So organisierst du ein Filmfestival
Ein Filmfestival steht und fällt nicht nur mit der Filmauswahl, sondern mit sauberer Planung von Rechten, Technik und Einlass. Lege zuerst Termin, Ort und Programmstruktur fest; danach folgen Vorführrechte, Tickets und die technische Umsetzung. Plane für jeden Film einen getesteten Ablauf inklusive Untertiteln und Ersatzdatei. Besonders häufig werden Lizenzen, HDMI-Adapter und ausreichend Zeit für den Technikcheck zu spät geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum festlegen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Filme auswählen
3 Personen
- 4
Aufführungsrechte überprüfen
2 Personen
- 5
Filmlizenzen sichern
2 Personen
- 6
Location bestätigen
- 7
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 8
Projektionsanforderungen prüfen
2 Personen
- 9
Technische Geräte reservieren
2 Personen
- 10
Einladungen gestalten
2 Personen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Online-Ticketverkauf öffnen
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Besucherliste aktualisieren
2 Personen
- 16
Filmprogramm veröffentlichen
2 Personen
- 17
Wegbeschreibung versenden
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Drehbuch ausdrucken
- 20
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 21
Filmdateien sammeln
2 Personen
- 22
Filmdateien überprüfen
2 Personen
- 23
Untertitel überprüfen
2 Personen
- 24
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
- 25
Programmschilder drucken
- 26
Beschilderung drucken
- 27
Catering bestellen
2 Personen
- 28
Einkaufen gehen
3 Personen
- 29
Kinosaal reinigen
3 Personen
- 30
Empfangsbereich reinigen
2 Personen
- 31
Getränke kühlen
2 Personen
- 32
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 33
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 34
Sitzplätze markieren
2 Personen
- 35
Stühle aufstellen
4 Personen
- 36
Tische aufstellen
3 Personen
- 37
Projektor aufbauen
2 Personen
- 38
Filme startklar machen
2 Personen
- 39
Ton testen
2 Personen
- 40
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 41
Präsentationsraum einrichten
2 Personen
- 42
Infomaterial auslegen
2 Personen
- 43
Snacks auslegen
3 Personen
- 44
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 45
Technische Backup-Lösung bereithalten
2 Personen
Event
- 46
Eingang öffnen
3 Personen
- 47
Besucher einchecken
4 Personen
- 48
Programme ausgeben
2 Personen
- 49
Besucher zur Halle begleiten
2 Personen
- 50
Eröffnungsrede halten
- 51
Ersten Film starten
- 52
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Filmwechsel durchführen
2 Personen
- 55
Zweiten Film starten
- 56
Abendhäppchen servieren
3 Personen
- 57
Panelmikrofone bereitstellen
2 Personen
- 58
Podiumsgespräch begleiten
3 Personen
- 59
Dritten Film starten
- 60
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
- 61
Abschlusswort halten
- 62
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 63
Besucherraum leerräumen
4 Personen
- 64
Stühle stapeln
4 Personen
- 65
Geräte ausschalten
2 Personen
- 66
Geräte einpacken
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Räume reinigen
4 Personen
- 70
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 12
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 4
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
- TischdeckenAnz. 12
Ausstattung
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- MedienplayerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- HDMI-AdapterAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- PowerbanksAnz. 4
- USB-SticksAnz. 4
- Kabelbinder
- Gaffer TapeAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 220
- GabelnAnz. 220
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 100
- ServierplattenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
Dekoration
- Filmfestival-PosterAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 6
- Roter Teppich
- WegweiserAnz. 10
- NamensschilderAnz. 30
Beleuchtung
- LED-GirlandenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Programm. Prüfe pro Film die öffentlichen Aufführungsrechte, bevor du ihn ankündigst oder den Ticketverkauf öffnest.
- Plane die Raumaufteilung nach dem Ablauf: Registrierungstisch und Garderobe an den Eingang, Sitzplätze mit freier Sicht auf die Leinwand und einen gut erreichbaren Rednertisch. Rechne zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bei den Stühlen ein.
- Teste jede Filmdatei spätestens 7 Tage vor dem Festival auf dem tatsächlich verwendeten Laptop, Medienplayer und Projektor. Prüfe dabei auch Ton, Bildformat und Untertitel; lege eine Ersatzkopie auf einem zweiten USB-Stick an.
- Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Programm, Einlasszeiten und Wegbeschreibung feststehen. Aktualisiere die Besucherliste täglich in der letzten Woche und erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung.
- Setze den Technikcheck am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor dem ersten Film an. Beschrifte HDMI-Kabel, Adapter und Verlängerungskabel, sichere Stolperstellen mit Gaffer Tape und teile Freiwillige für Einlass, Saal und Technik ein.
Häufige Fragen
- Wie lange braucht man, um ein Filmfestival zu organisieren?
- Für ein kleines Filmfestival solltest du mindestens 8 bis 12 Wochen einplanen. Größere Programme benötigen oft 4 bis 6 Monate, vor allem wegen Filmlizenzen, Terminabstimmung und Technik.
- Wann muss ich die Filmlizenzen für ein Filmfestival klären?
- Kläre die Aufführungsrechte, bevor du Filme öffentlich ankündigst oder Tickets verkaufst. Plane dafür mindestens 4 bis 8 Wochen Vorlauf ein, da die Rückmeldung je nach Rechteinhaber unterschiedlich lange dauern kann.
- Wie früh sollte man die Filmtechnik testen?
- Sammle und prüfe alle Filmdateien spätestens 7 Tage vor dem Festival. Am Veranstaltungstag folgt ein vollständiger Test von Projektor, Leinwand, Laptop, Medienplayer, Lautsprechern und Mikrofonen mindestens 2 Stunden vor Beginn.
- Wie viele Helfer braucht ein kleines Filmfestival?
- Für ein kleines Festival mit bis zu 100 Gästen solltest du mindestens 4 bis 6 Helfer einteilen: zwei für Registrierung und Einlass, einen für Saal und Garderobe, einen für Technik sowie ein bis zwei Personen als Reserve.
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