Organiser un festival du film sans rater l’essentiel

Un festival du film se prépare dans un ordre précis : obtenir les droits, construire le programme, sécuriser les projections, puis organiser l’accueil du public. Commencez par les films et les salles, car chaque durée, format et besoin technique influence la suite. Prévoyez ensuite les inscriptions, les intervenants, les bénévoles et le catering. Les fichiers vidéo, les sous-titres et les solutions de secours doivent être testés plusieurs jours avant l’ouverture, pas le matin même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner le programme et les films
3 personnes
2
Vérifier les droits de projection
2 personnes
3
Composer le programme de films
3 personnes
4
Élaborer le déroulé des projections
2 personnes
5
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
6
Faire les réservations de matériel
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le festival en ligne
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les intervenants invités
2 personnes
13
Rassembler les fichiers vidéo
2 personnes
14
Tester techniquement les fichiers vidéo
2 personnes
15
Vérifier les sous-titres
2 personnes
16
Mettre en page les brochures du programme
2 personnes
17
Concevoir la signalétique
18
Commander les bracelets et les billets
19
Commander le catering
2 personnes
20
Créer des fichiers de secours techniques
2 personnes
21
Imprimer les informations au public
2 personnes
22
Préparer le briefing des bénévoles
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre les films sur le matériel de lecture
2 personnes
25
Stocker le catering au frais
2 personnes
26
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
27
Tester les projecteurs et les écrans
3 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Brancher toute la technique
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Déposer les brochures du programme
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
2 personnes
36
Assurer l’entrée et la billetterie
3 personnes
37
Accueillir les visiteurs
3 personnes
38
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
39
Lancer le premier film
2 personnes
40
Gérer le changement de salle
3 personnes
41
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Lancer le deuxième film
2 personnes
44
Animer les questions du public
2 personnes
45
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
46
Lancer le troisième film
2 personnes
47
Assurer la pause du soir
3 personnes
48
Distribuer le bulletin de vote du public
2 personnes
49
Annoncer le vainqueur
2 personnes
50
Lancer le dernier film
2 personnes
51
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
52
Fermer la caisse et le guichet billetterie
2 personnes
53
Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
54
Collecter immédiatement les déchets
2 personnes

Suivi

55
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
56
Démonter l'équipement technique
3 personnes
57
Nettoyer les salles
4 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Jeter les déchets dans les conteneurs
2 personnes
60
Retirer la signalétique
2 personnes
61
Trier le reste du catering
2 personnes
62
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
63
Retourner le matériel
2 personnes
64
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
65
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 260
Tables pliantesqté 18
Bureau d’accueil
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Clés USB de secoursqté 4
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Casque audioqté 2
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Chargeurs de batterieqté 4

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 280
Fourchettesqté 280
Couteauxqté 280
Cuillèresqté 280
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Affiches du festivalqté 20
Affiches de filmqté 12
Tapis rouge
Mur photo
Nappesqté 8
Panneaux indicateursqté 16
Serre-câblesqté 100
Ruban de masquageqté 8
Badges nominatifsqté 300
Stylosqté 40
Bulletins de voteqté 300
Brochures du programmeqté 300
Billetsqté 300
Braceletsqté 300
Presse-papiersqté 6
Colle repositionnableqté 10
Ruban de papierqté 10

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Essuie-toutqté 12

Conseils

Commencez par vérifier les droits de projection avant de publier le programme. Demandez aussi les fichiers vidéo définitifs, leurs formats et les versions sous-titrées au moins 3 semaines à l’avance.
Bloquez les salles avant de fixer les horaires. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux projections pour la sortie du public, l’installation et les éventuels retards.
Faites un test technique complet 48 à 72 heures avant le festival avec chaque projecteur, écran, lecteur multimédia, câble HDMI et adaptateur. Copiez chaque film sur le matériel de lecture et préparez au moins une clé USB de secours.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de transmettre le nombre de participants au catering et de recueillir les besoins alimentaires. Prévoyez un bureau d’accueil, des billets ou bracelets et une signalétique visible dès l’entrée.
Réunissez les bénévoles pour un briefing de 30 à 45 minutes avant l’ouverture. Donnez à chacun son rôle, les horaires de présence, le déroulé des projections et la procédure à suivre en cas de problème technique ou d’absence d’un intervenant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du film ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les droits de projection, la réservation des salles et la confirmation des intervenants doivent être lancés en premier, tandis que les tests techniques peuvent être finalisés 2 à 3 jours avant.
Quand faut-il vérifier les droits de projection ?: Vérifiez-les avant toute communication publique, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Sans autorisation confirmée, un film ne doit pas apparaître dans le programme définitif.
Quand tester les fichiers vidéo et les sous-titres ?: Faites un premier contrôle dès réception des fichiers, puis un test complet 48 à 72 heures avant chaque journée de projections. Vérifiez l’image, le son, les sous-titres et la compatibilité avec le lecteur utilisé sur place.
Combien de bénévoles prévoir pour un festival du film ?: Pour une petite salle, prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 personne pour la technique et 1 personne pour la salle par projection. Ajoutez une personne référente pour 5 à 8 bénévoles afin de gérer les changements et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.