Organiser un festival du film, étape par étape

Un festival du film se construit d’abord autour d’un programme réaliste, puis autour des droits, du lieu et de la technique. Commence par fixer la date et le format, sélectionne les films et vérifie immédiatement les autorisations de projection. Ensuite, organise la billetterie, les invitations, l’accueil et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à tester chaque fichier vidéo, les sous-titres et tout le matériel de projection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2 personnes
2
Établir le programme
3 personnes
3
Sélectionner les films
3 personnes
4
Vérifier les droits de projection
2 personnes
5
Régler les licences de films
2 personnes
6
Confirmer le lieu
7
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
8
Vérifier les exigences de projection
2 personnes
9
Réserver le matériel technique
2 personnes
10
Concevoir les invitations
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir la vente de billets en ligne
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Mettre à jour la liste des visiteurs
2 personnes
16
Publier le programme du film
2 personnes
17
Envoyer les indications d'accès
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Imprimer le déroulé
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
22
Vérifier les fichiers vidéo
2 personnes
23
Vérifier les sous-titres
2 personnes
24
Préparer les textes de présentation
2 personnes
25
Imprimer les panneaux du programme
26
Imprimer la signalisation
27
Commander le catering
2 personnes
28
Faire les courses
3 personnes
29
Nettoyer la salle de cinéma
3 personnes
30
Nettoyer l’espace d’accueil
2 personnes
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Préparer la table d'inscription
2 personnes
34
Baliser les places assises
2 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer les tables
3 personnes
37
Installer le projecteur
2 personnes
38
Préparer les films
2 personnes
39
Tester le son
2 personnes
40
Régler l’éclairage
2 personnes
41
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
42
Installer le matériel d’information
2 personnes
43
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
44
Préparer le café et le thé
2 personnes
45
Préparer la solution de secours technique
2 personnes

Événement

46
Ouvrir l’entrée
3 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
50
Faire le discours d’ouverture
51
Lancer le premier film
52
Servir les en-cas de pause
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Effectuer le changement de film
2 personnes
55
Lancer le deuxième film
56
Servir les en-cas du soir
3 personnes
57
Installer les micros de panel
2 personnes
58
Animer le débat
3 personnes
59
Lancer le troisième film
60
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
61
Prononcer le mot de clôture
62
Rassembler les objets trouvés

Suivi

63
Vider la zone des visiteurs
4 personnes
64
Empiler les chaises
4 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Emballer le matériel
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer les salles
4 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8
Nappesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 4
Serre-câbles
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 220
Fourchettesqté 220
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2

Décoration

Affiches du festival de cinémaqté 12
Panneaux du programmeqté 6
Tapis rouge
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme au moins 6 à 8 semaines avant le festival. Garde une marge de 15 à 20 minutes entre deux séances pour les échanges, les retards et la remise en place de la salle.
Vérifie les droits de projection avant d’annoncer un film. Conserve les licences, les contacts et les conditions d’utilisation dans un même dossier partagé.
Teste chaque fichier vidéo sur l’ordinateur, le lecteur multimédia, le projecteur et l’écran réellement utilisés, idéalement 48 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi les sous-titres et prévois une clé USB de secours.
Dimensionne l’accueil à partir des inscriptions : une personne peut généralement enregistrer 30 à 40 visiteurs par heure. Prépare la liste à jour, les badges nominatifs et les indications d’accès avant le jour J.
Fais un plan de salle avec les chaises, les tables et les zones de circulation, puis attribue chaque poste à un bénévole. Étiquette les câbles HDMI, adaptateurs, rallonges et multiprises pour éviter les branchements improvisés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévois au minimum 6 semaines pour un petit festival et 3 mois si plusieurs séances, invités ou licences sont nécessaires. Les droits de projection et la réservation du matériel doivent être lancés dès les premières semaines.
Quand faut-il vérifier les droits de projection des films ?: Vérifie-les avant de publier le programme ou d’ouvrir la billetterie, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Certaines autorisations prennent plusieurs jours, voire plusieurs semaines, et peuvent modifier le choix des films.
Quand tester les films et les sous-titres ?: Effectue un premier contrôle dès que tu reçois les fichiers, puis un test complet 48 heures avant la première séance. Refais un essai le jour même après l’installation du projecteur, du son et des câbles.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival du film ?: Pour une salle accueillant jusqu’à 100 personnes, prévois au moins 4 bénévoles par séance : accueil, billetterie, technique et coordination de salle. Ajoute une personne si les visiteurs doivent être orientés entre plusieurs espaces.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.