3 bis 5 Tage vorher.

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