Zo organiseer je een filmfestival zonder verrassingen

Begin niet met de uitnodiging, maar met het programma en de vertoningsrechten. Leg daarna zalen, apparatuur en een realistisch draaiboek vast, zodat elke film een eigen testmoment krijgt. Pas wanneer de techniek werkt, publiceer je het festival en verwerk je aanmeldingen. Op de dag zelf bepalen reservebestanden, duidelijke bewegwijzering en een korte vrijwilligersbriefing of bezoekers soepel van entree naar zaal en catering komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en films selecteren
3 personen
2
Vertoningsrechten controleren
2 personen
3
Filmprogramma samenstellen
3 personen
4
Draaiboek voor vertoningen maken
2 personen
5
Locatie en zalen reserveren
2 personen
6
Reserveringen voor apparatuur maken
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Festival online publiceren
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers inplannen
2 personen
12
Gastsprekers bevestigen
2 personen
13
Filmbestanden verzamelen
2 personen
14
Filmbestanden technisch testen
2 personen
15
Ondertiteling controleren
2 personen
16
Programmafolders opmaken
2 personen
17
Bewegwijzering ontwerpen
18
Polsbandjes en tickets bestellen
19
Catering bestellen
2 personen
20
Technische reservebestanden maken
2 personen
21
Publieksinformatie afdrukken
2 personen
22
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Films op afspeelapparatuur zetten
2 personen
25
Catering gekoeld opslaan
2 personen
26
Zaalindeling uitzetten
2 personen
27
Projectoren en schermen testen
3 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Techniek volledig aansluiten
3 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Entreebalie inrichten
2 personen
32
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Programmafolders neerleggen
2 personen
35
Vrijwilligers instrueren
2 personen
36
Entree en ticketbalie bemannen
3 personen
37
Bezoekers ontvangen
3 personen
38
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
39
Eerste film starten
2 personen
40
Zaalwissel begeleiden
3 personen
41
Dranken en snacks serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Tweede film starten
2 personen
44
Publieksvragen begeleiden
2 personen
45
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
46
Derde film starten
2 personen
47
Avondpauze verzorgen
3 personen
48
Publieksstemming uitdelen
2 personen
49
Winnaar bekendmaken
2 personen
50
Laatste film starten
2 personen
51
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
52
Kassa en ticketbalie afsluiten
2 personen
53
Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
54
Afval direct verzamelen
2 personen

Nazorg

55
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
56
Techniek demonteren
3 personen
57
Zalen schoonmaken
4 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Afval naar containers brengen
2 personen
60
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
61
Overgebleven catering sorteren
2 personen
62
Geleende materialen controleren
2 personen
63
Apparatuur retourneren
2 personen
64
Locatie netjes opleveren
2 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 260
Klaptafelsaantal 18
Entreebalie
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Mediaspelersaantal 2
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Reserve-USB-sticksaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Koptelefoonaantal 2
Powerbanksaantal 4
Zaklampenaantal 6
Batterijladersaantal 4

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 280
Vorkenaantal 280
Messenaantal 280
Lepelsaantal 280
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Flessenopenersaantal 4

Decoratie

Festivalpostersaantal 20
Filmpostersaantal 12
Rode loper
Fotowand
Tafelkledenaantal 8
Pijlbordenaantal 16
Kabelbindersaantal 100
Schilderstapeaantal 8
Naamkaartjesaantal 300
Pennenaantal 40
Stembiljettenaantal 300
Programmafoldersaantal 300
Ticketsaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Klembordenaantal 6
Plakgumaantal 10
Papiertapeaantal 10

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Papieren handdoekenaantal 12

Tips

Plan per film een technisch testmoment vóór de eerste publieksdag. Controleer niet alleen het beeld, maar ook audio, ondertiteling, beeldverhouding en de aansluiting tussen mediaspeler, projector en scherm.
Maak voor iedere vertoning een tijdschema met minimaal 15 minuten wisseltijd. Daarin passen zaalcontrole, publieksinstroom, het starten van het filmbestand en het oplossen van een kabel- of adapterprobleem.
Regel de vertoningsrechten voordat je het programma publiceert. Bewaar bevestigingen bij de filmbestanden en maak minstens één technische reservekopie op een aparte USB-stick.
Plan vrijwilligers per taak en per zaal, niet alleen per dagdeel. Geef iedereen vóór de opening een briefing van 20 tot 30 minuten over entree, tickets of polsbandjes, bewegwijzering, microfoons en het aanspreekpunt voor techniek.
Bestel catering op basis van de aanmeldingen en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Houd gekoelde producten tot uitgifte in koelboxen en tel herbruikbare bekers, glazen en bestek per eetmoment in plaats van alleen per bezoeker.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een filmfestival te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een kleinschalig filmfestival. In die periode regel je rechten, locaties, apparatuur, gasten, publicatie, aanmeldingen en catering; technische tests plan je uiterlijk 1 tot 2 weken vooraf.
Wanneer moet je de vertoningsrechten voor films regelen?: Regel de rechten voordat je films definitief in het programma zet en het festival online publiceert, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de start. Zonder bevestiging kan een film op het laatste moment wegvallen.
Hoeveel tijd heb je nodig om filmbestanden technisch te testen?: Plan per film minimaal 30 tot 45 minuten voor beeld, geluid, ondertiteling en afspeelapparatuur. Test de bestanden uiterlijk 7 dagen vooraf opnieuw als er daarna nog bestanden, laptops of projectoren worden vervangen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een filmfestival?: Begin met minimaal 1 vrijwilliger bij de entree, 1 per actieve zaal en 1 technisch aanspreekpunt. Bij meerdere gelijktijdige vertoningen komt daar per zaal een publieksbegeleider bij; plan bovendien 30 minuten overdracht tussen shifts.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.