Zo organiseer je een filmfestival zonder technische verrassingen
Begin met de festivaldatum, locatie en het programma voordat je communicatie of ticketverkoop opent. Selecteer de films, controleer per titel de vertoningsrechten en leg licenties op tijd vast. Werk daarna de zaalindeling en projectie-eisen uit, zodat je weet welke apparatuur en aansluitingen nodig zijn. Pas wanneer de techniek en het programma kloppen, publiceer je het filmprogramma en informeer je bezoekers. Een duidelijk draaiboek brengt registratie, presentaties, pauzes en filmwissels samen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Festivaldatum vastleggen
2 personen
- 2
Programma samenstellen
3 personen
- 3
Films selecteren
3 personen
- 4
Vertoningsrechten controleren
2 personen
- 5
Filmlicenties vastleggen
2 personen
- 6
Locatie bevestigen
- 7
Zaalindeling uitwerken
2 personen
- 8
Projectie-eisen controleren
2 personen
- 9
Technische apparatuur reserveren
2 personen
- 10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Online ticketverkoop openen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Bezoekerslijst bijwerken
2 personen
- 16
Filmprogramma publiceren
2 personen
- 17
Routebeschrijving versturen
- 18
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 19
Draaiboek afdrukken
- 20
Naamkaartjes maken
2 personen
- 21
Filmbestanden verzamelen
2 personen
- 22
Filmbestanden controleren
2 personen
- 23
Ondertiteling controleren
2 personen
- 24
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
- 25
Programmaborden printen
- 26
Bewegwijzering printen
- 27
Catering bestellen
2 personen
- 28
Boodschappen doen
3 personen
- 29
Filmzaal schoonmaken
3 personen
- 30
Ontvangstruimte schoonmaken
2 personen
- 31
Dranken koelen
2 personen
- 32
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 33
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 34
Zitplaatsen markeren
2 personen
- 35
Stoelen opstellen
4 personen
- 36
Tafels opstellen
3 personen
- 37
Projector installeren
2 personen
- 38
Films opstartklaar zetten
2 personen
- 39
Geluid testen
2 personen
- 40
Verlichting instellen
2 personen
- 41
Presentatieruimte inrichten
2 personen
- 42
Infomateriaal uitstallen
2 personen
- 43
Hapjes uitstallen
3 personen
- 44
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 45
Technische back-up klaarzetten
2 personen
Event
- 46
Entree openen
3 personen
- 47
Bezoekers inchecken
4 personen
- 48
Programma's uitdelen
2 personen
- 49
Bezoekers naar zaal begeleiden
2 personen
- 50
Openingswoord verzorgen
- 51
Eerste film starten
- 52
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Filmwissel uitvoeren
2 personen
- 55
Tweede film starten
- 56
Avondhapjes serveren
3 personen
- 57
Panelmicrofoons klaarzetten
2 personen
- 58
Panelgesprek begeleiden
3 personen
- 59
Derde film starten
- 60
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
- 61
Afsluitwoord verzorgen
- 62
Gevonden voorwerpen verzamelen
Nazorg
- 63
Bezoekersruimte leeghalen
4 personen
- 64
Stoelen stapelen
4 personen
- 65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Apparatuur inpakken
3 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Afval verzamelen
3 personen
- 69
Zalen schoonmaken
4 personen
- 70
Materialen retourneren
2 personen
- 71
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Registratietafel
- Spreektafel
- Barkrukkenaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
Apparatuur
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Mediaspelersaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- HDMI-adaptersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Powerbanksaantal 4
- USB-sticksaantal 4
- Kabelbinders
- Gaffer tapeaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 220
- Vorkenaantal 220
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 100
- Serveerplateausaantal 12
- Schenkkanenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Maatbekersaantal 2
Decoratie
- Filmfestivalpostersaantal 12
- Programmabordenaantal 6
- Rode loper
- Pijlbordenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 30
Verlichting
- LED-slingersaantal 6
- LED-spotsaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilmoppenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een technische test niet pas op de festivaldag. Controleer elk filmbestand vooraf op de laptop of mediaspeler waarmee je gaat vertonen, inclusief beeldverhouding, geluid en ondertiteling.
- Maak per zaal een aansluitingsschema met projector, scherm, laptop of mediaspeler, HDMI-kabel, adapter, verlengkabel en stekkerdoos. Leg reservekabels, USB-sticks en gaffer tape klaar op een vaste plek.
- Open de online ticketverkoop pas nadat het programma, de zaalcapaciteit en de aanmeldprocedure vaststaan. Houd daarna één bezoekerslijst bij en verwerk dieetwensen direct, in plaats van losse lijstjes te gebruiken.
- Wijs vrijwilligers per tijdsblok een duidelijke taak toe: registratie, garderobe, zaalbegeleiding of techniek. Print minstens één draaiboek voor de coördinator en geef medewerkers een korte versie met hun eigen tijden.
- Stuur de routebeschrijving samen met het programma en de praktische bezoekersinformatie. Zet bij de registratietafel naamkaartjes klaar en richt de ruimte zo in dat binnenkomers niet de doorgang naar de zaal blokkeren.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een filmfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met de datum, locatie en filmselectie. Regel vertoningsrechten en filmlicenties zodra de titels voorlopig vaststaan; technische tests en vrijwilligersplanning volgen uiterlijk 2 tot 3 weken voor het festival.
- Wanneer moet je vertoningsrechten voor een film regelen?
- Controleer de rechten vóórdat je een film publiek aankondigt of tickets verkoopt. Vraag licenties idealiter 8 tot 12 weken vooraf aan, omdat toestemming en aanlevering per film tijd kunnen kosten.
- Hoe controleer je of een film klaar is voor vertoning?
- Test elk filmbestand minimaal 1 week vooraf op de echte projector, het scherm en de geluidsinstallatie. Controleer beeld, geluid, ondertiteling en de juiste afspeelvolgorde; bewaar daarnaast een reservekopie op een USB-stick.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een filmfestival?
- Reken voor een kleine festivaldag op minimaal 1 coördinator, 1 persoon voor registratie en 1 zaalbegeleider per gelijktijdig gebruikte zaal. Voeg voor techniek minstens 1 vaste contactpersoon toe en plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 3 tot 4 uur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!